[iPad only] Work on iPad only!

[mo111]

Hallo Paul. Vielen Dank. Ich habe sogar einen schon einen Macmini der bei mir bereits 24/7 läuft. Ich werde mir mal die Notebooks App anschauen und mir über OS X Server und evtl zstl eine NAS Gedanken machen.

 

[mo111]

Ich habe mir mal Notebooks App und auch Devonthink angeschaut. Devonthink würde ja nur in der pro Office Version in Frage kommen aber scheint ja wirklich ein Menge an Möglichkeiten zu bieten. Wahrscheinlich viel mehr als ich nutzen würde. Notebooks sieht sehr gut aus. Kann man denn in Notebooks nur die PDF Dateien durchsuchen oder auch andere Dateien die man ablegt wie docx ? In Evernote wird auch Text in Bilddateien erkannt. Gibt es sowas auch in Notebooks oder Devonthink? Paul hast du eine NAS? Hat jemand Erfahrung mit Devonthink?

 

[paul.mbp]

NAS habe ich, aber nur eine alte von Netgear. Die wird für timemachine genutzt und summt so vor sich hin

docx kannst Du in Notebooks sowohl ablegen als auch anzeigen und durchsuchen

Um Text in Bildern zu erkennen muss OCR drüberlaufen, das macht evernote serverseitig und "liest" in Deinen Bildern. Bei mir macht das der iX500 bzw. die OCR von Abby auf dem MacMini.

Bei Devonthink brauchst Du die ProOffice Version um ScanSnap Unterstützung und OCR zu haben.

 

[mo111]

Speicherst du dann alles auf deinem Mac Mini? Ich überlege schon lange eine NAS mir zuzulegen. Wäre doch für so ein Workcase sinnvoll oder?

 

[paul.mbp]

Die Dokumente sind auf dem MacMini. Der sichert per TimeMachine auf das NAS und dort hänge ich (unregelmässig) ne USB Platte dran... Das soll noch durch ein verschlüsseltes OnlineBackup erweitert werden um der Vergesslichkeit/Bequemlichkeit des USB Backups entgegenzuwirken

 

[ottomane]

Wenn ich das richtig verstehe, nutzt du Notebooks praktisch wie eine private Cloud. Also quasi als Dateisystem, das sich automatisch mit einem Server synchronisiert und außerdem offline verfügbar ist.

Um dieses Problem zu lösen, habe ich noch weitere Ansätze im Gebrauch (ohne Wertung, was besser oder schlechter ist, nur zur Dokumentation). Ich bin mir selbst noch nicht sicher, bei welcher Lösung ich letztlich langfristig bleibe:

- Wenn man ein Synology-NAS hat, ist eine private Cloud eingebaut. Dazu gibt es Apps für macOS und iOS, die die automatische Synchronisation übernehmen. In der iOS-App sind auch Viewer und ein PDF-Annotator enthalten. Ansonsten geht ja immer "Öffnen mit...". Ich nutze das derzeit und synchronisiere damit knapp 30 GB an Dokumenten aller Art. Andere NASe haben vermutlich ähnliche Lösungen.

- Eine andere interessante Lösung ist Resilio (ehemals Bittorrent Sync). Das synchronisiert peer2peer über alle Plattformen und läuft auch auf vielen NASen von Synology oder auf einem Raspberry PI (nutze ich derzeit, funktioniert perfekt und hat 40 € gekostet). Man kann Resilio und sein Netz so konfigurieren, dass es ausschließlich lokal arbeitet.

Beide Lösungen schreiben Standard-Dateisysteme, sodass man nicht darin gefangen ist, wenn es sie mal nicht mehr gibt. Mich stört aber, dass beide Closed Source sind und ich nicht weiß, was die genau mit meinen Daten anstellen. Bei der Synology-Cloudlösung lese ich immer wieder von Probemen, aber ich habe noch keine entdeckt. Mich macht das nervös.

 

[paul.mbp]

Notebooks ist nicht nur ne Dateiverwaltung die ich im Netzwerk habe, man hat ja auch Notizen, Listen usw in der App. UND und das ist für mich der grösste Vorteil: es gibt ein funktionierendes url-scheme. Man kann sämtliche Dateien, Dokumente, Notizen und was auch immer per Link erreichen. Zum Beispiel: notebooks://show/Eingang/2016-09-29-20-10-45_OCR.pdf

Warum ist mir das so wichtig?

Omnifocus ist meine Schaltzentrale, darin sind alle meine Aufgaben / Erinnerungen / Projekte hinterlegt.
Bekomme ich eine Mail die eine spätere Bearbeitung/Erledigung erfordert verlinke ich diese aus dispatch (email client) in Omnifocus
Bekomme ich ein Dokument/Rechnung scanne ich diese, lasse OCR drüber laufen und lege diese in den passenden Ordner von Notebooks. Von dort verlinke ich wiederum zu Omnifocus, erstelle mir die zugehörige Aufgabe und fertig. Auch Projektunterlagen kommen in Notebooks, die Abwicklung wiederum läuft über Omnifocus.

Omnifocus erinnert mich an alles wichtige und direkt aus Omnifocus kann ich den Link zum Dokument oder zur Mail aufrufen. Sömtliche Referenz ist somit nur einen Klick entfernt und ich komme direkt da hin.

Deswegen wäre NAS o.ä. keine Option für mich...

 

[paul.mbp]

P.S. devonthink kann auch Links an Omnifocus senden, damit würde die "SchaltzentralenVerlinkung" auch funktionieren

 

[ottomane]

Ich habe bisher noch nichts mit Links gemacht, aber es reizt mich, das mal auszuprobieren. Tippst du die Links nach Notebooks händisch? Ich finde darin keine Funktion, die die anzeigt.

EDIT: Hab's gefunden (unter "kopieren").

 

[paul.mbp]

Ja, als Link kopieren geht. Aber es gibt auch eine Funktion "An Omnifocus senden" ist noch einfacher.
So funktionierts auch bei dispatch

 

[ottomane]

Ah, OK. Ich habe das mit anderen Apps ausprobiert und es wurde die Datei kopiert usw. Die Funktionen sind etwas unscharf benannt: "Kopieren", "Öffnen in", "Bereitstellen" - und je nach App passiert etwas anderes, hat man den Eindruck. Und da ich kein OmniFocus habe, habe ich das noch nicht richtig ausprobiert. Noch scheue ich den hohen Preis, obwohl das natürlich Unsinn ist.

 

[paul.mbp]

Du kannst den Link auch in anderen Apps z.B Erinnerungen oder Kalender einsetzen um Dich an eine fällige eingescannte Rechnung zu erinnern. Oder als Erinnerung an die Kündigungsfrist für ein Abo oder oder...

Omnifocus kostet einiges und lohnt sich erst bei intensiver Nutzung, die Apple Erinnerungen sind für den Privatgebrauch ausreichend für die meisten. Aber es gubt noch jede Menge mehr an ToDo Apps: todoist, things, 2do, usw... alles probiert, aber ich bin bei OF hängen geblieben

 

[lebemann]

Ich habe auch fast alle genannten Apps getestet und bin letztendlich bei Wunderlist gelandet. Ein Vorteil ist die Nutzung auf unterschiedlichen Plattformen.

 

[mo111]

Sehr interessant dieses Omnifocus. Wie ich verstehe ist Omnifocus allem übergeordnet. Ich hätte eigentlich gerne alles in einer App. Ich weis das ist wohl nicht möglich aber so hohe Ansprüche habe ich garnicht. Ich glaube ich müsste erstmal definieren was ich machen will und dann mir einen Workflow erstellen das Problem ist diese Arbeitsabläufe sich vorher vorzustellen bevor man eine App ausprobiert hat. Paul wie hast du angefangen? Kanntest du die Apps die du beschreibst vorher schon?
Noch eine Frage wäre wievielte Zeit verbringst mit diesen Dingen? Es klingt alles immer sehr einfach bei dir? Versteh mich bitte nicht falsch. ICh bin dem PC nicht fremd aber habe einen Beruf wo ich mehr "Offline" arbeite. Oder besser gefragt nutzt du Omnifocus auch beruflich? Dies würde für mich wohl wegfallen.

 

[paul.mbp]

Ich arbeite im Homeoffice, kann mir meine Zeit frei einteilen und sitze beruflich bedingt sehr viel vor dem Rechner.
Zur "Auflockerung" gibts Termine mit in unserer Firmenzentrale, in unseren weltweiten Niederlassungen oder mit den Kollegen der Region und natürlich auch mal ein Kundentermin
Organisieren ist quasi meine Aufgabe. Zuerst einmal mich selbst (auch wenn es schwer fällt) und dann natürlich auch andere. Seien es interessante Projekte oder eben das routinemässige Tagesgeschäft.

Ich mache das seit 2001 und habe in dieser Zeit verschiedenste Tools ausprobiert. Angefangen hat es mit Lotus Notes, einer sehr guten Verbindung aus eMail + Kalender + ToDo + Datenbanken. Dort habe ich die direkte Verlinkung verschiedener Informationstypen schätzen und lieben gelernt. Das hat mich geprägt für den Anspruch an alle nachfolgenden Tools. Meine Prämisse ist "only one click away"
Ich möchte zugehörige Informationen zum aktuellen Kontext mit einem Klick direkt erreichen. Das ging in Lotus sehr gut.

Als mir auffiel das seit dem iPad mein Macbook und der iMac quasi nur noch für spezielle Aufgaben (z.B. Videoschnitt) eingeschaltet wurden, seitdem ist die Umsetzung eines möglichst optimalen Workflows auf dem iPad das Ziel. Den nur wenn der workflow möglichst reibungslos funktioniert wird er auch gern genutzt. Macht etwas zuviel Arbeit nutzt man es nur wenn man unbedingt muss, erleichtert einem ein Tool die Arbeit dann nutzt man es gern.

Du schreibst Du hättest gern alles in einer App, doch was ist für Dich "alles" ?

- Kontakte, Mails, Messaging, Telefonate
- Termine, Erinnerungen, Notizen, Aufgaben
- Dokumente

Nicht zufällig gruppiert sehe ich die ersten 4 als den kommunikativen Teil, die zweiten 4 sind der organisatorische Teil und die Dokumente sind Referenzobjekte auf die sich Aufgaben, Mails, Termine, Vorgänge o.ä. beziehen.
Für Telefonate und Messaging gibts die jeweils spezifische Kommunikationslösung, Kontakte verwaltet Apple sehr gut. An den drei Stellen schraube ich nicht.

Aber spätestens beim Arbeiten mit emails und vorallem den daraus abgeleiteten Aufgaben, Terminen, Erinnerungen beginnt für mich die Vernetzung zu einem optimalen Workflow. Direkt aus einer eMail eine Erinnerung anlegen, einen Termin reservieren oder eine Aufgabe erstellen. Idealerweise mit einem Referenzlink zur ursprünglichen email (So das ich in 3 Wochen beim Termin noch weiss worum es ging) Kurz vor dem Termin öffne ich den Termineintrag, klicke auf den Link zur ursprünglichen Mail und bin wieder im Bilde.

Dieses eMail Management erledige ich mit "dispatch"

Von aussen kommen aber nicht nur emails sondern auch Telefonate, Gespräche, Gedanken... auch diese Eingangsinformationen muss man bündeln. Und dafür nutzt man idealerweise nur eine einzige Stelle. Das ist bei mir Omnifocus. Ergibt sich aus einem Telefonat eine Aufgabe erfasse ich diese in OF, ergibt sich aus einem Gespräch eine Aufgabe wird diese erfasst in OF. Fällt mir im Tagesverlauf irgendetwas ein, sage ich es SIRI und sie schreibt es in OF. Das ist übrigens mit der watch richtig gut geworden Die hat man immer am Arm so das man schnell mal eben sagt "hey SIRI erinnere mich an die Bestellung der Winterreifen"

All diese Informationen landen im Eingang von Omnifocus, diesen checke ich täglich und bearbeite die Einträge. Das heisst ich vergeben dann die Termine, definiere Erinnerungen, lege den Kontext bzw. das Projekt fest etc... Die komplette Verwaltung macht OF.
Will ich zum beliebigen Zeitpunkt X wissen was ich zu tun habe, was offen ist o.ä. das steht alles in Omnifocus.

Letzter Eingangskanal neben Telefonaten, Gesprächen, Gedanken, eMails sind Dokumente. Also Verträge, Projektunterlagen, Briefe etc. Liegen diese in Papierform vor werden sie vom iX500 gescannt und im Eingang von Notebooks abgelegt. Liegen diese in Dateiform vor kommen sie direkt in den Eingang von Notebooks. Diesen arbeite ich dann ähnlich ab wie den Eingang von Omnifocus. Sortiere die Dokumente in Ordner und weisse, wenn nötig dem Dokument eine Aufgabe zu die dann wieder im Eingang von Omnifocus landet um dort verwaltet zu werden. Und dabei nutze ich wieder die verlinkung um direkt aus der Aufgabe in Omnifocus zum zugehörigen Dokument in Notebooks zu gelangen. Nur ein Klick und ich bin an der richtigen Stelle.

Im Tagesablauf sieht das dann wie folgt aus:
1. Kalender checken
2. Notebooks Eingang checken, Dokumente verwalten (z.B. am Vorabend eingescannte Post)
3. Omnifocus Eingang checken (z.B. per Siri diktierte Erinnerungen o.ä)
4. Omnifocus fällige Aufgaben checken
5. planen
6. "eat that frog" = die wichtigste Aufgabe des Tages erledigen
7. erst jetzt den eMail Eingang öffen um die fremdbestimmten Aufgaben und Zeiträuber zu checken
8. eMail Aufgaben in Omnifocus erfassen, email Dokumente in Notebooks erfassen

Was ich mir generell angewöhnt habe ist der morgendliche Check der email. Denn dann bestimmen Fremde wieder über einen. Kannst Du "mal eben" raubt mir einfach zuviel Zeit. Deswegen mache ich zuerst mein Ding, meine Aufgaben und ca. gegen Mittag schaue ich das erste Mal in die Mails

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ui, ganz schön lang geworden der Text
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[dieg]

Lang, aber sehr informativ, Danke dafür.
Bei mir sieht der Ablauf ähnlich aus. Da ich aber tagsüber an der Arbeit im Büro bin und dort auf Firmenrechnern unterwegs, habe ich zwangsweise eine Trennung zwischen beruflich und privat.
Privat landet alles, was auf Papier ins Haus reingeflattert gescannt in DevonThink als durchsuchbares PDF. Die Daten liegen dann auf dem MacBook Pro und werden von dort mit einer "Shared Library" auf dem NAS synchronisiert. Rufe ich Devon Think 2 go auf meinem iPad auf, so synchronisiert sich dieses auch mit der Shared Library und somit liegen dass die Dokumente auch lokal dort. Dasselbe passiert mit dem MacBook Pro meiner Frau. Ich kann auf jedem Gerät die Dokumente weiterbearbeiten und bei Terminsachen oder anstehenden Aufgabe diese als Link nach OmniFocus senden, welches sich dann auch über den Omni eigenen Syncservice auf den Geräten abgleicht.
Irgendwie habe ich es bei OmniFocus noch nicht geschafft, die Aufgaben in einem Team, also meiner Frau und mir, zu verteilen. Deshalb nutzen wir dafür auch Wunderlist. (Möchte ich bald abschaffen).
Da ich die Woche über nicht zuhause bin, war es für mich wichtig eine Lösung zu bekommen, bei der ich alles dabei habe, meine Frau darauf zugreifen und ich es offline bearbeiten kann.
Vorher war es immer so, dass irgendetwas immer da war, wo ich nicht gerade war. Das hat jetzt gottseidank ein Ende.
Wochenende ist immer Scantag und bearbeitet wird es, wenn OmniFocus erinnert, oder wenn Zeit da ist und etwas in der OmniFocus Liste steht.

 

[Sauron]

Was ich an Notebooks schade finde, Englisch only. Nicht, daß ich kein Englisch könnte, aber gerade die Tools, die täglich genutzt werden (müssen), hätte ich gerne in der Muttersprache.

 

[paul.mbp]

@dieg

Wie funktioniert das mit der shared library?
Und kommt man an die Dokumente in DevonThink auch ohne DevonThink ran?

 

[mo111]

Vielen Dank für die ausführliche Erklärung. Mir wird klar das sich unser Leben doch mehr unterscheidet als ich gedacht habe dementsprechend wird deine Lösung wohl für mich nicht in Gänze übersetzbar sein. Ich werde aber mir sicherlich das eine oder andere abschauen und versuchen umzusetzen.
Bezüglich meiner Tätigkeit sieht es ebenso so aus wie bei dieg (vielen Dank auch an dich für deine Darstellung) dass meine berufliche PC Arbeit isoliert von meinem zu Hause abläuft. Es sind hier aber auch interessante Aspekte gefallen die sich evtl. bei der Arbeit umsetzen lassen.

 

[dieg]

Zu 1:
Wenn man eine Datenbank in Devon Think Office Ort (DTOP) angelegt hat, dann kann man z.B. über WebDAV eine entfernte Datenbank (Shared Store) anlegen, die sich dann mit der lokalen synchronisiert.

Zu 2:
Devon Think legt die Dokumente pro Datenbank in einem Paket ab. Bei mir z.B. für die Datenbank Rechnungen unter Dokumenteevon:Rechnungen.dt. Das Paket kann man öffnen und findet darin u.a. einen Ordner Files, in dem die Dateien abgelegt sind. Man kommt also ganz normal dran.