Wie am besten auf dem Weg zum papierlosen Büro?

[Der Paule]

Alternativ kann man den Binärcode ausdrucken. Das ist dann auch ein schönes WORM.

Aber nur mit nem Nadeldrucker und entsprechendem endlos Papierband

Also für den privaten Bereich sind Harddisks und Opticaldisks in Kombination wohl eine der besten Möglichkeiten, Daten langfristig zu sichern. Wobei man auch immer auf die Qualität der Rohlinge achten muss. Diesen müssen dann aber auch regelmäßig geprüft und ggf. umkopiert werden. Aber mit einer doppelten Festplatten Sicherung alla Raid/NAS und zusätzlichen Backup auf einer anderen Platte lässt sich gut leben. Wenn man den Aufwand nicht scheut. Da liegt dann wohl die Krux

In Unternehmen sieht die Sache wieder anders aus. Vieler Orts gibt es noch die guten alten Worms. Nur aufgrund des Platzbedarfs, nicht nur der Hardware sondern auch der Daten, sowie des Pflegeaufwands von diesen Geräten wandelt sich der Trend immer mehr in Richtung HDD z.b. mittels NetApp. Diese bieten wesentlich mehr Platz für Daten in "kleinerer" Hardware und wenn man diese doppelt anschafft arbeitet man mit einer entsprechenden Spiegelung. Ne einfache und relativ sichere Methode Daten langfristig zu sichern. Die Revisionssicherheit wird Softwareseitig hergestellt mittels Zertifikaten und Signaturen. Damit man die Daten rechtssicher lagern kann.

Privat spielt dieser Bereich eher eine untergeordnete Rolle. Allerdings interessiert es mich wie man so etwas privat mit geringen Mitteln umsetzen kann? Die Idee mit den Ordnern ist eine richtig gute. Nur wie verhält es sich mit E-Mails und Fotos und andern Dingen die ggf. zu bestimmten Dokumenten dazu gehören? Legt ihr die einfach mit in den Ordner ab?

mfg
paule

 

[fotolli]

Emails speichert der Mac ja in ganz wundervolle Archivdateien. Lassen sich wunderbar sichern. Ich habe in Mail alle meine Mails seit 1996. Gehört zu einem Dokument was dazu, dann packe ich das in die pdf mit rein. Bei Fotos ist das ja völlig problemlos. Ich speichere meine Dateien in der Dropbox. Kritische pdf sind allerdings verschlüsselt. Zusätzlich erfolgt regelmäßig eine Sicherung über TimeMachine und gelegentlich auf DVD.

 

[saschabur]

fotolli, was für einen dropbox-account hast du genommen?

 

[fotolli]

Den kleinen mit 50 GB.

 

[TonyM]

Ich scanne seit Jahren ziemlich viel als pdf. Sicherung der Daten natürlich auf eine 2. HDD. Nur das wichtigste behalte ich auf Papier --> Mehr Akten etc.. als vor 10 Jahren habe ich also nicht

 

[Tekl]

@fotolli: Meinst du die Archive, welche man über Postfach→Archivieren erstellt? Wie kannst du die denn nutzen, ohne sie wieder zu importieren?

 

[fotolli]

Ich nutze die Archivierungsfunktion, um die E-Mails zu sichern. Die Archive lassen sich als Dateien selbst wohl nicht direkt verwenden. Allerdings bin ich mir da nicht so sicher.

 

[Tekl]

Was ist an den Archivdateien dann so wundervoll?

 

[larkmiller]

Wir hatten das Thema "papierloses Buero" kuerzlich in einem Kostenrechnungskurs, es ging da um Fixkosten in der Verwaltung....

Man kann relativ papierlos werden, wenn die Vorgaben der Finanzverwaltung richtig umgesetzt werden. Das ist machbar, erfordert aber Geld (Einzugsscanner, entsprechende Software fuer Verwaltung, transparente Archivierung, verlaessliche BackUp-Systeme).

Thema war bei uns, wie ein Verwaltungsprogramm mitwachsen kann. Da haben ein paar Profis aus ihrem Berufsleben erzaehlt, das scheint nicht wirklich trivial zu sein.

 

[papalapapp]

Das papierlose Büro wird mmn überschätzt. Es ist eine Illusion dass es billiger und einfacher ist. Ich halte es für falsch dass man das was es nunmal als papier gibt, zusätzlich nochmal durch den Computer jagt. Ich habe zwei Firmen daran scheitern sehen. Außer dem Chef empfanden es alle als kontraproduktiv weil man mehr gespeichert, gesucht und falsch benannt hat als das man etwas davon gehabt hätte. Und ich glaube nicht, es mir daheim anders gehen würde.

Nichts geht über einen ganz einfach sortierten Leitz Ordner in der Schrankwand. Ich werde den Teufel tun jeden Mist vom Amt, der Versicherung oder der Bank nochmal durchzumassieren. Man muss das Zeug ja nichtmal mehr lochen. Nur abhefen und man hat alles schön im Blick.

Ist aber auch ein Stückweit Geschmacksache und abhängig vom Fall.

 

[fotolli]

Das ist alles eine Frage der Benennung und der Ordnerstruktur. Ich bin jedenfalls sehr froh, dass ich viele meiner realen Ordner entsorgen konnte. Und ich habe immer alle Dokumente dabei.

 

[saschabur]

und vor allem findet man bei evernote (oder auch ganz einfach in einem Ordner auf dem Mac) alles über Stichworte wieder, selbst wenn die Scans heillos durcheinander liegen wûrden.

 

[Deleted member 99757]

Das papierlose Büro wird mmn überschätzt. Es ist eine Illusion dass es billiger und einfacher ist. Ich halte es für falsch dass man das was es nunmal als papier gibt, zusätzlich nochmal durch den Computer jagt.

IMHO hast du den Sinn des papierlosen Büros nicht verstanden. Es geht bestimmt nicht darum, billiger seine Unterlagen abzulegen! Es geht darum, dass es sehr viele Möglichkeiten bietet. Das fängt damit an, dass nun die Dokumente von jedem (dafür erreichbaren) Computer zugänglich ist. Du musst in größeren Dimensionen denken, du alleine kannst schnell mal neben deinen Tisch greifen und den Ordner rausholen, aber was macht derjenige, der erst vom 3. Stock in den Keller laufen muss und aus tausenden Ordnern den richtigen heraussuchen muss. Wenn ich dann 10-30 Jahre Unterlagen aufbewahren muss, dann werden schnell Lager(-hallen) gefüllt. Wer hat den Platz? Nicht nur das ich schnell auf die Unterlagen zugreifen kann, ich kann sie durchsuchen und auch unterwegs mitnehmen/lesen. Daran kann ich dann auch ganz schnell ein vernünftiges DMS anbinden.

Ich habe zwei Firmen daran scheitern sehen. Außer dem Chef empfanden es alle als kontraproduktiv weil man mehr gespeichert, gesucht und falsch benannt hat als das man etwas davon gehabt hätte. Und ich glaube nicht, es mir daheim anders gehen würde.

Naja das war wohl Missmanagement. Da hat der Chef wohl das wichtigste übersehen und seinen Mitarbeitern den Sinn des papierlosen Büros nicht erklären können. Wenn es da schon schiefgeht, dann ist das ja kein Wunder das Mitarbeiter erst mal bockig sind. Dann ist auch klar, warum die Dokumente falsch gespeichert, benannt und gesucht wurden. Das ist bei jeder Neuerung in einem Unternehmen so: Der Mitarbeiter ist nie über eine Änderung/Neuerung glücklich, da er nicht den Zusammenhang sieht und eigentlich im Kleinen (seinem Arbeitsplatz) denkt. Das habe ich schon des öfteren erlebt. Der Lieblingsspruch ist dann: Das war schon immer so und hat funktioniert. Schau dir mal Firmen an, bei denen das klappt! Wenn so etwas gut geplant, bei der Umsetzung überwacht wird und die Mitarbeiter geschult werden, sollte dass kein Grund zum scheitern sein. Aber solche Firmen scheitern nicht am papierlosen Büro, sondern daran, dass sie kein fähiges Projekt-/Management haben!

Ist aber auch ein Stückweit Geschmacksache und abhängig vom Fall.

Grundsätzlich magst du Recht haben, aber das geht nur im kleinen so nach Geschmacksache. Z.B. in der Automotiv Branche brauchst du dich gar nicht als Lieferant anbieten, wenn du nicht die nötige Hardware/Software für die online Abwicklung bzw. Fibu Anbindung hast. Vielleicht ist es noch kein papierloses Büro, aber Auftrage werden nur noch online (Stichwort EDI) abgewickelt. Das ist ja schon der erste Schritt zum papierlosen Büro

 

[papalapapp]

IMHO hast du den Sinn des papierlosen Büros nicht verstanden.... Du musst in größeren Dimensionen denken, ...

Dein Engagement ehrt dich, aber ich poste das im Sinne des Themenstarters für den Privatgebrauch bzw. Kleinbüro.

 

[MacsPlorer]

Ich bin auch vom DMS bzw. dem papierlosen (Privat)Büro überzeugt. Aber was ich nie verstehe, ist diese unnötige Optionsvielfalt der DMS Programme wie Devonthink oder Together, welches ich dafür benutze.

Warum muss ich meine eingescannten und durch eine OCR gejagten Dokumente mit einem Dateinamen versehen, der auch noch das Erstellungsdatum enthält? Einen Dateinamen zu vergeben ist natürlich dahingehend sinnvoll, wenn man wie ich mit Together arbeitet, was die Dokumente nicht in einer Datenbank speichert, sondern schön transparent in die native Dateistruktur auf der Festplatte ablegt. Wenn Together mal nicht mehr will, kann man immer noch per Spotlight suchen und auch die Tags (wenn man sowas braucht) werden mit denen von Spotlight abgeglichen. Da alle pdf Dokumente die OCR durchlaufen haben, kann man mit Together also schon Volltextsuche im Dokument betreiben.
Ich habe den Together Dokumenten Pfad in die Dropbox gelegt und kann so auch noch auf alle Dokumente mit dem iPhone mit "Dokuments To Go" zugreifen und natürlich auch bearbeiten und dann wieder hochladen. Nur dafür macht die manuelle Anpassung des Dateinamens Sinn, um mit dem iPhone ein Dokument nach dem Dateinamen zu suchen. Für Volltextsuche in der Dropbox habe ich noch keine iPhone App gefunden.

Wenn die DMS Programme Volltextsuche beherrschen, wozu brauche ich dann noch Tags oder die Einsortierung in eine virtuelle Ordnerstruktur wie es bei Devonthink möglich ist? Ich will nicht meine Dokumente hin und her ordnen, sondern finden, wenn ich sie suche. Da klicke ich mich doch nicht suchend von Ordner zu Ordner, sondern bemühe wieder die Volltextsuche, die meine gesamte Library auf einen Schlag durchsucht. Alles andere ist unnützer Aufwand.

Ich habe jetzt mal wieder Devonthink getestet und werde weiter bei Together bleiben. Das ist einfach transparenter. Die Devonthink iPhone App für über 10 Euro ist ein ziemlicher Witz, wenn auch erst in Version 1.0 erhältlich. Man muss die Daten manuell per Wifi zum iPhone syncen und kann sie dort nicht mal vernünftig bearbeiten. Eine Dropbox Cloud Lösung ist da noch nicht in Sicht. Vielleicht macht das ganze dann ja Sinn.

 

[Tekl]

Also ich finde die Ordner sinnvoll, um z. B. alle Dokumente für die Steuererklärung 2009 zusammengehörig finden zu können. Klar ließe sich das auch über den Dateinamen regeln, aber selbst bei 27" werden dann Dateinamen schnell zu lange, so dass man scrollen muss.

 

[MacsPlorer]

Also ich finde die Ordner sinnvoll, um z. B. alle Dokumente für die Steuererklärung 2009 zusammengehörig finden zu können. Klar ließe sich das auch über den Dateinamen regeln, aber selbst bei 27" werden dann Dateinamen schnell zu lange, so dass man scrollen muss.

Dateinamen zu verwenden ist ja auch nur die Notlösung. Um Dokumente zusammenzufassen, eignen sich Tags am besten. Wenn man Dokumente in Ordnern zusammenfasst, dann taucht wieder das Problem auf, dass ja ein Dokument auch mal zu mehreren Ordnern bzw. Projekten gehören kann und man es dann wieder physisch kopieren, replizieren oder verlinken muss. Um mich nicht mit der manuellen Verwaltung von Ordnern befassen zu müssen, verwende ich ja ein DMS. Ansonsten könnte ich die Dokumente auch manuell im Finder in angelegte Ordner einsortieren.

Den Sinn von angepassten Dateinamen und auch Tags kann ich nachvollziehen aber das manuelle Einsortieren in Ordner macht für mich keinen Sinn.

 

[fotolli]

Doch, es macht Sinn. Besonders, wenn man Cross-Plattform arbeitet. Was nützen einem die schönsten Tags auf dem Mac, wenn der PC sie nicht lesen kann? Es fehlt einfach ein Standard für betriebssystemübergreifende Meta-Tags so wie EXIF für JPG. Solange es das nicht gibt, bleibe ich Fan einer guten Ordnerstruktur in Verbindung mit Spotlight und der Windows-Suche.

Weiterhin stört mich an Datenbanklösungen, dass man auf Gedeih und Verderb der Software ausgeliefert ist. Wenn man die Datenbank schrottet z. B. durch ein fehlerhaftes Update, dann ist richtig Stress.

 

[MacsPlorer]

Darum meine Empfehlung zu Together. Da wird hervorragend benutzerfreundlich die Verwaltung auf Basis der betriebssystemeigenen Features umgesetzt. Ist eben kein Tool, was alle Dokumente in ein undurchschaubares Datenbankfile wirft. Wenn man irgendwann Together nicht mehr verwenden will, stehen alle vergebenen Tags als Spotlight Kommentare weiterhin zur Verfügung. Ausserdem kann man ja ohnehin unabhängig von Together mit Spotlight suchen.

Mein Workflow sieht folgendermassen aus:
1. Scannen mit einem Canon MX870 über den ADF, der auch mehrere Seiten verkraftet
2. Die von Canon mitgelieferte Software MX Navigator erzeugt automatisch pdfs mit OCR
3. Automatische Übergabe der pdfs an Together zum Taggen und zur Eingabe des Dateinamens
Together wirft die pdfs alle in ein Verzeichnis, was völlig ausreicht. Gesucht wird dann in Together im Volltext und den Tags.

Sehr einfach aber wirkungsvoll.

 

[fotolli]

Ich habe mir Together gerade angeschaut. Gefällt mir. Leider funktioniert es halt nicht im Austausch zwischen verschiedenen Betriebssystemen.