Mobile Auftragserfassung für Servicetechniker & Handwerk

[wavelow]

Mein Traum, ich komme auf die Baustelle, gebe alles sprachlich ein, und hinten kommt der fertige Stundenzettel raus, Ablage in den passenden Dateien und Datenbanken inklusive.Zeiten sind erfasst und der Kunde kann die Rechnung in Echtzeit gleich bei der Unterschrift begleichen.

Soweit bin ich nun eigentlich auch schon mit dem aktuellen Stand meiner "App". Allerdings ohne die Spacheingabe die auch fehlerbehaftet sein dürfte. Dafür habe ich aber drauf geachtet, so wenig wie möglich an Zeichen eingeben zu müssen. Also keine Stundenzeiten mit Komma usw. da dies auch immer für Fehleingaben sorgt. Bei mir sind es Auswahlfelder für Arbeits- und Fahrtzeiten. Im Viertelstundentakt. Einfach passende Zeitdauer auswählen. Erledigt. So gut wie fehlerfrei. Lediglich Kilometer muss man halt als Zahl eintippen. Da aber dort keine Kommas oder Punkte vorkommen, auch ziemlich fehlerresistent.

Bei Tätigkeitsangaben ist vieles an Standardaufgaben schon als fertiger Text drin wenn man entsprechende Auswahlfelder anwählt. Zum Beispiel immer gleich ablaufende Wartungsarbeiten etc. Hier reicht bei mir nun in vielen Fällen nur die Angabe der aktuellen Betriebsstunden der Anlage. Schon ist der Bericht fertig.

Kopfdaten des Kunden, seine Technik vor Ort und all das Zeug ist eh einmalig mit den Objektdaten erfasst worden und ändert sich meist ja über Jahre nicht mehr. Genauso Ansprechpartner und so weiter. Hier ist also ausser der Auswahl zu welchem Kunden man möchte nichts mehr einzutragen.

In den letzten Tagen und Wochen ging es fast nur noch um diesen Feinschliff. Den eigenen Workflow so genau wie möglich in die App zu pressen. Mit so wenig Eingaben wie nur möglich trotzdem einen aussagefähigen Bericht erzeugen. Mittlerweile erfolgt auch die automatisierte Rechnungsstellung in der App. Habe da besonders lang getüftelt und getestet. Hier durfte einfach nichts schief gehen. Klappt aber alles zu 100% und wahrscheinlich fehlerfreier als meine bisherige manuelle Methode alles abzutippen. Es kommen aber immer noch zur Sicherheit Dialoge mit allen Infos zum Auftrag und auch immer an welche e-mail das Ganze nun geht wenn ich "OK" drücke. So kann ich bis zur letzten Sekunde noch kontrollieren ob es wirklich alles korrekt ist.

Mehr Freizeitspaß
Bürozeit nach der Woche beschränkt sich nun tatsächlich auf nahezu Null da ich alles schon von unterwegs vom iPad aus abfeuern kann - aber nicht muss. Oder nur Teile z.B. an die Haustechnik des Kunden die immer gern schnell die technischen Blätter haben wollen. Die technischen Mitarbeiter des Kunden erhalten automatisch ihre PDF Berichte in denen einige Angaben fehlen wie Preise usw, der eigentliche Auftraggeber erhält die vollständigen Berichte und seine Rechnung fliegt gleich hinterher. Alles an verschiedene email Adressen je nachdem wo der Kunde das alles hin haben möchte. Das alles direkt aus der App heraus. Theoretisch wäre es mit einem Buttondruck alles erledigt. Hier habe ich mir aber die Freiheit gelassen und 3 Buttons zur Auswahl. Je nachdem wen ich was zuerst zukommen lassen will.

Jeder Auftrag ist natürlich mit einem Statussymbol versehen, so dass man genau erkennt welcher Schritt schon erfolgt ist.


Das nächste ist nun noch ein Export für den Steuerberater für den monatlich alles Wichtige zu einem Bündel zusammengefasst wird.

 

[Sushi70]

Die Komponenten wie integrierte Rechnungsstellung, API Schnittstelle und direkte Weiterleitung per Mail etc. fehlt bei meiner Aufstellung.
Ich habe den technischen Teil mit Zeiteingabe u. Berechnung, Bilderfassung und weitere, für mich wichtige Datenfelder erstellt, mit der Maßgabe, ziemlich schlank zu bleiben. -Weniger ist mehr-
Das Layout aus dem alten Jahr sah noch vor, daß ich alle Bilder explizit in Ninox gespeichert habe. 4000 Bilder brauchen dann halt auch einen Augenblick, bis diese geladen sind und so habe ich Devonthink mit ins Boot geholt. Die Bilder erstelle ich zuerst in der Foto-App, wo auch eine Benennung erfolgt. Gespeichert wird das Ganze dann in Devonthink und mit Ninox verlinkt. Jedes Jahr lösch ich dann alles aus der Foto-App, damit die Icloud nicht platzt und Devonthink speichert alles auf meinen NAS. So hab ich eine schlanke Cloud, kann aber dennoch jederzeit meine Daten per VPN abrufen.
Mein Workflow richtet sich sehr stark auf Baustellendokumentation mit dem Faktor Arbeitszeit sowie Wartung und Inbetriebnahme von Steuerungen, ohne Rechnungsstellung.

Wo mein Augenmerk noch liegt, wäre eine Einbindung mit Lagerhaltung.
Ideal wäre ein mobiler Handscanner, wo ich die benötigten Teile einer Wartung scanne und das Ganze verknüpft mit einer Datenbank, die mir eine Fehlteile- u. Verbrauchs- bzw. Bestelliste erstellt.
Da müßte ich bei Ninox nochmal nachhaken, inwieweit sich das realisieren läßt.
Du hast angemerkt, daß Du sowas schon verwendest. Wie sieht da die Verknüpfung aus?


Hier meine Datenbank. Bei Angebot oder Bestellung werden weitere Felder aktiviert.

 

[wavelow]

Du hast angemerkt, daß Du sowas schon verwendest. Wie sieht da die Verknüpfung aus?

Ja eine Lagerverwaltung habe ich drin. Eine eigene Tabelle die ich per Verknüpfung mit dem Auftragsmodul verbunden habe. Da ich möglichst alles was geht nur per Finger Tab und Auswahlfenstern lösen wollte ist das auch hier so. Man tippt drauf, die Liste geht auf und man gibt entweder Artikelnummer oder Beschreibung ein und je mehr Ziffern bzw. Buchstaben man eingibt umso mehr schränkt sich die Auswahl schon ein. So finde ich in ein, zwei Sekunden jeden meiner ca. 400 Artikel und tippe dann nur noch drauf. Dann noch Anzahl eingeben und der Artikel ist im Auftrag. Wirklich von meinem Lager abgebucht wird er dann aber erst wenn ich den Auftrag zurückmelde, also "amtlich" beende. Solang kann ich das Teil noch wieder herausnehmen ohne Auswirkungen auf den Lagerbestand.

Einen Barcodescanner nutze ich nicht. Hatte ich zunächst probiert. Dauert aber zu lange das ganze Prozedere bei mir. Bei den wenigen Artikeln die man unterwegs mal einträgt ist die Zeitersparnis null. Dann habe ich zumeist Kommissionsteile, die mit einem zu klein gedruckten Barcode kommen den Ninox nicht erkennen kann. Ich müsste also extra noch alles ständig mit eigenen Barcodes versehen. Zu aufwändig für mich und es hätte dann auch wie gesagt keinen Vorteil.

Ansonsten ist das bei Ninox kein Problem. Jedes Zahlenfeld kann per Scanner gefüttert werden. Das geht automatisch wenn man das Zahlenfeld antippt. Dann erscheint auf dem iPad/iPhone das Barcodesymbol dazu. Man kann dann die Zahl manuell oder eben über den "Scanner" also die Cam des iPads/iPhone einlesen die Ninox dann öffnet. Externe Scanner gehen wohl auch, habe ich mich aber nie mit beschäftigt.

Bei mir ist es ja so, dass ich für einige große Auftraggeber arbeite, deren Workflow ich übernehmen musste um effizient arbeiten zu können. Darum ist meine Lösung mittlerweile auch derart speziell und genau an meine Arbeitsweise angepasst, dass Dritte damit eher nicht zurecht kämen. Aber genau dafür ist Ninox ja auch so genial geeignet.

Gleichzeitig mussten auch alle meine internen Prozesse da drin abgebildet werden. Hat alles einige Monate gedauert bis es soweit war. Aber arbeiten konnte ich nach wenigen Tagen Entwicklung schon damit und von Woche zu Woche wuchsen die Funktionen an.

Aufbuchung der Artikel
Neben dem reinen Artikel abbuchen ist bei mir eine weitere Besonderheit drin: Die automatische Aufbuchung von Artikeln. Bei Kommissionsartikeln ist in meiner Branche so, dass einem die Auftraggeber automatisch verbrauchte Artikel wieder neu zusenden. Dies geschieht willkürlich für einen selber (SAP sage ich nur). Da kommen also irgendwann immer wieder Pakete mit Teilen drin an. Die nimmt bei mir eine freundliche Person an, da ich ja meist gar nicht zu Hause bin. Diese Person hat diesen Abschnitt meiner App auf ihrem iPad/iPhone. Ich nenne es mal PAKETE MODUL.

Die hilfreiche Person nimmt sich den Lieferschein aus dem Paket und gibt die dort angegeben Teile auf die selbe Weise ein wie oben schon beschrieben: Aus Liste wählen und Anzahl eingeben. Bei neuen Artikel kann das auch neu eingegeben werden.

Das schaut dann ungefähr so aus:

Das wars dann schon. Im selben Augenblick wird automatisch via Ninox Server eine e-mail an mich versandt mit einem PDF in dem genau das drin steht was grad geschehen ist: Dass neue Teile ankamen, welche und wieviele und wer sie angenommen hat aus meinem Team. So weiss ich immer Bescheid, dass ich noch was abzuholen habe ohne dass die Beteiligten sich ständig informieren oder befragen müssen. Und natürlich wird es dem Lagerbestand auch gleich wieder aufgebucht.


Die Scripte für die Auf- bzw. Abbuchung sind halt dann noch hinter den jeweiligen Buttons hinterlegt. Teils komplexe Funktionen die ich manchmal selber nicht mehr begreife. Hehe.
Viele kluge Codelösungen in meiner "App" haben mir geniale Leute aus der Ninox Community erstellt weil ich selber meist viel zu blöd bin auf solche Clean-Code Lösungen zu kommen.
Aber gerade die Ninoxsprache NX macht das Tool erst so mächtig und ermöglicht nahezu jede Problemstellung in einer simpel zu bedienenden Anwendung zu lösen.

Das begreifen mittlerweile auch immer mehr namhafte Unternehmen aus dem Mittelstand die zu Ninox umschwenken. Bei SAP ist man auf Gedeih und Verderb dieser Schmiede ausgeliefert. Änderungen selber durchführen ist nahezu unmöglich. Die Kosten dafür immens. Manchmal denke ich, dass es absichtlich so kompliziert und undurchschaubar konzipiert wurde.
Bei Ninox reicht es, wenn man einen oder mehrere Leute dafür abstellt die sich um die hauseigene Anwendungen kümmern und alles selber zusammen bauen und ändern können. Da reichen ein wenig IT begeisterte Mitarbeiter die dazu Lust haben. Und vor allem weil sich heute alles immer so schnell wieder verändert ist es wichtig eine Lösung zu haben die man sofort den neuen Umständen anpassen kann.

 

[JohnSteed]

Grade bei Unternehmen aus dem Mittelstand kann ich persönlich Filemaker sehr empfehlen.
Mit eigenem Filemaker Server in der Windows Server Umgebung, Backups in Windows wie „gewohnt“ zusätzlich dazu über Regeln und Scripte in Filemaker, Benutzerrechte, SSL, Webdirect, Plugins, API, SQL Und ODBC Schnittstelle und und und ...

Bei uns greifen verschiedenste Mitarbeiter über PC, Mac und iPad auf die Filemaker und ERP Daten zu.

Von mehreren Unternehmensstandorten und von der Montage. Direkt oder über Synchronisation.

So werden pro Jahr zum Beispiel über 6000 Wareneingänge pro Jahr erfasst, geprüft, verglichen mit Bestellung und Dateien aus der Serverumgebung oder tausende QM Abnahmen erstellt.

Ninox finde ich persönlich wirklich gut, bin aber froh mit Filemaker ein sehr flexibles, einfaches, sicheres, skalierbares und gleichzeitig komplexes Tool zu haben.

Einziges „Manko“ ist aus meiner Sicht die mangelnde Unterstützung von Android, womit ich persönlich aber gut leben kann

 

[wavelow]

flexibles, einfaches

Findste? Sicher wird alles mit Filemaker gehen. Und sicher auch mehr als mit Ninox. Aber ich habe es wirklich ein paar Mal versucht und frustriert aufgegeben. Wenn man schon ein FM System hat, mag es laufen. Wer bei Null anfängt kann dran verzweifeln.

Mich nervte schon die Cloud Anbindung bei FM. Für heutige Zeiten einfach zu komplex und teuer für Nicht-Fachleute. Ich hatte auch keine Lust auf eine Kiste hier im Haus um die ich mich auch noch wieder kümmern muss. Dann funktioniert das mit dem Server ständig nicht und ich musste wieder den Fehler suchen. Dazu die nicht grad günstigen Lizenzkosten bei FM für die Servervariante und die ständigen Updates auf neuere Versionen (die man ja nicht kaufen muss, ich weiss).
Es rafft einfach kaum jemand wie man mit Filemaker stressfrei startet. Das war eben bei Ninox anders: Vom ersten Tag an konnte ich loslegen und mit meinen ersten noch wenigen Feldern schon produktiv anfangen zu arbeiten und um Cloud bzw. Sync auf alle Geräte musste ich mir null Gedanken machen, das funktionierte nativ ebenfalls sofort.


Letztlich muss aber jeder sein Ding finden und das verwenden welches ihm am meisten entgegen kommt. So viel Auswahl gibts da ja auch nicht in der Apfelwelt.

 

[JohnSteed]

Software ist für mich ein Werkzeug und dass sollte möglichst gut zum Einsatzzweck passen.

Ninox wird für viele Bereiche eine passende und effiziente Lösung sein und vor allem der Lernaufwand scheint gering zu sein.
Wenn man keinen Server braucht oder möchte, ist es natürlich praktisch die Cloud einsetzen zu können.

Ich hatte Deinen Beitrag auch eigentlich nur kommentiert, da Du erwähntest, dass zunehmend Unternehmen aus dem Mittelstand (der ja von der Definition her von, ja nach Quelle, von 50 bis 499 Mitarbeitern reicht) auf Ninox umschwenken.

Diese Unternehmen haben meist Server (ob in der cloud oder lokal, ob virtuell oder klassisch), meist einen Admin, oft eine IT Abteilung aber eigentlich immer einen Datenschutzbeauftragten ... .

Wenn es diesen Mittelständlern so geht wie uns, dürfen diese bestimmte Cloud Lösungen aufgrund von Kundenvorgaben oder interner Vorgaben (Datenschutz) gar nicht nutzen.
(Dies betrifft dann auch noch gar nicht das Thema DSGVO ...)

Ich musste zum Einsatz von Filemaker übrigens kein Studium absolvieren, ohne jegliche Schulung hatte es aber auch bei mir nicht so geklappt. Daher hatte ich bei Udemy einen Kurs absolviert. Zum Beispiel das Anker-Bojen Konzept muss man einmal richtig verstanden haben und danach kann man "durchstarten".
Bezüglich der Einfachheit "vergleiche" ich Filemaker nicht mit Ninox (das könnte ich auch gar nicht), sondern eher mit dem Aufwand den es bedeutet eigene Lösungen mittels php, Java, Livecode oder was auch immer selbst zu erstellen.
Die Tiefe und Komplexität der Programmierung kann ich bei Filemaker mittlerweile recht gut beurteilen. Wie immer wachsen die Ansprüche je mehr man sich mit den Möglichkeiten und den zu digitalisierenden Prozessen beschäftigt und da ist es schon beruhigend ein System zu haben, mit dem man fast alles lösen kann.

Im Unternehmen versuchen wir den Aufwand zu vergleichen, den es bedeutet eine Lösung im ERP System selbst umzusetzen, diese programmieren zu lassen oder in Filemaker umzusetzen.
Umsetzungen in unserem ERP System sind oft recht teuer oder aber gar nicht möglich.

Zusätzlich zu dem hier Geschriebenen bin ich wahrscheinlich von Filemaker ähnlich stark begeistert wie Du von Ninox

Was Du umgesetzt hast und wie Du es nutzt macht einen sehr guten Eindruck und die Lösungen, die mit Kenntnis des Prozesses UND Begeisterung entstehen, sind sowieso die Besten !

 

[wavelow]

Zusätzlich zu dem hier Geschriebenen bin ich wahrscheinlich von Filemaker ähnlich stark begeistert wie Du von Ninox

Das ist der Kernpunkt auf den es ankommt. Am Ende sind es beides Datenbankprodukte wobei Filemaker hier funktionell noch weit voraus ist. Für mich sind sie vielleicht einfach schon zu weit. Ich kam einfach nicht rein ins FM Konzept. Hat allerdings auch bei Ninox gedauert bis der berühmte Groschen wirklich fiel.

Das mit den Betrieben, die umschwenken wurde in einem TV Bericht erwähnt und auch Ninox selber hat einige Referenzen die sie auf ihrer Seite nennen. Wobei die nicht das umschwenken von Filemaker auf Ninox meinen sondern von üblichen Standardlösungen zu Ninox.

Was den Datenschutz angeht: Ninox gibts in verschiedenen Varianten (lokal, iCloud) über Ninox Cloud (deutsche Ninox eigene DSGVO konforme Server) bis hin zu Private Cloud (eigener dedizierter Server) und einer Private Cloud on-premise Variante. Läuft dann alles direkt auf dem eigenen Unternehmensserver. Da sie an solche Unternehmen heran wollen musste auch das Angebot her. Mittlerweile läuft es auch auf Android Geräten, was die Reichweite pot. Kunden nochmals erhöht. Für eine deutsche Schmiede ist es schon OK was sie bisher geleistet haben und vor allem laut Flurfunk noch vorhaben.

 

[Sushi70]

Hallo wavelow,

wie löst Du eigentlich die Menge an Speicher , wenn Du Fotos in Ninox speicherst und wieviele Arbeitsjahre führst Du aktiv mobil auf dem iPad?
Da ich recht viele Bilder zwecks Baustellendokumentation machen muß, wird mein iPad immer schwerer.*grins*. - Sprich mit meinen 64GB komm ich nicht mehr weit. Meine iCloud ist mit knapp 45 GB auch recht voll.
Nun suche ich eine passende Alternative, um Mobil schlank zu sein, jedoch auf die Daten bei Bedarf zurück greifen zu können.

Gruß Sushi

 

[wavelow]

wie löst Du eigentlich die Menge an Speicher , wenn Du Fotos in Ninox speicherst und wieviele Arbeitsjahre führst Du aktiv mobil auf dem iPad?

Geht mir ähnlich. Viele Bilder, viele PDF usw. Ich meine ich habe das nun ein Jahr im produktiven Einsatz und noch nie was aus Ninox gelöscht. Dabei habe ich nicht nur die Auftragsverwaltung sondern auch noch andere kleinere Ninox Tools mit drin die ich mir gebaut habe. Es reicht noch immer dicke mit dem Platz (siehe Screenshot).

Fotos lassen sich in Ninox in mehreren Grössen speichern. Original, kleiner, klein usw. Das kann man für jedes Feld vorher festlegen. Dann schrumpft Ninox die automatisch ein, reicht immer locker für DIN A4 PDF.
Wenn Ninox die PDF erstellt hat, könnte man theoretisch die Fotos dort auch wieder löschen. Je nach Arbeitsweise.

Mein iPad Pro ist schon etwas älter, hat nur 32 GB und es wird noch einige Jahre reichen wenn ich will. Ich mache damit eh nichts anderes als es für diesen einen Zweck zu nutzen. Ich könnte da Foto Cloud auch abschalten. Da ich die Fotos selber eh erst daheim am Mac in meinen Ninox Auftrag einfüge. Geht schneller und einfacher als auf der Baustelle wo man nicht immer Top Empfang hat und sich die Foto Cloud nicht immer gleich aktualisiert.

Das Foto Platz Problem habe ich natürlich auch irgendwann gehabt. Zum Einen nutze ich Cam + als Fotoapparat für Firmenfotos, da kann man einstellen, dass die Fotos gar nicht erst in voller Auflösung abgelegt werden sollen. Wann braucht man schon 12MP Bilder?
Dann habe ich nun einfach mal ausgemistet und alle alten Fotos automatisch zu meinem Cloud Anbieter ziehen lassen. Dann fliegen die aus Apple Fotos halt raus. Wann schaut man sich die ganz alten Teile schon mal wirklich an? Man kann ja eine Auswahl drauf lassen.

 

[SR4488]

Wie ist den euer Resümee nach nun doch ein paar EinsatzJahren? Ich möchte eigentlich ziemlich das selbe erstellen.

 

[wavelow]

Ich arbeite immer noch mit Ninox und ohne das System würde hier nichts mehr funktionieren. Meine Firma ist in den letzten Jahren gut gewachsen und Ninox ging den Weg halt mit. Immer mehr Funktionen die man sich hinein gebastelt hat usw. Auch alle Mitarbeiter haben ein iPad mit Ninox bestückt. Ich bekomme in Echtzeit alle Auftragssituationen ins Büro und auch die Mitarbeiter bekommen Ihre Aufgaben via Ninox zugeteilt. Alle sind damit sehr zufrieden weil es vor allem immer und sehr flüssig funktioniert.

Im Prinzip ist bei mir das gesamte Büroding vollständig digitalisiert und daher brauche ich im Büro eigentlich niemanden mehr. Natürlich brauche ich Leute die ans Telefon gehen und technische Fragen meiner Kunden beantworten können. Aber Buchhaltung etc. ist nicht nötig. Alles geht von A bis Z durchs Ninox und landet am Ende automatisiert als Rechnung beim Kunden und alles andere beim Steuerberater.

Es gibt mittlerweile einige Cloud-Anbieter für Auftragsmanagement die den Ansatz schon kapiert haben. Aber so flexibel und genau an das eigene Geschäft angepasst ist halt nichts von der Stange. Ich habe es immer wieder probiert, es kommt kein Anbieter an unser selbst gebautes System heran.

Ich habe Ninox auch einem großen Partner von mir empfohlen der normalerweise mit Abakus (heute auch ein SAP Unternehmen) arbeitet. Die können nicht mehr einfach raus aus Abakus aber Ninox wird nun für Teilbereiche im Konzern verwendet, in denen schnell eine Lösung her muss mit der die Leute loslegen können. Das hat sich bewährt. Man braucht keine Programmierer der Softwarefirma, man kann das selber bauen oder ändern was man benötigt. Ein, zwei Mitarbeiter die sich in Ninox rein knien reichen aus.

Einziger Wermutstropfen: Durch den Erfolg von Ninox sind auch die gewachsen und leider teurer geworden. Was anfangs mal pro User um 8 Euro gekostet hat, kostet nun 20 Euro pro User. Es wurde zwar ein sog. Startertarif für 10 Euro eingeführt, der wurde aber so sehr beschnitten, dass man ihn kaum sinnvoll nutzen kann.
Wenn man aber bedenkt wie viel Mitarbeiter kosten würden die man ohne das System benötigen würde, sind die Kosten natürlich vernachlässigbar.

 

[SR4488]

Vielen Dank für die schnelle Antwort auf das alte Thema

Das hört sich doch alles super gut an! Und die Kosten der fertigen Lösungen sind definitiv nicht günstiger. Oder wenn doch, fehlt meistens ein wichtiges Modul oder Baustein.

Gute Produkte kosten halt einfach auch was

Dann werde ich mich jetzt auch mit Ninox intensiver befassen.

 

[voyager]

Ich arbeite immer noch mit Ninox und ohne das System würde hier nichts mehr funktionieren

Auch wenns älter ist. ich kann Ninox auch sehr empfehlen, Nutze es bei mir zur Rezepturverwaltung und Kalkulation.

Vorallem kann man Anfangs auch mal kostenlos am Ipad alles machen, und erst wenn man einen sync über Geräte/Plattformen(web) braucht, ein Abo abschließen.