Nachdem ich vor einigen Monaten den kompletten Schritt Richtung papierloses Büro und eine Weile mit PDF Expert meine Jobs erledigte, bin ich nun den nächsten Schritt gegangen. Ich habe mir ein eigenes Tool gebastelt mit dem ich nahezu exakt meinen alltäglichen Workflow abgebildet habe (wie es neudeutsch so schön heisst).
Das Arbeiten mit ausfüllbaren PDF Dokumenten und Ordnern war schon besser aber immer noch relativ anstrengend. Immer noch muss das tägliche produzierte elektronische Papier irgendwie geordnet, verwaltet und nachbearbeitet werden. Auch war oft nervig wenn ich irgendwo war wo kein Netz vorhanden war. Dann konnte ich das benötigte Dokument zwar sehen aber nicht abrufen. Nerv, nerv.
Den ganzen Kram wollte ich auch noch umgehen und habe dazu ein Easy Datenbanktool für Mac und iPad/iPhone benutzt und mir damit alles gebaut was ich brauche. Ich bin Laie und überhaupt kein Datenbankexperte, es klappte aber weil das verwendete Datenbanktool sehr einfach zu handhaben ist.
Am Ende - und das ist das Entscheidende - kommen fix und fertige, vom Kunden unterzeichnete PDF Endprodukte heraus für die ich nachträglich keinen Finger mehr krumm machen muss. Auch die Vorbereitung der einzelnen Jobs (Erfassung der neuen Jobs) ist auf ein Minimum reduziert worden. Alles ist von vornherein an seinem Platz, alles was erstellt wird und zu einem Job gehört automatisch an seinem Platz. Auch zusätzliche Dateien, Fotos, Software, egal was. Alles ist beim jeweiligen Job mit eingepflegt. Und alles ist auf allen Geräten immer synchron... Ich habe es auch hinbekommen mit Dritten an den selben Dokumenten zu arbeiten. Dazu habe ich mir einen eigenen Server gebastelt der wunderbar funktioniert. Auch hier: Nur mit Laienwissen alles hinbekommen.
Wie das geht und was ich da gebaut habe, habe ich in allen Details die letzten Tage hier gepostet:
Mobile Auftragserfassung für iPad/iPhone/iMac
Nahezu alles jobmässige erledige ich unterwegs nun nur noch mit dem iPad. Oder/und in einer Art Kombination mit dem iPhone, teils auch fast gleichzeitig auf mehreren Geräten. Wenn es mehr zu tippen gibt, krame ich auch noch mal das MacBook Air raus. Da es ja egal ist auf welchen Geräte ich was eingebe. Es landet alles dort wo es hingehört und alles synchronisiert sich wie von Geisterhand. Und auch ist alles konzentriert in einer einzigen Datei zentral gespeichert was Backups sehr einfach macht. Eigentlich ist es wie eine Filemakerlösung nur einfacher und ohne den Preis dafür zu zahlen sowie deren teuren Serverlizenzen.
Ich habe alles so ausgelegt, dass ich damit auch mit Dritten (ausserhalb der iCloud) arbeiten kann. Frau im Büro kann jeden Schritt nahezu in Echtzeit verfolgen, sogar wenn ein Kunde unterschreibt ist dies im Büro sofort zu sehen bzw. mit wenigen Sekunden Verzögerung. Da kann die Rechnung schon geschrieben werden bevor ich mich beim Kunden verabschiedet habe.
Ich kann damit Mitarbeiter mit Aufträgen versorgen ohne demjenigen alles an benötigten Zeug umständlich auf zig Wegen zukommen zu lassen. Alles was er benötigt findet er im entsprechenden Auftrag schon parat. iPad an und er sieht sofort was er zu tun hat.
Noch vor gar nicht so langer Zeit lag hier immer mind. ein iPad herum. Aber es lag halt nur da. Eine wirkliche Verwendung hatte ich einfach nie gefunden. Ab und zu mal eingeschaltet, ein paar Icons verschoben und wieder in die Ecke gelegt.
Heute kann ich ohne das Ding meine Arbeit gar nicht mehr machen. Klar könnte ich weil ich immer noch das klassischen PDF Expert Notfallpaket auf den Geräten habe aber das wird gar nicht mehr benutzt.
Was ich nach wie vor nicht mag, sind längere Texte auf dem iPad zu tippen. Es ist halt keine echte Tastatur, ich schreibe zudem aus Gewohnheit auf dem iPhone schon schneller - und mache das dann oft auch einfach. Auch hier landen die Texte ja nun dort wo sie sein sollen.
Zudem habe ich mir die allerwichtigsten Abläufe, Texte die man immer wieder so schreibt, Arbeitszeiten usw. alles als Auswahlscrollfenster gestaltet. Es reicht also tappen, auswählen, bestätigen. Das geht alles mittlerweile so schnell, dass ich ein Formular in Sekunden bis wenigen Minuten fix und fertig habe und dem Kunden das Zeug nur noch vor die Nase halten muss zum unterschreiben.
Jetzt machen die Apfelgeräte noch mehr Spaß als ohnehin schon. Sie haben nun alle eine wirklich wichtige Aufgabe bekommen
Doch keine Kopie.