Teil 4b: Datenmigration - Devonthink-Archive und iPhone-Synchronisation; Backup-Strategie
Kommen wir zur finalen Migration meiner Datenbestände: Meine digitalen Archive (Devonthink) und natürlich der Integration meines iPhone.
Fangen wir mit letzterem an. Windows hat derzeit gar keine vernünftige Smartphone-Integration. Es gibt den Dienst "Ihr Smartphone", der taugt aber derzeit nur zum Austausch von Fotos und kann Nachrichten importieren. Ausserdem kann man damit analog zu den Funktionen im Apple-Universum das Smartphone als Telefoniegerät integrieren und über den PC dann anrufen, bzw. den PC als Freisprecheinrichtung für das Smartphone verwenden usw. Das funktioniert gut, da habe ich aber keinen Bedarf für. Das gleiche gilt für meine Fotos - die werden automatisch mit Moments auf meinem Syno NAS synchronisiert. Damit kam ich also nicht weiter. Also habe ich iTunes für Windows ausprobiert. Was soll ich sagen - das funktioniert noch schlechter und langsamer als unter macOS - und da habe ich schon einen weiten Bogen 'drum gemacht. Damit könnte ich immerhin noch meine Musik verwalten (neben Office-Kram (Mail, Kalender, Teams, Skype, Goodreader...) die Hauptanwendung von meinem iPhone. Das geht allerdings auch völlig problemlos schon seit Jahren ohne - ich mach' das alles über die Cloud. Ich habe sehr viel gekaufte Musik in iTunes, ansonsten nutze ich Amazon Music - kein Bedarf, an Desktopintegration. Ich höre keine Musik über den PC - so ziemlich jeder Raum kann Musik über alle möglichen Netzwerkdienste abspielen (NAS, Amazon Music, Mediatheken usw.) - da muss der PC keine Musik machen. Jedenfalls keine, die ich nicht selbst produziere oder arrangiere - aber dafür brauche ich kein Smartphone
Was ich aber brauche, ist eine Synchronisation meiner Kontakte! Und das funktioniert unter Windows mit Bordmittel so richtig gar nicht! Die vmtl. eleganteste Lösung wäre es gewesen, meine Kontakte alle in mein Google-Konto zu verschieben. Das geht problemlos über Mac oder iPhone und da kann dann auch der PC drauf zugreifen. Ich will aber Google nicht auch noch alle meine Adressen anvertrauen - die kennen schon meine Kalender
Also muss ich die Daten irgendwie anders auf den PC kriegen. Das geht mit allen möglichen Programmen, mir geht's aber um Outlook, i.W. wegen der email-Adressen und weil ich das eh' immer offen habe und da schnell mal eine Adresse nachgucken kann. Ich habe mich dann für
CopyTrans entschieden. Das Tool kann (fast) alles von einem iPhone mit der Windows-Welt synchronisieren. Kostet ein bisschen was (29,99€ für das Komplettpaket, 15,99€ für ein Modul), nimmt aber Arbeit ohne Ende ab. Ich werde von denen nicht gesponsort - ich hab's ausprobiert (Demo ist auf 50 Kontakte begrenzt) und dann gekauft. Tat's problemlos, die restlichen 300 oder so Kontakte waren im Nullkommanix auf dem PC und in Outlook integriert. Langzeiterfahrungen fehlen mir noch, insb. wie gut das mit der Synchronisation klappt wenn man bestehende Kontakte ändert, aber der initiale Import verlief zumindest absolut problemlos (inkl. aller Metadaten, also z.B. auch Profilfotos). Für eine Empfehlung ist es zu früh, aber wer die gleiche Baustelle hat, kann sich das Tool zumindest mal angucken. Gibt wie gesagt eine Demo-Version. Der komplette Umfang deckt dann auch noch Musik, Fotos, Backups, Podcasts, iCloud usw. ab und lässt einen auch iPhones anbinden, ohne iTunes auf dem PC zu installieren.
The Elephant in the Room: Devonthink. Wie bereits eingangs erwähnt der Teil, der mir am meisten Kopfschmerzen bereitet hat - Dank des Tips von
@YoshuaThree war's aber dann gar kein ganz so großer Akt, da
Office-n-PDF tatsächlich weitgehend den Devonthink Funktionsumfang abdeckt.
Meine Migration hat sich i.W. auf drei Arbeitsschritte aufgeteilt:
- Meine Devonthink-Datenbanken aufräumen und konsolidieren (Duplikate endlich mal aufräumen, verwaiste Dateien neu verbinden oder löschen, Indizes aufräumen usw.)
- Alle Dokumente der Archive auf ein Netzwerklaufwerk exportieren. Ich habe für jede DB ein eigenes Verzeichnis angelegt, in denen dann der Devonthink Export die DB-Struktur als Verzeichnisbaum angelegt hat
- Dokumente bzw. Verzeichnisstrukturen in Office-n-PDF importieren
Die ersten beiden Punkte sind Devonthink Standardfunktionen, da gibt's nicht viel zu zu sagen. Ich habe ungefähr 4h Arbeit aufgewendet, um die DB zu bereinigen - das waren natürlich Arbeiten, die ich über die letzten Jahre schon mal hätte machen können, dann wär's jetzt nicht so viel am Stück gewesen...
Den Import habe ich erst mal mit der Testversion ausprobiert. Die ist auf 30 Tage beschränkt, unterliegt aber ansonsten keinen Funktionseinschränkungen. Es gibt ein ausführliches Handbuch, das allerdings i.W. ein Nachschlagewerk ist. So ein richtiges Howto fehlt - das war damals bei Devonthink allerdings auch nichts anders. Ich wollte da aber eh' das Rad nicht neu erfinden, schliesslich funktioniert mein Ablagesystem seit über einen Jahrzehnt prima
Manche Funktionen werden etwas anders bedient als bei Devonthink, am Prinzip ist der Löwenanteil aber identisch. Zum Testen war mir am wichtigsten zu probieren, wie ich den "Import-Wizard" konfigurieren muss, damit ich möglichst wenig Handarbeit habe. Was soll ich sagen: Nach 1-2 Versuchen hatte ich verstanden, wie/was Office-n-PDF so unter "erster Verzeichnisebene" versteht und danach konnte das Programm dann meine Archive inkl. Struktur importieren
Das geht in der Demo-Version leider nur mit maximal 10 Dateien... Aber wenn man jedes Verzeichnis einzeln drag'n'dropt geht's auch mit wirklichen vielen Dateien auf einmal. Das habe ich dann mit ein paar hundert am Stück inkl. automatischer Texterkennung und Indizierung mal gemacht und alles lief wunderbar. Keine Ausfälle, keine Abstürze, keine Überraschungen
Sehr schön, also habe ich eine Lizenz gekauft und dann das Programm auf mein komplettes Archiv losgelassen. Was soll ich sagen, der Computer war ein paar Stunden beschäftigt, hat aber ansonsten ohne mich zu stören (bei meiner Maschine merkt man das auch nicht, wenn das alles inkl. Texterkennung im Hintergrund läuft) alles importiert (rund 10.000 Dokumente in was weiß ich wie vielen Ordnern). Was allerdings leider nicht automatisch geht, ist das importieren von emails
D.h. die Ordner bzw. Elemente werden einfach nicht importiert (das weiß man vorher, der Import-Assistent ist da sehr klar, was er importiert und was nicht). Die tausenden an emails manuell einzupflegen wäre sehr mühsam gewesen, zum Glück ist aber Office-n-PDF sehr gut in Outlook integriert: email-Folder in Outlook geöffnet, mit STRG-A alle Dateien markiert, über das Plug-In den Import angestossen, Ziel-DB ausgewählt - fertig
Ich hab' ca. 2h nacharbeiten müssen, dann waren auch alle emails importiert (die ältesten von 2004, wie eine schnelle Suche zeigte - die muss ich damals schon irgendwie auf dem Mac importiert haben
). Insgesamt habe ich vmtl. 8h für Ausprobieren und Import aufgewendet - das war weniger als erwartet. Was sich leider weder exportieren, noch importieren liess, waren meine Schlagworte. Da arbeitet Office-n-PDF dann doch anders unter der Haube, als Devonthink. Da muss ich nochmal ran, hoffe das aber zumindest teilweise automatisieren zu können. Die Suchfunktionen von Office-n-PDF sind zwar auf den ersten Blick komplizierter zu bedienen (wenn man mehr als eine reine Textsuche machen möchte), scheinen aber leistungsfähiger zu sein. Einmal fertig mit dem Import ist das Programm übrigens genau so rasend schnell mit seinen Indizes, wie ich das von Devonthink gewohnt war.
Alles in allem habe ich eine gute Lösung, die sich weitgehend wie Devonthink "anfühlt" - mit den Unterschieden im Detail kann ich gut leben, bzw. sie sind i.W. eine Frage der Gewohnheit.
Letzter Punkt: Die Backup-Strategie. Da muss ich doch sagen: Eine Lösung, die bei gleicher Funktion ähnlich einfach zu benutzen ist wie Timemachine habe ich unter Windows dann doch nicht gefunden. So habe ich es gelöst:
- Ich schreibe stündliche Backups mit Synology Drive auf mein NAS - das funktioniert zuverlässig und für Nutzerdaten fast analog zu TM, allerdings kann man damit kein Systemabbild/eine direkt wiederherstellbare Sicherung anlegen. Die Funktionen, eine frühere Version wider herzustellen usw. decken sich mit TM.
- Ich schreibe 1x pro Woche ein Systemabbild mit dem Windows-Backup-Programm auf mein NAS. Damit ist eine Wiederherstellung möglich; wenn mir das System dummerweise am Tag vor der Sicherung abschmiert, muss ich allerdings hinterher inkrementell die Dateien seit dem Speicherpunkt (halb-)manuell wiederherstellen.
- Weitere Generationen meiner Backups werden dann wie gehabt über Hyper Backup und Glacier vorgehalten.
Ein kurzes Wort zum "Dateiversionsverlauf", den ich eigentlich nutzen wollte: Der funktioniert gut und auch zuverlässig, aber ich habe ihm bis jetzt nicht abgewöhnen können, auch alle möglichen cache-Dateien wegzuschreiben. Dadurch werden die (inkrementellen) Backups sehr schnell irre groß und das wird dann ähnlich schnell ein Problem
Mal gucken, ob man das irgendwie in den Griff kriegt. Mittelfristig denke ich über automatische Images nach, die dann über geeignete Tools mit einem Snapshot "auf Stand" gebracht werden können - da gibt es verschiedene Lösungen, aber das drängt im Moment nicht. Meine Daten werden alle mehrfach gesichert - da kann nichts passieren - und der Rest sind dann irgendwo Komfort-Funktionen
Ich glaube, damit habe ich über alles, was ich mir vorgenommen habe berichtet - wenn was fehlt, meldet euch.