Wie am besten auf dem Weg zum papierlosen Büro?

[Deleted member 99757]

DEVONthink ist zwar ganz nett, aber ich habe es nicht genommen, da die Software kein ADF bei meinem Canon MX850 beherrscht! Sowas ist einfach ein muss. Ich habe auch immer wieder Probleme mit solchen Datenbanken. Warum kann man die Dokumente nicht da ablegen, wo man will? Muss das immer in einer weiteren Datenbank passieren. YEP hat zwar kein OCR, aber mit der 2er Version werden Schlüsselwörter wenigstens nun in der Datei selber gespeichert und es gibt keine Datenbank mehr. Man kann schnell die Dateien auf einem anderen Rechner verfrachten, ohne gleich Datenbanken zu synchronisieren.

 

[ImperatoR]

Hilft evtl. SANE?
http://www.ellert.se/twain-sane/

Leider nein: Unsupported.

 

[fotolli]

Ich habe bei mir das papierlose Büro sowohl privat als auch geschäftlich so weit umgesetzt, wie es halt geht. Außer der Buchführung, die an den Steuerberater geht, wird hier gar nichts mehr abgeheftet. Die besten Erfahrungen habe ich ebenfalls bisher mit folgendem Setup gemacht:

Scanner: Fujitsu Scansnap
Software: Adobe Acrobat (war beim Scanner dabei)
Scan mit Texterkennung
Ablage in logischer Ordnerstruktur (innerhalb der Dropbox) mit Dateinamen dieser Art "Apple Store - 2010-05-14 - iPad" oder auch direkt beginnend mit dem Datum. Durch eine gute Ordnerstruktur bin ich von spezieller Software unabhängig und kann meine Doks auch auf anderen Geräten finden, z. B. auf iPhone oder iPad. Auf dem Mac nutze ich dann allerdings meistens die geniale Spotlight-Suche.

Ich arbeite so jetzt schon zig Jahre, selbst ein Wechsel von Win zu Mac war dabei bis auf den fehlenden Scannertreiber problemlos.

 

[MACerkopp]

Mein Reden...

Aber die meisten brauchen ja immer "irgendeine Software..." die das mehr oder minder sinnvolle ablegen der Dokumente für sie übernimmt.

Gruss vom
MACerkopp

 

[fotolli]

Solange nicht die Sortierungsoptionen oder Tags innerhalb der Dokumente als Metainformationen gespeichert werden, kommt für mich keine Dokumentenverwaltungssoftware in Frage. Will man nämlich mal die Software wechseln, weil es z. B. was Besseres gibt, dann hat man den Salat. Von defekten Datenbank mal ganz zu schweigen.

Bei Fotos finde ich es zum Beispiel genial, dass man fast beliebige Stichwörter usw. in den EXIF oder IPTC Metadaten speichern kann. Da braucht dann eine Verwaltungssoftware nur drauf zugreifen und voilà, alles perfekt sortiert. Diese Art von Metadaten wünsche ich mir plattformübergreifend für alle Dateien.

 

[Deleted member 99757]

Ich habe bei mir das papierlose Büro sowohl privat als auch geschäftlich so weit umgesetzt, wie es halt geht. Außer der Buchführung, die an den Steuerberater geht, wird hier gar nichts mehr abgeheftet.

Hört sich ja interessant an, ABER mich würde interessieren, wie du deine Dokumente archivierst?Werden die gescannten Dokumente auch als "Original" bei Ämtern, etc. akzeptiert? Ein einfacher Scan ist doch meines Wissens nicht mit dem Original vergleichbar? Musst du nicht gewährleisten, dass die Dokumente nicht verändert wurden/werden können (z.B. Signatur)? Wir (Mittelständischen Unternehmen) haben uns sowas mal angesehen und das war uns dann doch zu viel Aufwand! Im privaten ist das ja alles kein Thema, aber in der Geschäftswelt sehr wichtig.

 

[fotolli]

Naja, deswegen habe ich ja auch geschrieben, dass die Buchführung noch in Papierform abläuft. Da gibt es mittlerweile aber bestimmt auch Möglichkeiten. Privat wird Papier tatsächlich einfach entsorgt. Bei Dokumenten bei denen ich mir unsicher bin, lege ich sie im Original unsortiert in einen Kasten. Sollte tatsächlich der unwahrscheinliche Fall eintreten, dass irgendjemand das Originalpapier Serben will, dann muß es eben rausgekramt werden.

 

[don.chulio]

Die Variante von fotolli gefällt mir am besten, werd ich auch so umsetzen...

 

[Deleted member 99757]

@fotolli:
Ok, das hatte ich vermutet. Also für kleinere "Unternehmen" ist der Aufwand und die Kosten für so ein DMS einfach zu hoch, da sollte man eher auf einen Dienstleister zurück greifen. Wobei dies auch nicht gerade ein Snäppchen ist Ich persönlich halte es (privat), ähnlich wie du ... nur nutze ich einen MX850.

 

[fotolli]

Ich werde mal meinen Steuerberater fragen, wie eine elektronische Buchführung aussehen könnte. Dazu dann später mehr.

 

[guy_incognito]

@fotolli

Man kann das ja durchaus in digitaler Form speichern. Das Problem ist aber einen geeigneten Datenträger zu haben, der (garantiert) 10 bzw. besser mindestens 20 Jahre durchhält und dann auch noch gelesen werden kann (und man dann auch noch ein funktionierendes Lesegerät hat).

 

[MACerkopp]

@fotolli

Man kann das ja durchaus in digitaler Form speichern. Das Problem ist aber einen geeigneten Datenträger zu haben, der (garantiert) 10 bzw. besser mindestens 20 Jahre durchhält und dann auch noch gelesen werden kann (und man dann auch noch ein funktionierendes Lesegerät hat).

Das ist bei den heutigen Speicherpreisen aber doch nicht wirklich das Problem, oder?

Digitale, optische Medien sind zumindest zu Archivierungszwecken heute doch vollkommen überholt.
Aber eine Handvoll Dateien/Ordner in einem Rutsch von einer alten auf eine neue Festplatte zu kopieren ist ja jetzt nicht so das Problem... Selbst, wenn man das mal alle 3 Jahre durchführen muss.

Gruss vom
MACerkopp

 

[guy_incognito]

Magnetische Datenträger sind ja auch nicht wirklich toll. Mir ist nicht nur einmal eine Festplatte nach einem Jahr über den Jordan gegangen. Da müsste man dann ja z.B. aller 6 Monate eine neue Festplatte beschaffen und alles Umkopieren und das ganze nochmals als Backup. Hmm ... da sind ja bald die Lagerkosten für's Papier billiger.

 

[Deleted member 99757]

Wichtiger ist die Indexierung und revisionssichere Archivierung! Das wird mit "normalen" Festplatten kaum möglich sein. Da braucht es schon ein bisschen mehr an Hard- und Software. Ich sage nur WORM.

@guy_incognito:
Archivierungsfristen reichen bis 30 Jahre!

 

[MACerkopp]

Ja klar, der Aufwand, der für das Backup zu betreiben ist, ist immer abhängig von den zu sichernden Daten.

Das muss ja jeder für sich selbst entscheiden.

Mir ist in den letzten Jahren noch nicht eine HDD verreckt. Glück gehabt... Vermutlich auch nur, weil immer eine Backup-Platte mit läuft...

 

[guy_incognito]

@Duck Dodgers

Stimmt … ich war mir nicht so sicher mit den Aufbewahrungsfristen. Danke für die Präzisierung.

WORM scheint das einzig Wahre zu sein; taucht zumindest immer wieder als solches auf. Wie sieht es eigentlich mit Magnetbändern aus? Wäre das auch noch eine Option. Weiß jetzt nicht, wie es da mit der Haltbarkeit aussieht.

 

[Deleted member 99757]

WORM scheint das einzig Wahre zu sein;

WORM ist nur eine Technologie und sagt nichts über das Speichermedium aus! WORM = write once read multiple. Es gibt unterschiedliche Methoden, das zu realisieren: Software- und Hardwareseitig.

 

[guy_incognito]

Dann lass mich präzisieren: MO … Die gibt es ja nun auch schon seit einer gefühlten Ewigkeit.

Alternativ kann man den Binärcode ausdrucken. Das ist dann auch ein schönes WORM.

 

[Deleted member 99757]

Dann lass mich präzisieren: MO … Die gibt es ja nun auch schon seit einer gefühlten Ewigkeit.

Das schon, aber MO-Disks sind keine WORM Medien und daher selber nicht revisionssicher!

Alternativ kann man den Binärcode ausdrucken. Das ist dann auch ein schönes WORM.

Das wäre ein super Idee ... Viel Spaß beim eintippen

 

[larkmiller]

@fotolli

Man kann das ja durchaus in digitaler Form speichern. Das Problem ist aber einen geeigneten Datenträger zu haben, der (garantiert) 10 bzw. besser mindestens 20 Jahre durchhält und dann auch noch gelesen werden kann (und man dann auch noch ein funktionierendes Lesegerät hat).

Und es gibt eindeutige Vorschriften, wie die rein elektronische Archivierung auszusehen hat.

Du kannst wahrscheinlich viel in Deinem digitalen Office herumexperimentieren, aber wenn das Finanzamt anklopft, wird es ernst. Und wenn es dem Steuerpruefer zu bunt und zu wirr ist, dann wirst Du geschaetzt und das ist in 101 von 100 Faellen nicht lustig.