[iPad only] Work on iPad only!

[ottomane]

Warum fotografierst du die Rechnungen nicht einfach mit dem iPhone und einer passenden App ab statt die Firmen zu DE-Mail zu überreden? Das geht innerhalb einer Sekunde.

 

[lkorsten71]

Könnte ich jo, Scanbot ist ein für mich gutes Tool. Viele Firmen bieten es an, also ist nicht viel zum überreden notwendig.

 

[mo111]

Hallo liebe Apfeltalk Gemeinde,
Auch ich bin zufällig auf dieses Thema gestoßen und finde das Thema papierlosen Büro sehr interessant. Ich würde gerne auch meine Unterlagen nach und nach Einscannen und digatilisieren da ich bald keinen Platz mehr für meine Unterlagen habe. Ich danke euch für die erwähnten Vorschläge hinsichtlich Hardware, Apps und Workflow. Ich habe kein Problem meine Dateien auf der iCloud zu speichern. EIne Frage hätte ich noch: Wie habt ihr euer Ordnerstruktur sortiert um die Dateien optimal abzulegen?
iPad only finde ich ebenfalls interessant da ich seit kurzem ein iPad Pro mein eigen nenne merke ich das ich mein MacBook Air immer weniger benutze aber ich will mein MacBook nicht komplett ersetzen.

 

[lkorsten71]

Die Ordnerstruktur hängt wohl davon ab, was für dich übersichtlicher ist. Bei mir ist sie nach Jahren und dann Firma. Datum am Anfang des Dateinamen (z. B. 20161004 ..). Aber jeder hat da eine andere Methode und Vorstellungen.

 

[staettler]

Bei mir wir das Papier nach Eingang abgelegt und bekommt eine fortlaufende Nummer. Digital hab ich dann Ordner für alle meine wichtigen Kategorien. Dort werden die Scans abgelegt. Brauche ich ein Original schaue ich nur auf die Nummer.

 

[paul.mbp]

Ich mache das papierlose Büro um papierlos zu sein Aber leider müssen manche Dinge als Original vorliegen.

Diese Dokumente bekommen dann einen Stempel mit einer fortlaufenden Nummer und werden in einer "Jahresbox" gesammelt und später in dieser Box archiviert. Habe da also Boxen für 2015, 2014, 2013 usw... Innerhalb der Box gibt es einfach eine Stapelablage. Das erste Dokument ganz unten, das letzte ganz oben. Suche ich ein Dokument + dessen Original dann muss ich nur in der gescannten Datei schauen: ist da ein Stempel drauf? Falls ja, dann ist das Original archiviert. Anhand des Datums weiss ich dann in welcher Box ich nach welcher Nummer suchen muss. Geht relativ fix.
Wichtig! Dokumente die nicht archiviert werden bekommen auch keinen Stempel. Somit ist schon beim Betrachten eines scans klar: keine Stempel drauf? Dann existiert auch kein Original mehr.

Bezüglich der Ablagestruktur selbst kann man nur sagen: da muss jeder "sein" System selbst finden. Je nachdem ob man eine feste Ordnerstruktur nutzen will, ob man Tagging nutzen möchte um in mehreren Ebenen zu kategorisieren, oder ob man sich relativ faul auf die Suchfunktion der Texterkennung verlässt. Kommt eben auch auf die Menge der Dokumente an, und auf die Art der Verwaltung.

Nutzt man eine Datenbank App so kann man mit Tagging ein und dasselbe Dokument unter Rechnungen, unter Hausbau und unter Sanitär Schneider finden, weil die 3 Begriffe als Tags für virtuelle Ordner verwendet werden. Ist bequem, hat aber den Nachteil das die eigenen Dokumente in der Datenbank eines AppAnbieters / Herstellers "gefangen" sind. Was ist wenn es in 5 Jahren die Softwarefirma nicht mehr gibt? Was wenn man von win zu mac wechselt usw?

Die von mir verwendete "Notebook" App nutzt im Hintergrund eine ganz normale Ordnerstruktur des Dateisystems so das ich jederzeit ohne Exporttools / ohne spezielle scripte o.ä. an alle meine Dokumente rankomme, selbst es die App nicht (mehr) funktioniert oder das Betriebssystem gewechselt wird, oder oder... Es ist eine simple Ordnerstruktur die auch in 10 Jahren noch von den Rechnern gelesen werden kann.

 

[mo111]

Danke für die Hinweise. Paul du scheinst ein für dich optimales System gefunden zu haben.
Ich will euch an meinen Gedanken teilnehmen lassen und hoffe ihr habt mir ein paar nützliche Tipps. Seit einiger Zeit schreibe ich handschriftlich auf dem iPad und seit kurzem auf dem iPad Pro mit dem Apple Pencil und dieses Schreibgefühl ist für mich ein Wunder der Technik. Ich benutze hierfür Penultimate und als Ablage Evernote. Die Suchfunktion von Evernote womit ich meine Dateien anhand der Inhalte wieder finde ist beeindruckendweil ich machmal Schwierigkeiten habe meine Handschrift selber zu lesen. Diese Suchfunktion würde ich sehr gerne auch für meine eingescannten Dokumente nutzen und würde hierfür auch nicht die Kosten scheuen ein Evernote Premium Abo abzuschließen und einen ix500 mir zuzulegen. Der Aspekt alles etwas einfach zu gestalten gefällt mir auch da sich meine Frau scheut technische Geräte zu nutzen. Aber wenn dies wie beschrieben mit einem Tastendruck funktioniert könnte sie mich in der Ablage unserer Dokumente unterstützen.
Meine Bedenken wie auch hier geäußert:

Ist wirklich davon auszugehen das eine Softwarefirma wie Evernote (oder die Firma die dahinter steckt) mal Konkurs geht ?
Man könnte ja dann auch sagen was wäre wenn Apple mal Bankrott ist und wir müssen alle auf Windows umsteigen (Ich will es mir garnicht ausmalen).

Mir widerstrebt etwas die vereinfachte Ordnerstruktur von Evernote alles in ein paar Notizbücher zu fassen aber die Suchfunktion ist genial. Gibt es vielleicht etwas womit man beides hat? (Tags kommen für mich nicht in Frage weil ich bisher nicht damit gearbeitet habe und mich nicht dran gewöhnen kann).

Hat jemand hier Erfahrung mit Evernote als Papierersatz?

 

[paul.mbp]

Schau doch mal grad in den Nachrichten rund um yahoo. Da geht eine einstige Grösse den Bach runter, ebenso wie schon AOL den Bach runter ging. Ob das auch mit Evernote passiert? Wer weiss?

Zweites Problem mit Evernote: bist Du wirklich der Einzige der auf Deine Dokumente Zugriff hat? Kann da noch jemand mitlesen?

Ich will Dir Evernote nicht ausreden, der Lars Bobach (sehr interessanter Blog!) ist ein grosser Freund von Evernote.
Hier mal etwas Lesestoff für die nächsten Stunden: http://larsbobach.de/?s=evernote&submit=Search

 

[mo111]

Ja Paul irgendwie hast du mit Yahoo und AOL recht. Ich war damals auch von Yahoo begeistert. Die Internetseite von Lars hatte ich auch schon entdeckt und fand sie sehr interessant. Deine Bedenken sind absolut berechtigt und bringen mich in meinem Vorhaben ins Wanken.
Die Thematik der Owncloud bzw. Lokal Vs cloud ist wohl ein Thema für sich. Meine handschriftlichen Daten sind mir nicht so wichtig aber die Dokumente die ich Einscannen will sind sicherlich etwas empfindlicher z.b. Finanzunterlagen (siehe Trump, vielleicht werde ich ja auch mal Kanzler)
Ich glaube ich muss mir nochmal Gedanken machen. Ich werde aber weiter dranbleiben und mir dein Workflow nochmal anschauen Paul.

 

[paul.mbp]

Schau Dir mal die Notebooks App an. Da kannst Du die Daten lokal synchronisieren, ohne Umweg übers Internet.
Brauchst aber einen Mac dazu... ist dann nicht mehr iPad only.
Wenn der Mac(mini) läuft hat es den Vorteil das das scannen auch per Knopfdruck funktioniert. Das hat einen extrem hohen WAF (woman acceptance factor)

http://www.notebooksapp.com/

 

[dieg]

Oder Devon Office Pro. Auch in Kombination mit NAS und Mac oder auch nur NAS und iPad. Ist aber teurer.

 

[paul.mbp]

Devon ist eine Dokumentenverwaltung, eine richtig gute! Bin auf To Go 2 gespannt.
Notebooks ist jedoch etwas mehr als "nur" Dokumentenverwaltung.

 

[ottomane]

Notebooks synchronisiert auch mit dem NAS statt mit dem Mac (habe ich vor einer halben Stunde eingerichtet)

Da du damit ja schon viel Erfahrung hast, darf ich dazu eine Frage stellen?

Manche Dokumenten-Symbole tragen einen Querbalken (wie "Durchfahrt verboten"). Zuerst dachte ich, dass das der Schreibschutz wäre, aber da lag ich falsch. Was bedeutet das Zeichen? In der Doku habe ich nichts gefunden.

 

[paul.mbp]

Hast Du Dropbox Sync aktiv (gehabt) ?
Das Zeichen mit dem Querbalken zeigt an das diese Dateien/Bücher vom Sync ausgeschlossen sind.
Das Zeichen mit den beiden Pfeilen im Kreis zeigt wiederum an das diese Datei noch synchronisiert werden muss.

 

[ottomane]

Ah, OK, vielen Dank. Ich hatte zum Testen einen anderen WebDAV-Server genutzt, bin danach aber auf mein NAS gegangen. Da passt das eine nicht zum anderen scheinbar.

Seitdem habe ich immer wieder seltsame Fehler beim Synchronisieren, z.B. beim Verschieben eines Dokuments. Zuerst ist alles OK. Nach dem Sync ist das Dokument aber am alten und am neuen Ort gleichzeitig. Die zugehörige Option ist natürlich aktiviert, aber trotzdem...

Vielleicht sollte ich den Server noch einmal löschen, bevor ich darauf mit echten Daten arbeite. Du scheinst solche Probleme nicht zu haben und die Software macht auch sonst ja einen hochwertigen Eindruck. Vielleicht kontaktiere ich mal den Entwickler, wenn das Problem bleibt.

 

[paul.mbp]

Bei mir läufts per OSX Server auf nem MacMini. Stabil und unauffällig.

 

[ottomane]

Nach dem serverseitigen Löschen aller Dateien scheint der Fehler nun zuerst verschwunden zu sein. Seltsam.

 

[paul.mbp]

beobachte es mal, und teste bevor Du produktiv gehst..

 

[ottomane]

Ja, das werde ich tun. Vor allem wenn man mit mehreren Geräten arbeitet, kann da schnell ein übles Durcheinander entstehen.

EDIT: Schon wieder Fehler. Eine gelöschte Datei taucht immer wieder auf. Argh. Ich werde mal den Entwickler fragen, ob er von Problemen mit Synology weiß.

 

[paul.mbp]

Deswegen habe ich mich selbst eingeschränkt und nutze es nur auf dem iPad pro und dem MiniMac

Hatte es zuvor auch auf beiden iPhones, dort aber wieder runtergenommen um sicher zu gehen das ich zwischen den manuellen Syncs nicht versehentlich eine Datei zeitgleich an 2 Orten ändere.

Die selbst auferlegte Beschränkung ist aber nicht schlimm. Dokumente schauen sich eh besser auf dem Mac oder iPad an...