Mobile Auftragserfassung für Servicetechniker & Handwerk

[wavelow]

Übrigens, DANKE für den Hinweis auf TapForms
Hab da direkt ein paar Ideen die auf ihre Umsetzung warten,

Einfach probieren. Wenn man die ersten Einstiege in das Tool geschafft hat ist es wie Fahrrad fahren: total einfach. Viel einfacher als die meisten anderen Lösungen die es so gibt. Es geht halt nicht alles damit aber schon eine ganze Menge. Dafür behält man den Überblick über das Projekt was man da gebaut hat.

Brendan, der Entwickler von TapForms ist zudem ein super netter Typ. Dafür, dass der das ganz allein wuppt, ist das schon ordentlich was er da anbietet. Das Tool hat hier und da noch so seine Macken aber er fixt gröbere Schnitzer recht schnell.
Wenn Dir bei Deinen Ideen Dinge fehlen, dann maile ihm einfach.

 

[paul.mbp]

Daten der Technik und Daten der Buchhaltung haben wir selbst auf Konzernebene in getrennten Systemen. Dafür sind die Anforderungen zu unterschiedlich. Finanzen sind eher an starre Formalitäten gebunden, in der Technik muss man wesentlich flexibler sein. Neue Auftraggeber, andere technische Daten, erweiterte Dokumentationspflichten usw… all das kommt in schnellem und häufigem Wechsel. Von daher braucht man eine flexible und dennoch stabile Lösung

 

[wavelow]

Also ich bin nun zwei, drei Wochen mit dem neuen System unterwegs. Klappt schon ganz ordentlich. Der grösste Schwachpunkt bin eher ich, der sich erst an das Ganze gewöhnen muss. Vor allem habe ich den Fehler gemacht tatsächlich über mehrere Geräte hinweg zu arbeiten... Was an Orten an denen man nicht in einem W-Lan oder überhaupt Netz ist kontraproduktiv ist. Da dann wohl die Synchronisierung Höchstleistung erbringen muss sobald die Geräte alle wieder ins Netz kommen. Woher soll die Technik dann auch wissen welcher Eintrag auf welchem Gerät nun aktuell ist oder doch nicht? In der Theorie sollte das gehen aber in der Praxis kam es hier zu missverständlichen Einträgen.

Auch hatte ich zunächst alle für meinen Job relevante Dinge in einer einzigen Datenbank zusammengepfercht. Was dazu führte, dass diese dann recht fette Datenbank jedesmal synchronisiert werden musste, auch bei kleinsten Änderungen usw. Wenn dann z.B. mittdendrin LTE abriss, wurden wohl nur noch Fetzen übertragen und ganze Teile fehlten auf einmal.
Das habe ich nun aufgeteilt in drei Datenbanken. Eine für Reisekosten usw. eine nur für (fette) Informationen wie Dokus, PDF Dokumentationen, Schaltpläne, Software und all so ein Zeug. Und schliesslich in die reine (und nun schlanke) Auftragsverwaltung.
Nun klappt es auch. Am iPhone tippe ich meinen Reisekostenkram ein, am iPad erledige ich die Aufträge und am Ende ist alles auf allen Geräten wieder synchron sobald sie in sauberen Netz wieder Gelegenheit hatten alles zu synchronisieren.

Meine (fette) Infomationsdatenbank wird unterwegs so gut wie nie geändert. Da kommen immer nur mal neue PDF Kataloge oder Software hinzu, was man meistens ja vom Büro aus erledigt. Oft ändert sich hier aber auch wochenlang gar nichts. Daher machte es Sinn die eigenständig laufen zu lassen als dritte Datenbank.

Die Arbeitszeitersparnis durch das Ganze ist ernorm. Null Papierkram mehr. Die gesamte Vor- und vor allem Nachbearbeitung entfällt nahezu völlig. Nur noch PDFs ausdrucken, Rechnungen schreiben, alles zum Kunden - Wochenende!

 

[paul.mbp]

und rein theoretisch müsste die Datenbank auch die Rechnung schreiben können. Zu allen Leistungen einen Preis hinterlegen und schon könntest Du aus einem Auftrag einen Servicebericht erstellen der mit der Unterschrift des Kunden und den Preisen aus der DB zu einer Rechnung wird.

 

[wavelow]

und rein theoretisch müsste die Datenbank auch die Rechnung schreiben können.

Ja rein theoretisch könnte sie das. Praktisch würde ich meiner guten Bürofee und meinem Steuerberater aber wohl hektische Flecken ins Gesicht zaubern
Machen tut meine "Anwendung" das im Prinzip auch schon. Ich nenne es aber "Rechnungsvorlage" was da raus kommt. Dort steht schon alles fix und fertig aufgeschlüsselt was in die offizielle Rechnung hinein muss. Ich muss nichts mehr wie vorher zusammen rechnen, suchen und zusammen fügen. Das ist alles fix und fertig auf dem Schirm inkl. aller PDF Belege die ich dem Kunden senden muss. Trotzdem tippe ich diese Daten nochmal in die Buchhaltungssoft als offizielle Rechnung ein.

Diese Schnittstelle "Meine Arbeitsdaten" > "Rechnungswesen" habe ich also bewusst manuell gelassen. Ab dem Moment in dem ich die Rechnungen schreibe verlasse ich mich da auf die Profilösung die auf alle gesetzlichen Änderungen achtet, diese in ein dauerhaft finanzamttaugliches Stück Software wandelt und alles so macht wie es sein soll. Das auch noch alles im Blick zu haben was sich unsere Finanzbehörden jedes Jahr Neues ausdenken ist mir zu anstrengend. Das überlasse ich den Profis.
Ab dem Moment kann auch mein Steuerberater ins System eingreifen und alles geht seinen ordentlichen Gang. Das will ich auch so beibehalten.

 

[Advokat]

Besteht bei tap forms denn auch die Möglichkeit, dem Kunden Zugriff auf ausgewählte Teile der Datenbank zu geben, um ein Kunden-selbst-Informationssystem zu gestalten? Und kennt jemand ein gutes Ticketingsystem, das man mit seiner eigenen CI versehen kann?

 

[wavelow]

Besteht bei tap forms denn auch die Möglichkeit, dem Kunden Zugriff auf ausgewählte Teile der Datenbank zu geben, um ein Kunden-selbst-Informationssystem zu gestalten?

Prinzipiell würde das funktionieren. In der Praxis müsste jeder Kunde aber dann auch Tap Forms kaufen und installiert haben und dazu müssten die auch alle noch Mac oder iOS Geräte besitzen.

Für sowas würde ich ein Onlinesystem verwenden auf das jeder ohne Probleme zugreifen kann unabhängig von seiner Technik.
Da gäbe es den Zoho Creator mit dem man sich seine gewünschte Sache incl. CI bauen kann und die dann komplett per Browser zugänglich ist. Kostet allerdings ein bisschen. Oder Airtable. Da könnten die Kunden selbst erstellte Formulare ausfüllen und auch dort landet alles in der eigenen Datenbank. Airtable funktioniert wirklich gut allerdings nur online. Zum ausprobieren und kleinere Projekte ist es kostenlos. Wer mehr will, z.B. eigene CI muss dann in einen der kostenpflichtigen Pläne einsteigen. Google hat glaube ich auch etwas ähnliches im Angebot.

Problem welches ich hier sehe: Die neue EU Datenschutzverordnung und diese ausländischen Tools. Je nachdem was da an Daten gesammelt werden soll, kann es dann heikel werden.

Evtl. Datenbanken24.de
Ein deutscher Anbieter mit deutschen Datenschutzgarantien usw.

Oder was Webmässiges aufsetzen lassen mit MySQL usw.

 

[wavelow]

Wollte mal einen Zwischenbericht abgeben.
Ich arbeite nun tagtäglich mit meinem selbst gestrickten TapForms Auftragsmanagment auf iPad und Mac und es funktioniert tadellos. Im Büro am Mac erfasse ich die neuen Aufträge und schwupp sind sie auch auf dem iPad synchronisiert und können vor Ort abgearbeitet und unterschrieben werden. Im Büro ist das alles quasi in Echtzeit verfolgbar was draussen passiert. Hat der Kunde unterschrieben können also im Büro schon die Rechnungen getippt werden. Und das soeben erst unterschriebene Dokument des Kunden gleich angehangen werden.

Auf der selben Basis habe ich auch noch eine Zeiterfassung für die jährlichen Reisekostenabrechnungen mit dem Finanzamt erstellt. Die benutze ich auf dem iPhone. Dort nur Abfahrtsort auswählen bzw. eintragen. Abfahrt- Ankunftszeiten, KM usw. und es baut sich Woche für Woche eine schöne Übersicht auf wann wann man wo wie lange unterwegs war.

Als dritte Anwendung gibts noch meine Informationsdatenbank. Dort drin sind alle möglichen Infos die mir die Arbeit leichter machen gesammelt und es kommen immer neue dazu. Technische Beschreibungen, Software, Bilder, Schaltpläne, Anleitungen, alles mögliche an technischen Dokumenten usw.

Alles läuft unter einer Oberfläche und ist auf allen iOS und MacOS Geräten immer synchronisiert.
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Nebenher suche ich trotzdem immer noch nach "professionellen" Lösungen die es immer noch nicht so richtig gibt. Entweder viel zu fett, zu kompliziert, eher für Großunternehmen oder zu simpel und unflexibel gestaltet. Ich verstehe nicht wieso niemand diesen Markt entdeckt. Es gibt zig Faktura- und Bürosoftware (z.B. auch für Handwerksbetriebe) aber keiner von denen kommt auf die Idee, dass heutzutage die mobile Erfassung draussen beim Kunden immer mehr eine Rolle spielt. Immer noch müssen nach deren Vorstellungen alle Daten vom Papier, welches die Leute draussen zusammen schreiben im Büro nochmals eingegeben werden.

Ich habe einen einzigen Anbieter entdeckt der es zumindest erkannt hat: MeiAPPS
Dahinter steckt eher keine Softwareschmiede sondern ein deutsches Unternehmen, dass sich die Anwendungen selber programmiert hat und diese auch für jedermann zum Kauf anbietet.
Die MeiAPPS Lösungen kommen schon am ehesten da heran was ich mir vorstelle. Leider ist das alles sehr zerstreut durch die vielen kleinen Apps die jede nur einen kleinen Teil einer Aufgabe löst. Ist ein wenig verwirrend gemacht. Auch gefallen mir einige Details noch nicht so ganz. So sind dort Felder enthalten die ich gar nicht benötige, kann sie aber auch nicht ausblenden. Also wenig anpassungsfähig aber immerhin gibts Anpassungsmöglichkeiten bei denen.
Die Kosten für die einzelnen Apps sind relativ happig. Was egal wäre wenn sie für einen die richtige Lösung abbilden würden. Der Anbieter verspricht zumindest, dass für Updates in Zukunft keine weiteren Kosten entstehen.

Gut ist, dass es auch eine Version für den Mac gibt, so dass man quasi eine Zentrale hat an der alles zusammen läuft. Wer will schon im Büro alles am iPad bearbeiten? Hier könnte man - wie ich es jetzt auch mache - am Mac alle Jobs vorbereiten und diese sind dann einsatzfertig am iPad abzuarbeiten und können von dort zurück gemeldet werden.

Trotzdem eine der bisher sinnvollsten Lösungen für den Zweck die ich gefunden habe. Das ist alles aus der Praxis heraus entstanden, das merkt man den Tools an. Leider aus einer Praxis die sich mit meiner nicht ganz abdeckt.

Es können aber CSV Dateien exportiert werden und auch XML Dateien. Damit muss ich mich noch beschäftigen. Damit sollte es möglich sein die erfassten Daten auch in andere Warenwirtschaftssysteme usw. zu importieren.

 

[Sushi70]

In wie weit bist Du mit der Umstellung auf Ninox voran gekommen und wie funktioniert es bei Dir im Alltag?
Ich bin im Kundendienst tätig und habe mir auch eine kleine Datenbank zur Erfassung meiner täglichen Baustellen erstellt.
Ich hab es unter " Arbeitsaufträge Stundenzettel Handwerk " im Webinar 2018 auf Ninox abgelegt.

Kannst Du mir kurz erklären, wie du das mit den Unterschriften auf den Arbeitsaufträgen löst und die Verbindung mit Deinem Büro herstellst?

Gruß Sushi70

 

[wavelow]

In wie weit bist Du mit der Umstellung auf Ninox voran gekommen und wie funktioniert es bei Dir im Alltag?

Ich habe es komplett fertig programmiert und schon länger auf Ninox umgestellt. Es funktioniert nahe der Perfektionsgrenze: Prima nämlich.

Das Allerwichtigste ist ja, dass der Datenabgleich bzw. die Synchronisation perfekt arbeitet. Das funktioniert mit Ninox wirklich perfekt. Noch niemals habe ich Daten verloren oder auch nur teilweise. Wie die das bei Ninox hinbekommen weiss ich nicht, klappt aber. Ich synchronisiere Ninox noch ganz einfach über meine iCloud. Man kann es ja auch über die (kostenpflichtigen) Ninox Server machen, was man muss wenn man weitere Personen in die Anwendung holen möchte. Das wird aber genauso gut funktionieren.

Für die Unterschriften gibts in Ninox ein extra Feld "Unterschriften". Damit ist das Thema schon gelöst. Einfach Unterschriftenfeld in seine Anwendung einbauen, fertig. Dann kann man dem Feld ja noch Attribute verleihen, also was passieren soll wenn einer unterschreibt. Bei mir wird dann z.B. gleich das Datumsfeld darunter ausgefüllt und an anderer Stelle eine Markierung gesetzt, dass dieser Auftrag unterschrieben wurde. Die Möglichkeiten sind grenzenlos. Natürlich kann man sein Dokument auch sperren lassen wenn jemand unterschrieben hat. Das entscheidet man alles selber bei der Entwicklung seiner Ninox Anwendung.

Ninox kann auch mit dem Apple Pencil umgehen. Noch nicht so flüssig wie es vielleicht in Good Notes funktioniert aber für diese Zwecke reicht es. Sie arbeiten aber dran, das noch smoother zu machen.

Verbindung zum Büro:
Ganz einfach: Im Büro habe ich Ninox auch auf dem Mac. Alles was ich unterwegs am iPad oder MacBook eingebe ist quasi in Echtzeit auch im Büro zu sehen. Bei mir ist aber alles unter einer, nämlich meiner iCloud Adresse. Falls das nicht möglich ist, muss man die Ninox Cloud verwenden und den Usern dann Berechtigungen erteilen was sie dürfen und was nicht.


Die eigentliche Arbeit ist halt das erstellen seiner persönlichen Anwendung. Je mehr Funktionen man kennenlernt umso umfangreicher baut man sich sein Ding dann auch. Meine Anwendung nimmt mir mittlerweile fast alles ab. Sogar eine integrierte Reisekostenabrechnung habe ich noch reingebaut. Da ja klar ist wo aufgrund der Auftragsdatenbank unterwegs war, greift sich diese gleich diese Daten und schlägt sie als Eintrag vor usw. Was mich früher jeden Tag mind. eine Viertelstunde gekostet habe, sind nun nur noch 3-5 Sekunden. Oder oft mache ich das nun erst am Freitag da ich mich ja an keinen Ort erinnern muss, Ninox schlägts mir ja eh vor.

Daneben noch eine Ersatzteilverwaltung, und diverse automatisierte Berichte die ich immer so benötige. Checklisen, Dokumentationen mit Fotos in die die Fotos nur noch reinschiebe, alles automatisch formatiert am Ende als PDF Berichte.

Ebenfalls superpraktisch: Wenn ich einen neuen Auftrag anlege und dort gleich den Termin eingebe wird das automatisch in meinen Apple Kalender eingetragen. Und das so formatiert und mit den Inhalten die ich vorher bestimmt habe. Auch das spart mir wieder einen kompletten Arbeitsgang. Das musste ich vorher manuell im Kalender eintragen.

Man kann die ganzen Möglichkeiten die Ninox bietet gar nicht alle aufzählen. Durch die recht mächtige Scriptsprache in Ninox ist nahezu alles möglich was man sich nur ausdenken kann.

Da Ninox einem kein Loch in die Geldbörse reisst kann ich nur raten: Runterladen und damit spielen. Viel Hilfe und Unterstützung findet man im Ninox Forum (auf der Ninox Seite unter Hilfe zu finden). Ohne diese Leute wäre ich natürlich nicht so weit gekommen, insbesondere bei den Scriptbefehlen.

Viel Spaß beim ausprobieren


Edit: Sorry, habe zu spät gerafft, dass Du Ninox ja schon benutzt Aber ich lösche nun nix mehr.

 

[Sushi70]

Danke für Deinen ausführlichen Bericht.
Was ich mich immer noch Frage, in wie weit sind die Unterschriften auf dem iPad rechtssicher, d.h. akzeptieren Deine Kunden dieses Format oder gab es da schon mal Schwierigkeiten?
Wir benutzen ausschließlich noch Arbeitsaufträge aus Papier, wo ich dem Kunden eine Durchschrift gleich in die Hand drücke.
Ich möchte den papierlosen Auftrag gern meinem Chef schmackhaft machen und da wären ein paar gute Argumente sehr hilfreich.
Würdest Du das Script für die automatische Termineinstellung in Kalender in Ninox freigeben oder den helfenden Engel mir mitteilen?

Gruß Sushi70

 

[wavelow]

Was ich mich immer noch Frage, in wie weit sind die Unterschriften auf dem iPad rechtssicher, d.h. akzeptieren Deine Kunden dieses Format oder gab es da schon mal Schwierigkeiten?

Wahrscheinlich gar nicht. Niemand kann heute mehr kontrollieren ob die Geräte auf denen man unterschreibt rechtssicher sind. Oder weisst Du, was dir der Paketbote für eine Kiste hin hält?

Ich habe das für mich einfach abgewogen. Ich mache meinen Kram schon viele Jahre und habe sicherlich tausende unterschriebene Auftragsscheine archiviert. Noch NIEMALS gab es eine Diskussion wegen der Unterschriftengeschichte. Also es hat noch niemals einen Fall gegegen wo ein Kunde behauptet hätte, er hätte nichts unterschrieben oder dergleichen. Ich habe mir dann irgendwann mal gesagt: Sollte je ein Kunde auf so einen Schwachsinn beharren und sowas behaupten, dann werde ich den A nie mehr besuchen und B kann er sein Geld behalten.

Man muss es wie gesagt auch alles abwägen. Welches Auftragsvolumen hängt hinter so einem Autogramm im Einzelfall, in welcher Branche ist man tätig und vieles mehr. Inwieweit ist es überhaupt rechtlich notwendig, dass jemand unterschreibt. Schliesslich habe ich auch immer wieder Fälle wo gar keiner mehr vor Ort ist wenn ich fertig bin, daher niemand unterschreibt und die Rechnungen müssen trotzdem beglichen werden.

Zudem bekommt der Kunde zeitnah eine PDF Kopie seines Auftragscheins. Zur Not könnte man den auch vor Ort ausdrucken, dann aber kann man sich das papierlose System auch gleich wieder sparen. Ich kenne auch niemanden der heute noch ein Stück Papier will, wohl aber gern die PDF. Wenn man Ninox Cloud nutzt könnte man es sogar so programmieren, dass die Mail mit dem PDF automatisch an ihn verschickt wird sobald er unterschrieben hat.

Dein Chef wird, wenn er sowas einführt gar nicht mehr wissen wie das jemals ohne gegangen ist. Er kann die Rechnung quasi schon raus schicken sobald der Kunde 400 km weiter unterschrieben hat weil es in Echtzeit bei ihm auch ankommt. Die Arbeit die man spart ist gewaltig.

Man könnte natürlich auch eine der Fertiglösungen nehmen. Ich habe so ziemlich alles durchprobiert was es gibt. Aber nichts konnte mir meinen persönlichen Workflow bieten. Immer fehlte irgendwas oder würde bei mir so nicht gehen wie die Anbieter sich das gedacht haben. Dazu schlagen die alle heftig zu und wollen richtig viel Kohle für ihre Auftragsapps im Monat. Mit Ninox bin ich völlig flexibel, kann jederzeit Details ändern oder neue Sachen hinzufügen.
Was wirklich Arbeit bereitet ist das einmalige Bauen der eigenen Datenbank App. Und die Formulare zu gestalten. Da kann Zeit drauf gehen. Aber danach muss man das ja nicht mehr machen.

Macht es doch eine Weile simultan zur Probe: Programmiere eine einfache Ninox App und setze Fantasiekunden ein. Neben den bisherigen Aufträgen lasst Ihr Ninox mal nebenher mitlaufen und füllst dann bei den Jobs auch noch mal alles in Ninox aus und synchronisierst. Dein Chef kann dann im Büro sehen wie es funktioniert. So ähnlich hatte ich auch angefangen als ich dem Ganzen noch nicht so recht traute.

 

[Sushi70]

Die passende Datenbank hab ich ja schon erstellt und führe die mit jährlichen Anpassungen für mich seit drei Jahren.
Was ich noch nicht probiert habe, die Datenbank so zu nutzen wie Du. Also mit Unterschriftenfeld, automatischen PDF in Mail senden nach dem unterschreiben, Einbindung mit Apple Kalender und so.
Zum einen wusste ich bis heute nicht, daß man Ninox auch mit anderen Apps in diesem Maße verbinden kann und außerdem sind dazu meine Script Kenntnisse gleich Null.
Machst Du den sync nur über iCloud oder läßt Du das Ganze über den Ninox Web-Server laufen?
Weil über iCloud lässt sich keine Mail direkt über einen Befehlsbutton mit Script versenden.

Gruß Sushi70

 

[wavelow]

Zum einen wusste ich bis heute nicht, daß man Ninox auch mit anderen Apps in diesem Maße verbinden kann und außerdem sind dazu meine Script Kenntnisse gleich Null.
Machst Du den sync nur über iCloud oder läßt Du das Ganze über den Ninox Web-Server laufen?

Ich habe davon auch keine Ahnung. Vieles habe ich mir im Ninox Forum erfragt, vor allem die Scripte. Die Lösungen der Ninox Erfahrenen habe ich dann in einer neuen kleinen Ninox Datenbank solange ausprobiert bis der Code einer gewünschten Funktion genau passte. Würde ich heute was an meiner Ninox Anwendung verändern müssen, wäre ich wieder überfordert und müsste neu lernen. Aber den Grundstock kann man auch ganz ohne Scripte aufbauen. Zum antesten gehts ohne.

Mit anderen Apps wird Ninox auch nicht verbunden. Aber der Ninox Kalender bzw. das Kalenderfeld welches man z.B. in sein Formular einbaut kann mit dem Apple Kalender verbunden werden. Das ist nur ein Klick in den Kalendereinstellungen bei Ninox. Ab dann wird ein eingetragener Kalendereintrag in Ninox automatisch zum Apple Kalender gesendet. Zusammen mit den Feldeinträgen des Datensatzes die man möchte. Bei mir z.B. der Name des Kunden, Adresse und Telefonnnummer. So brauche ich im Auto nur den Apple Kalender öffnen und sehe wo es nun hingeht, kann den Kunden anrufen usw. Den Kalender kann man wie gewohnt auch mit anderen teilen.

Ich selber synchronisiere (noch) über die iCloud, da ich Einzelkämpfer bin. Sobald ich aber einen Mitarbeiter hätte müsste ich die Ninox Cloud nutzen weil ich ja meine Apple ID nicht teilen kann. Es gibt über die Ninox Cloud noch ein paar kleine Goodies die über die iCloud nicht funktionieren wie das automatische versenden einer e-mail usw.
So wie ich es bei Dir herauslese soll es in einer Firma mit mehr als einer Person genutzt werden, da bleibt dann eh nur die Ninox Cloud. Die Ninox Cloud ist dann auch DSGVO konform worüber man sich bei der iCloud ja streiten könnte Und sooo teuer ist die Ninox Cloud ja nicht.... Ich meine was um € 8,33 pro User.

Ich will nicht verhehlen, dass ich Ninox zwar nutze aber nicht restlos zufrieden bin. Das Look & Feel gefällt mir nach wie vor nicht aber ich habe bis heute keine Alternative gefunden die so zuverlässig ist und all das kann was ich haben möchte. Das scrollen auf dem iPad ist in Ninox immer noch nicht wirklich flüssig und die Unterschriften sind noch nicht wirklich fein aufgelöst. Es reicht zwar und funktioniert aber das sind auch reine Luxusprobleme die ich habe.


Vorher hatte ich TapForms 5 im Einsatz. Das funktionierte auch und ist mir nach wie vor hoch sympathisch. Da brauchts auch keine Scripte. Mittlerweile soll das eine oder andere auch mit Scripten gehen, müsste ich mir noch mal ansehen bei Gelegenheit. Aber bei TapForms gab es immer wieder mal Probleme mit dem Sync. Da wurden dann Daten nur halb übertragen usw. Und dann gerät man richtig ins Schwitzen wenn die Kundenunterschrift nicht mehr da ist. Auch dass man bei TapForms ständig 2 oder 3 Dinge (Datensätze, Layout usw.) speichern muss um alles wirklich zu sichern nervte auf Dauer. Brendon der Programmierer rockt das Ding ganz allein, da muss man trotzdem Hochachtung haben was er da geschaffen hat. Quasi eine neue Bento Version und das ganz allein.
Gut in TapForms war das Feeling auf iPad und iPhone. Es scrollt alles wunderbar, die Unterschriften kann man z.B. blau darstellen und sind 100% aufgelöst. Und dass man die Datensätze verschlüsseln kann ist natürlich ein Pluspunkt. Das geht mit Ninox nach wie vor nicht.

 

[Sushi70]

Nun, wenn man schon mal brauchbare Ansätze hat, kann man immer drauf aufbauen. In regelmäßigen Abständen wird bei Ninox weiterentwickelt, vielleicht kommt ja noch das eine oder andere Goodie für unsere Anforderung an die Datenbank dazu.
Für mich steht die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Verzahnung unterschiedlicher Programme / Apps am PC und Ipad ganz oben.
Wer weiß denn auch schon überhaupt, wie wir in 5 - 10 Jahren dann arbeiten, vielleicht wird alles nur noch gescannt oder das Handy draufgehalten.

 

[wavelow]

Wer weiß denn auch schon überhaupt, wie wir in 5 - 10 Jahren dann arbeiten, vielleicht wird alles nur noch gescannt oder das Handy draufgehalten.

Das ist in der Industrie schon sehr oft Standard. In Schaltschränken sind alle Bauteile mit Codes gekennzeichnet. Der Techniker hält nur noch sein (Spezial)Pad drauf und bekommt sofort alle Infos über das Bauteil. Da stehen keine dicken Ordner mehr in denen man stundenlang suchen muss.

Ansonsten habe ich - zumindest im deutschsprachigen Bereich - langsam alles durch an Apps die so in Frage kommen. Entweder fehlen immer elementare Dinge oder/und deren Monatsgebühren sind für kleine Betriebe viel zu hoch. Meistens beides.

Ein ganz guter Ansatz ist SmapOne. Da kann man sich seine Business Apps selber zusammen bauen und auch miteinander verzahnen. Aber mir ist das zu teuer für das bisschen Komfort welches ich ja nur brauche.

Dann gibts noch MyCraftnote die wieder einen völlig anderen Weg gehen. Eigentlich ist es mehr eine Art WhatsApp mit Ordnern. Dokumente muss man da immer noch ausserhalb erstellen. Aber die Teilidee ist schon ok und seit Neuesten ist das Grundmodul gratis. Da drumherum wollen die nun verschiedene Funktionen drum herum bauen die man dann dazu buchen kann. Bisher gibts allerdings noch nix. Look & Feel ist super.

Addigo hatte ich auch getestet. Look & Feel fand ich gut. Aber auch da fehlen mir wieder wichtige Funktionen auf die ich nun schon über ein Jahr warte. Eigentlich nur Kleinigkeiten dann würde ich es evtl. nutzen. Aber da passiert trotz Anregung einfach nichts.

Oder openHandwerk. Wieder ein anderer Ansatz. Da gibts aber auch noch nichts um auch seine Dokumente vor Ort digital auszufüllen. Dafür schon umfangreicher wenn man eine etwas komplexere Sache sucht.

Engine4Service ist schon eher eine Sache die funktioniert. War mir aber auch viel zu teuer und für mich viel zu viele Funktionen.

Und zu guter Letzt mein momentaner Favoritentestkandidat: mfr - Software für den mobilen Kundendienst. Da ist sehr viel möglich. Habe aber noch keine Zeit gefunden mir das wirklich mal genauer anzusehen. Da gehts ab 29 Euro pro Monat los. Da sind auch Checklisten, Infos zu den Anlagen des Kunden usw. mit untergebracht. Das schaut schon sauber aus, muss ich mir aber noch genauer anschauen.

Allein diese 6 Kandidaten zu testen und zu prüfen. Da hast Du schon was zu tun

 

[u0679]

Auch wenn der Thread schon älter ist, ich verschiebe ihn in „Unternehmenseinsatz“, das passt deutlich besser. Ich bitte dafür um Verständnis.

 

[Sushi70]

Das ist wie immer in Deutschland, bis wir mal den Arsch an die Wand bekommen, ist die Karawane schon in der nächsten Oase...!
Mit den selbstgemachten Apps, von diversen Konzernen, können wir wir sowieso nicht mithalten.
Und wie Du schon das letzte Mal angemerkt hast, ist in unserem Smart-Price Bereich das Genörgel, ob das Layout oder was auch sonst nicht passt oder besser sein könnte, schon hier und da eher ein Luxusproblem.
Grundsätzlich finde ich, daß es immer noch viel zu umständlich ist, jede Datei mit irgendeiner App zu verknüpfen; vorallem wenn man von Scripten oder die Anwendung von Kurzbefehlen keine Ahnung hat.
Allein die Automatisierung auf dem Mac, ein Klick und ganze Alben liegen richtig umbenannt in dem gewünschten Ordner, zeigt mir, wei rückständig wir noch mit dem Computer arbeiten.
Mein Traum, ich komme auf die Baustelle, gebe alles sprachlich ein, und hinten kommt der fertige Stundenzettel raus, Ablage in den passenden Dateien und Datenbanken inklusive.Zeiten sind erfasst und der Kunde kann die Rechnung in Echtzeit gleich bei der Unterschrift begleichen.

P.S. Die Muße, ständig neue Apps auszuprobieren, habe ich leider nicht!

 

[wavelow]

Mein Traum, ich komme auf die Baustelle, gebe alles sprachlich ein, und hinten kommt der fertige Stundenzettel raus, Ablage in den passenden Dateien und Datenbanken inklusive.Zeiten sind erfasst und der Kunde kann die Rechnung in Echtzeit gleich bei der Unterschrift begleichen.

So habe ich es nun (bis auf die Rechnung). Also nicht "sprachlich" eingeben sondern tippen aber ansonsten ist es nun so bei mir. Alle Auftragsscheine, Checklisten, Fotoberichte usw. landen nach dem selben Schema benannt (Auftragsnummer-Kundenname-Art des Dokuments) als PDF in einem bestimmten Ordner.
In Ninox selber bleibt ja eh alles sortiert in der Datenbank und kann jederzeit nochmal ausgespuckt werden.

Die Rechnung noch auszugeben wäre nur mehr ein kleiner Schritt, den ich aber bei mir nicht haben wollte. Dafür spuckt Ninox mir auf einer speziellen Maske eine Rechnungsvorlage aus die ich nur 1:1 abtippe und so auch nichts vergesse, nicht blättern und nicht suchen muss. Da ich Buchhaltung(software) und Arbeitsgeschichten strikt getrennt halte ist das bei mir so gewollt. Ansonsten spricht nichts dagegen, dass da auch gleich bei Ninox die Rechnung hinten rausfliegt.

Ich habe beim bauen der Ninox App darauf geachtet so wenig wie möglich an Text eingeben zu müssen. Fast alle oft gebrauchten Optionen sind einfach anwählbar und der hinterlegte Text dazu erscheint dann automatisch. Datum und Zeiten werden aus einer Auswahlliste heraus nur angetippt. Lediglich KM oder Betriebsstunden einer Anlage müssen natürlich manuell eingetippt werden. Und Texte die eben individuell bei diesem Kundenjob sind.
Material wird aus einer Lagerliste entnommen und eingetragen. Auch nur auswählen oder die ersten Buchstaben eingeben und das Ersatzteil wird einem schon zur Auswahl präsentiert. Genauso natürlich bei der Kundendatenbank. Wo man schon mal, muss man nichts neu eingeben.

Sobald der Kunde unterschreibt steuert ein Script, dass gleich das passende Datum dazu eingegeben wird und der Auftrag als erledigt markiert wird. Für das komplette ausfüllen eines Auftrags brauche ich nur wenige Sekunden Getippe auf dem iPad.
Alles in Echzeit auch auf allen anderen Geräten synchronisiert auf denen Ninox läuft (Netzverbindung vorausgesetzt).
Und wie schon gesagt: Nebenher nutze ich diese Daten auch gleich in einer zweiten Ninox App als Reisekostenabrechnung die nahezu vollautomatisch jede Kalenderwoche befüllt und ein PDF für das Finanzamt ablegt. Hier muss ich gar nichts tippen, nur einige Dinge aus Auswahlmenüs auswählen, den Rest der Daten hat Ninox ja schon und muss es nur übertragen und umrechnen usw. Eine wöchentliche Reisekostenabrechnung dauert keine 20 Sekunden bei mir.

Früher habe ich Freitags oder Samstags ca. 3-4 Stunden damit verbracht das alles manuell zu erledigen. Nun sind es wenige Minuten.

Bis es aber soweit war, stand Fleiss und Mühe auf dem Programm. So ca. drei intensive Wochen Arbeit stecken in der Ninox App wohl drin.

 

[wavelow]

Damit man zumindest einen kleinen Eindruck bekommt über was ich die ganze Zeit texte hier eine Darstellung meiner momentanen Lösung:

Drei Hauptarbeitsbereiche auf dem iPad (auf dem iMac siehts aber genauso aus). Links alles was zur Erfassung der Daten notwendig ist. In der Mitte der iPad Screen den der Kunde nur zu Gesicht bekommt. Und rechts ist der Abschlußbereich in dem man die ganzen Protokolle, PDFs, Berichte usw. generieren lässt. Weiter unten wird quasi schon die komplette Rechnung erstellt. Bei mir nur eine Vorlage weil ich das (noch) in einer anderen Anwendung erledige.

Neben diesen Kernbereichen ist meine App aber schon weiter gewachsen und hat noch viel mehr Features wie automatisisierte Reisekostenabrechnung, Lagerverwaltung mit automatischer Bestandsbuchung, Kundenverwaltung, Anlagenverwaltung, Terminübergabe an Apple Kalender und zur Zeit beginne ich mit einer kleinen integrierten Buchhaltungsgeschichte und natürlich die vollkommen automatisierte Rechnungserstellung mitsamt Versand an die Kunden.

Die Zeit für diese Dinge habe ich schon weil mir die App jetzt schon so viel Büroarbeit erspart, dass ich nur Minuten für eine ganze Woche benötige. Wofür ich früher Stunden gebraucht hatte.