Wie am besten auf dem Weg zum papierlosen Büro?

[don.chulio]

Abend,
würde gerne meine Dokumente digitalisieren und auf ein Minimum beschränken. Mit welcher Soft- bzw. Hardware mache ich das am besten? Hat jemand von euch schon Erfahrungen in dem Bereich sammeln können und kann Empfehlungen geben?

 

[fatzge]

Tipps kann ich Dir nicht wirklich geben.
Aber meine Firma versucht das seit Jahren umzusetzten. Keine Chance!
Wenns nur um ein Privatbüro geht, vielleicht möglich ; mit nem Einzugscanner, ansonsten machts ja mehr Arbeit, als abzuheften.

 

[don.chulio]

Ich mein schon im Privatbereich, hat da wer Ideen?

 

[ImpCaligula]

Ich mein schon im Privatbereich, hat da wer Ideen?

Privat oder geschäftlich..... kaum eine Chance wirklich papierlos zu werden. Ansonsten - von Herlitz oder Leitz gab/ gibt es eine "nette" Software, wo Du eingescannte Dokumente (PDF) verwalten kannst - ebenso wie Mails, Word Dateien etc..... - ist so eine Art virtuelle Ordner.

Und Du könntest das PDF Management von Acrobat Writer 9 Pro nehmen. Du müsstest halt alles als PDF umwandeln - dann hat der Acrobat Writer so eine Art PDF Datenbank Funktion - mit Ordner, Suche, Datenbank usw.....

 

[don.chulio]

Ich sagte ja auf ein Minimum beschränken, am liebsten wären mir Leute die wirklich schon praxisnahe Erfahrungen haben.

 

[ImpCaligula]

Ich sagte ja auf ein Minimum beschränken, am liebsten wären mir Leute die wirklich schon praxisnahe Erfahrungen haben.

Das war mein Ernst. Schau Dir den Acrobat Organizer an. Du musst die "Papier" Dokumente ja irgendwie archivieren - hier bietet sich PDF als ideale Form an. Durch den "neuen" PDF Organizer hast Du eine sehr gute Verwaltung Deiner archivierten PDF Dokumente. nachteil - der Acrobat ist nicht gerade "günstig". Alternativen könntest Dir hier mal anschauen:

http://www.heise.de/software/download/o0g2s3l11k23

 

[MACerkopp]

Hy!

Ok, dann ein paar Tips aus der Praxis

Erster Tip: Den Drucker aus dem Haus verbannen... Das zwingt Dich, Deine Dokumente "irgendwie anders zu verwalten". Das mache ich seit Jahren so und das klappt super. Das bisschen, was ich dann noch WIRKLICH drucken muss, drucke ich in der Firma.

Mein Workflow:

- anfallende Papiere kurz sammeln (eine Woche oder so) und dann mit einem Einzugsscanner scannen. (handelsübliche Multi-Funktions-Geräte)

- Diese Scans am besten als PDF abspeichern.

- Die PDFs durch eine OCR (Z.B. Abby Fine Reader) laufen und erkennen lassen.

- Diese so extrahierten Dokumente abspeichern, z.B. "2010_05_11_Finanzamt_Steuerbescheinigung", und in einer Dokumentenstruktur a la

---Dokumente
----- Briefe
----- Rechnungen
----- Bibliothek

ablegen.

So findest Du immer mit oder ohne Spotlight Deine Informationen, die zumal noch im Klartext durchsuchbar sind.

Man kann natürlich auch spezielle Datenbanksoftware nutzen, die hat aber den Nachteil, dass wenn man mal eine andere Software nutzen will, diese die bisherige Daten nicht versteht oder erst umständlich konvertieren muss.

Grundsätzlich können einem die aktuellen OSX-Funktionen wie Vorschau und Spotlight schon sehr viel Arbeit abnehmen und ersparen auch das installieren von zusätzlichen Programmen.

Gruss,
MACerkopp

 

[ImperatoR]

Welcher Scanner ist empfehlenswert? Mit gepflegten Treibern für Mac OS X … (denn mit Canon habe ich sehr schlechte Erfahrungen in der Hinsicht: total veraltete Treiber!)

 

[MACerkopp]

Das wüsste ich auch gerne denn meine alte Brother-Möhre gibt so langsam den Geist auf.

 

[landplage]

Für die Verwaltung von PDF schau Dir mal Yep an. Das kann mit PDF umgehen, man kann sehr einfach und schnell Tags (Schlagwörter) vergeben und die Dokumente danach sortierten oder beliebig gruppieren. Eine ältere Version solltre noch kostenlos im Netz aufzufinden sein.

 

[ImperatoR]

Oder DevonThink, soll auch ganz gut sein …

 

[don.chulio]

Ich schau mir mal Yep und DevonThink an, danke für die Info. Gibts keine Möglichkeit dass ganze in eine Cloud zu legen, die logischerweise verschlüsselt ist? Dann könnte man mit iPhone/iPad draufzugreifen. Weil so wie ich mich kenne, brauche ich irgendwelche Angaben aus den Dokumenten wenn ich unterwegs bin.

 

[Scotch]

Ich benutze auch Yep. Das hat den zusaetzlichen Vorteil, dass die immer haeufiger versandten PDF-Dokumente (ELSTER, Banken, Auftraege/Rechnungen usw.) gleich automatisch miteinsortiert werden.

Da dir alle Programme freistellen, wo du die Datenbank speicherst, kannst du sie natuerlich auch "in die Cloud" legen. Die Daten, um die es hier geht, sind allerdings so ziemlich die letzten, die ich ins Netz auslagern wuerde... aber das muss jeder fuer sich entscheiden.

im Gegensatz zum Vorposter kann ich nur zu Canon raten - exzellente Treiber, auch fuer aeltere Modelle und regelmaessige Updates. Ich nutze einen MX700 als Netzwerkdrucker (inkl. Netzwerkscan) und das tut's seit Tiger problemlos. Der Nachfolger (MX870) wurde AFAIR hier unlaengst auch wieder in den hoechsten Toenen gelobt.

HTH,
Dirk

 

[CARN]

Ich stelle mein Büro (bin Lehrer und bekomme eine MENGE an Papieren) gerade auf papierlos um: Mit DEVONthink und dem Scansnap S3000M macht das sogar richtig Spaß. Alle Papierdokumente in den Scanner werfen, Taste drücken, alles wird gescannt, Texterkennung durchgeführt und als durchsuchbares PDF in DEVONthink angelegt.

 

[Tekl]

Ein echter Cloud-Dienst wäre Evernote mit einer sehr guten Mac-Software. Die macht sogar serverseitig OCR, aber nur für die Suche. An das OCR-Ergebnis selber kommst du nicht ran. Es gibt einen kostenlosen Basis-Account.

Alternativ kannst du bei fast jeder Software die Datenbank-Datei (meist auch nur ein Ordner) auf die iDisk oder besser (da schneller) DropBox (der Link gibt dir und mir 250 MB mehr Platz) ablegen. Die Basisversion von Dropbox mit 2 GB ist ebenfalls kostenlos und nicht so eingeschränkt wie Evernote.

Ich lege mittlerweile fast alles unkritische auf meine Dropbox. Preferences, Dokumente und eBooks/Tutorials (PDF).

Eine DropBox ist zwar auf dem Server verschlüsselt, aber nicht bei dir auf der Platte. Da gibt's dann die Möglichkeit ein verschlüsseltes Image auf die DropBox zu legen oder EncFS einzusetzen. Letzteres ist besser für's Syncing, da weiterhin Einzeldateien gesynct werden. Allerdings hat man dann meines Wissens keinen Zugriff mehr auf dem iPad/iPhone.

Ich nutze bei Bedarf einfach passwortgeschützte PDFs mit Kennwort. Allerdings unterstützt das iPhone scheinbar noch nicht direkt passwortgeschützte PDFs, so dass die iDisk und DropBox App nur eine leere PDF anzeigt. Allerdings gibt es die sehr empfehlenswerte App GoodReader. Dieser kommt mit solchen PDFs klar und bietet auch direkt Zugriff auf die DropBox oder die iDisk.

 

[FrankR]

Bin Privat und für meine geschäftliche Arbeit (nicht das ganze Büro, nur das was mich betrifft, d.h. allgemeine adminstrative Sachen, Dokumentationen etc.) seit langem mit Devon Think (Office Pro) und einem Fujitsu ScanSnap mehr als zufrieden.

 

[ImperatoR]

im Gegensatz zum Vorposter kann ich nur zu Canon raten - exzellente Treiber, auch fuer aeltere Modelle und regelmaessige Updates.

Dass ich nicht lache. Canon macht zwar exzellente Hardware, die Software ist auch nicht schlecht, wenn sie denn gepflegt werden würde! Ich muss mich mit Steinzeit-Treibern für 10.1.3 rumärgern für meinen CanoScan 3200F (und so wahnsinnig alt ist der nun auch wieder nicht). Ja Canon kann ich für die regelmäßigen Updates loben!

Und es ist ja nicht so, dass ich mich noch nicht beschwert hätte. Die Antwort dazu:

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass der von Ihnen gewünschte Treiber derzeit nicht zur Verfügung steht. Informationen, ob und wenn ja wann dieser Treiber zur Verfügung stehen wird, liegen uns nicht vor.

Regelmäßige Updates? Is kla …

 

[Tekl]

Geht der Scanner nicht ohne Spezial-Treiber? Ich hatte bei Epson auch immer Probleme, nun verwende ich einfach das, was bei OS X dabei ist und habe eine Sorge weniger. Klar unterstützt das nicht alle Features, aber was ich brauch ist dabei.

 

[ImperatoR]

Geht der Scanner nicht ohne Spezial-Treiber?

Schön wär's … der CanoScan 3200f ist kein unterstütztes Gerät.

 

[Tekl]

Hilft evtl. SANE?
http://www.ellert.se/twain-sane/