[iPad only] Work on iPad only!

[paul.mbp]

Danke Dir!
@dieg eine Frage hab ich noch zum scannen.

In den Augen meiner Frau war es der grösste Fortschritt als sie Eingangspost nur noch in den Scanner legen musste, den scanknopf drücken und der Rest läuft von allein. Der Scan landet automatisch im Eingang von Notebooks und ich muss nur noch das iPad syncen um das gescannte Dokument auf dem iPad zu haben.

Würde das auch mit Devonthink laufen, oder ist da noch ne Aktivität am Rechner nötig?

 

[dieg]

Devon think bringt noch einen Dialog mit Namen der Datei, Bermeekungs- und Schlagworteingabefeld. Ob dieser Dialog unterdrückbar ist, müsste ich mal probieren.

 

[paul.mbp]

Ohja bitte teste mal ob man da Defaultwerte festlegen kann, oder ob das unterdrückbar/automatisierbar ist.
Die ScanSnap Software macht das im Zusammenspiel mit Notebooks recht gut und speichert direkt in den Eingang

 

[dieg]

Hallo, ich denke, ich habe es gefunden. Ich lasse das OCR von Devon Think machen und da gibt es eine Einstellung, ob noch Metadaten eingegeben werden sollen oder nicht. Bei mir ist es angehakt. Man kann aber den Haken wegmachen.

 

[paul.mbp]

Danke Dir!
Somit wäre wohl eine unauffällige Nutzung im Hintergrund möglich.

 

[ottomane]

Hi Paul,

ich tüftel gerade ein bisschen und muss noc einmal etwas fragen: Kann man am iPad von PDF Expert aus ein Dokument oder eine URL zu Omnifocus senden?

Ich habe das nur am Mac testen können und da geht es nicht (nur an Things, leider!).

 

[paul.mbp]

Das Verlinken ist ein großes Manko an pdf expert, ein Link geht nur manuell in Omnifocus einzutragen.
Hier ist das Schema: PDFEFILE:///folder/subfolder/file.pdf

 

[ottomane]

Eine "Öffnen in..."-Funktion stellt umgekehrt Omnifocus auch nicht zur Verfügung? Viele Apps tragen sich ja dort ein und dann könnte man ein Dokument wenigstens nach Onmifocus kopieren.

 

[paul.mbp]

man könnte höchstens mal versuchen ob man über "workflow" ans Ziel kommt

 

[dieg]

Irgendwie finde ich bei Workflow keine Actions von PDFExpert, die man ansprechen könnte. Kenne mich aber auch mit Workflows noch nicht so richtig aus.

 

[paul.mbp]

uups, das war auch nur ein Tipp ins Blaue
Mit "launch" kann man PDFexpert ansprechen, aber nur wenn man die url selbst einträgt

 

[mo111]

Hallo
Ich will mal kurz von meinen Erfahrungen und Entscheidung erzählen. Ich habe mir zunächst die Notebooks App runtergelaufen und damit herumexperimentiert. Alles in allem hat mir die App sehr gut gefallen. Alles sehr übersichtlich und aufgeräumt. Mein Problem war dass ich Macmini und ein MacBook Air habe und der Abgleich der Daten zwischen diesen hat nicht funktioniert. Der Abgleich zwischen einem Mac und IPad funktioniert gut aber nicht zwischen zwei Macs.
DAnn habe ich mir Devonthink testweise runtergeladen und getestet. Ich empfand Devonthink als zu unübersichtlich und durcheinander. Ich bin damit nicht zurecht gekommen.
Jetzt bin ich bei Evernote und bin von der Einfachheit und der Suchfunktion begeistert. Ich hatte bereits ein wenig Erfahrung mit Evernote aber jetzt will ich es als komplette Datenablage benutzen und das ist kein Vergleich zu meiner bisherigen Benutzung. Ich kann sogar mit einem Gutschein ein kostenloses Jahr die Premium Version von Evernote benutzen. Heute kam mein Fujitsu scansnap. Jetzt will ich weiter testen und mal bis Ende des Jahres Evernote parallel benutzen. Wenn alles funktioniert will ich mein "fast" paperless Office ab 01.01.2017 starten.
Ich muss mir noch ein paar Dinge überlegen bzgl. Dateibenennung und Workflow. Ich werde weiter über meine Erfahrungen berichten. EIne Frage an die Profis: Welche Unterlagen behaltet ihr eigentlich in Papierform? (Mir fällt ein dass ich noch ein Paginierstempel und einen Schredder brauche)

 

[paul.mbp]

Danke für Deinen Erfahrungsbericht.

Bezüglich Evernote kannst Du ja mal bei larsbobach.de reinlesen, er hat ne ziemlich gute Informationssammlung zum Thema paperless und evernote.
In Papierform behalte ich Unterlagen für die Steuerabrechnung und Vertragsunterlagen. Alles andere kommt vom Scanner in den Schredder.
Bei der Dateibenennung musst Du Deinen Weg finden Nur mach es nicht zu komplex bzw zu detailliert, dann schleichen sich evtl. Fehler ein. Einen Grossteil der Dokumente wirst Du eh über die Suchfunktion raussuchen und nicht per Dateinamen identifizieren. Ich sehe den Dateinamen nur als "backup" falls die Suche nicht hilft.

Empfehlen würde ich:
yyyy-mm-dd-kategorie-firma

Datum ganz vorn um nach dem Alter zu sortieren. Denn man weiss meist "von wann" ungefähr das Dokument ist das man sucht.
Dann die Kategorie: Rechnung, Vertrag, Angebot, Brief.... nur grob, damit man schnell die Angebote von Rechnungen unterscheiden kann. Den Rest sieht man wenn man das Dokument öffnet. Ich unterscheide dann nicht mehr nach "Angebot Gartenbau" "Angebot Heizung" usw, denn im Kontext zur Firma ist es meist klar worum es im Dokument geht. Es ist eher unwahrscheinlich das das "Angebot-SanitärMüller" den Gartenbau betrifft. Und wie gesagt, ich habe nicht den Anspruch im Dateinamen bereits den Inhalt des Dokuuments abzubilden. Mir reicht es wenn ich aus ..zig Dokumenten die Angebote aus 2016 raussuchen kann und sehe dann spätestens beim Öffnen obs das Richtige ist. Und mal eben 3 / 5 oder 10 Dokumente anklicken um in der Vorschau zu sehen obs das Richtige ist... das ist kein Aufwand.

 

[AppleDoc]

ziemlich interessant!

just my two cents:

Hab mir auch überlegt, mein MacBook Pro durch ein iPad pro zu ersetzen, was die Büroarbeit od. den Schreibkrams anbelangt.
Auch für Schematics od. ähnliches, wenn man etwas repariert, ist das iPad IMHO besser.
Nur die neue Tastatur von Apple selbst find ich persönlich bisschen schwammig, gibts da auch Alternativen von Drittherstellern?

 

[Sauron]

Ich hatte hier bis Anfang des Jahres auch die Dokumentenablage über Verzeichnisse und passende Dateinamen. Inzwischen nutze ich ecoDMS und bin bisher zufrieden. Noch fehlt allerdings der Komplettumzug der bisher in der Verzeichnisstruktur gehorteten Dokumente.

 

[ottomane]

Nutzt hier jemand den Brother ADS-2600WE? Er kann anders als der Fujitsu direkt auf ein NAS speichern, also ohne Rechner arbeiten. Ich fände das praktisch, aber vielleicht hat er Nachteile?

 

[paul.mbp]

Wenn er auf ein NAS speichert, kann er denn OCR laufen lassen? Wäre für mich ein wichtiges Kriterium für die Durchsuchbarkeit der pdf.

 

[ottomane]

Ja, kann er. Ich fürchte allerdings, dass das über einen Cloud-Dienst geht.

 

[paul.mbp]

hab mir grad mal die Bewertungen dazu angeschaut... naja, durchwachsen
Papierstau und OCR über den BrotherServer...

Wie kommst Du auf den Scanner?
Steht er irgendwo günstig rum? So viel günstiger als der iX500 ist er jan auch nicht

 

[ottomane]

Günstig ist er nicht, aber er kann eben direkt auf das NAS scannen und bietet auch sonst gute Funktionen: Scan auf USB-Stick und WLAN nicht nur zum SmartPhone. Aber das Scannen aufs NAS wäre für mich ein Grund, nicht den Platzhirsch zu kaufen.

Problematisch bleibt tatsächlich das Cloud-OCR. Vermutlich würde ich es nicht nutzen wollen und ohne OCR speichern, was bisher auch noch reicht.