[iPad only] Work on iPad only!

[Joh1]

Es wäre einfach schön wenn man auf dem iPad auf OS X umschalten könnte.

 

[staettler]

ABER ich weiss nicht wie man die Datenleaks aus der iCloud einschätzen soll bei denen einigen Promis leichtbekleidete Bilder entwendet wurden

Das war deren eigene Schuld. 1234 ist kein wirklich gutes Passwort.

 

[RedCloud]

4711 übrigens auch nicht.

 

[MacAlzenau]

leichtbekleidete Bilder

Wer zieht denn seinen Bilder Klamotten an?

 

[ottomane]

Ich wollte meine Daten mit einem Synology NAS und de Mac per DS Cloud synchronisieren. Neben einigen Unzuverlässigkeiten stelle ich nun fest, dass die iOS-App Dateien nur bis 10 MB Größe überträgt.

Ich muss mich korrigieren. Ich habe mich beim Support von Synology über diese Einschränkung beschwert und prompt die Antwort bekommen, dass man die max. Dateigröße bis auf 10 GB heraufsetzen kann. Leider ist dies Einstellung in der App etwas verborgen, sodass ich glaubte, es wäre immer noch auf 10 MB begenzt (einige Forenposts bei Synology berichteten von dieser Beschränkung und daher nahm ich diese eher als gegeben an).

Vielleicht gebe ich DS Cloud erneut eine Chance. Es gibt eben nicht viele Alternativen.

BitTorrent Sync habe ich zwischenzeitlich getestet. Es ist rasant und scheinbar recht zuverlässig. Allerdings habe ich die Synchronisation ohne Hilfe externer Dienste noch nicht hinbekommen (bei OS X geht dies, bei iOS möglicherweise nicht).

 

[paul.mbp]

Wäre "owncloud" auf der synology eventuell noch eine Option ?

 

[ottomane]

Ich glaube, es müsste laufen. Allerdings halte ich nicht viel von der Software. Ich habe sie in einem anderen Szenario im Einsatz, das reicht mir

 

[paul.mbp]

uups, was spricht gegen owncloud ?

Da hier noch ein MacMini gelangweilt rumsteht hatte ich mir überlegt diesen mit mamp und owncloud als sync Dienst aufzusetzen.

 

[ottomane]

Der Client bringt mein MBPr zum Ruckeln, es sind bei uns Dateien verschwunden, laut Foren z.B. bei Heise.de gibt es immer wieder Probleme bei den Updates, ... bis vor einigen Releases hatte ich den Eindruck, dass das Projekt sehr schlampig geführt wird.

Aber es mag sein, dass es derzeit das kleinste Übel ist Vielleicht muss ich ihm auch noch einmal eine Chance geben.

Seafile scheint sonst sehr gut zu sein. Allerdings nicht für die Synology, aber vielleicht für deinen Mini.

 

[paul.mbp]

Warum in die Ferne schweifen wenn das Gute liegt so nah …

nix owncloud
nix seafile
os x server http://www.apple.com/de/osx/server/

Damit sollte die lokale Synchronisation mit iOS 9 devices klappen, ich werde es testen.

Einziges Problem: mein workflow ist damit dann nicht mehr "iPad only"
Dafür bleiben aber die Daten lokal und (hoffentlich) sicherer als bei externen Anbietern.

 

[ottomane]

Termine und Kontakte kann man damit synchronisieren, aber zu Dateien finde ich jenseits von Freigaben nichts außer rsync. Ich bin gespannt, was du berichtest. Das wäre ja wirklich eine simple Lösung.

 

[Spidey]

Ich verfolge den Thread mit großer Begeisterung.

Only iPad wäre mir momentan etwas zu stressig, die Idee finde ich aber gut.
Durch den Thread bin ich auch wieder dran, meine bestehenden Unterlagen zu digitalisieren.

Dazu auch meine Frage:
Ich habe vor, alles zu scannen und wie @paul.mbp nur das wichtigste und nötigste in Papierform zu behalten. Auch die Idee mit dem Paginierstempel ist gut und werde ich wohl übernehmen...

Wie muss ich mir das mit OCR vorstellen? Ich habe ein gescanntes PDF. Was macht OCR nun damit? Habe ich dann die selbe PDF, in der ich nach Worten suchen kann, bzw. direkt aus dem Finder nach Wörtern im Dokument suchen kann?
Muss ich beim Scannen etwas beachten, damit das Programm sauber ausgeführt werden kann?

Durch eine einfache Möglichkeit, die PDFs zu suchen/finden würde (in meinem Fall) eine umständliche Ordnerstruktur entfallen.

 

[paul.mbp]

OCR ist quasi die Texterkennung die im gescannten Dokument nach Buchstaben / Wörtern sucht und den gefundenen Text im Dokument einbindet, so das dieses durchsuchbar ist. Auf der Homepage von Scan+ ist ein Video in dem man sieht wie OCR über das Dokument läuft. Dabei wird der gefundene Text gelb hinterlegt.

https://smilesoftware.com/pdfpen-scan

Keine Sorge das gelb hinterlegte wird nur während des OCR Vorgangs angezeigt, danach sieht das pdf wíeder ganz normal aus

 

[Spidey]

Die App legt dann sozusagen die Text-Information über das ursprüngliche PDF? Habe ich das richtig verstanden?

Gibt es zB bei der Auflösung der Scans eine empfohlen Auflösung?

 

[paul.mbp]

Ja genau die Textinformationen sind dann in dem pdf enthalten. Per Suche (spotlight usw.) kann das Dokument durchsucht werden. Die optimale Qualität wirst Du ausprobieren müssen. Beim ScanSnap steht bei mir die Bildqualität auf "auto"

Welchen Scanner verwendest Du ?

...Ich bin gespannt, was du berichtest. Das wäre ja wirklich eine simple Lösung.

ich bin happy
Habe mir heute morgen den OSX Server auf dem mac mini installiert. Dann noch einen Benutzer und Dateifreigabe eingerichtet, schon konnte es losgehen. Der Abgleich der Daten läuft nun über WebDAV vom iDevice zum Server und von dort zum nächsten iDevice.

WebDAV wird von verschiedenen Apps unterstützt so das über diesen Weg der Austausch von Dokumenten möglich ist.
Vorteil dabei: die Dokumente verlassen mein Haus nicht. Ausser auf dem iDevice, aber dort sind sie ja verschlüsselt (bis das FBI eine backdoor hat)

 

[Spidey]

Habe das gerade mal ausprobiert...

Das ist ja ganz herrlich! Bestehendes Dokument gescannt, auf die Cloud, mit PDFpen den OCR gestartet und dann wieder in PDF expert.

Und man kann super easy nach Schlagwörtern im Dokument suchen. Klasse!

Scanbot Pro habe ich noch bei mir entdeckt. Auch ganz praktisch für Kassenzettel o. Ä.

Glücklicherweise kann ich auf einen bizzub 284e von Konica Minolta zugreifen.

 

[paul.mbp]

hab grad mal nach dem Scanner gegoogelt… das ist ja was richtig grosses

Die ScannerApps die per Kamera abfotografieren sind mittlerweile auch ganz gut. Aber mir war das immer zu fummelig, insbesondere bei gefalteten Briefen. Für "mal eben" und nicht zu häufig ganz OK, aber grössere Mengen möchte ich damit nicht bearbeiten. Da ist mir der iX500 wesentlich lieber. Sauschnell, extrem leise und bequem in der Handhabung.

Hab grad mehrfach meinen neuen Workflow getestet: etwas mehr als eine Minute dauert es ein zweiseitiges Dokument zu scannen, zu benennen, OCR laufen zu lassen, in den passenden Ordner zu verschieben und zu synchronisieren. passt

Werd gleich noch beschreiben wie der optimierte Workflow jetzt bei mir ausschaut.

 

[Spidey]

Ja, das Ding ist eben für die großen Aufgaben dieser Welt gemacht. Da kann es auch meine Dokumente scannen

ScanBot finde ich für kleine Dinge (Notizen, Kassenzettel, schnell mal was handschriftliches) ganz praktisch. Einen Post-it Zettel kann ich schlecht scannen, bzw. würde das den Aufwand nicht lohnen...

Ich bereite momentan mal das ganze vor. Gerade beim Benennen der PDF-Dateien und auch bei der folgenden Ablage bin ich mir noch nicht ganz sicher, wie ich es gestalten werde.

Zu feingliedrig soll es nicht werden. Zu grob (1 Ordner für 548 unsortierte Dateien) sollte es aber auch nicht sein...

 

[paul.mbp]

iDevice paperless workflow

Im folgenden möchte ich einen workflow vorstellen mit dem man seinen "Papierkram" auf paperless umstellen kann. Es ist nur eine Möglichkeit von vielen Wegen die man bestreiten kann und hat keinesfalls den Anspruch das dies für jeden perfekt passt.

Als Anforderungen wurden definiert:

• Workflow auf dem iDevice
• schnell, einfach, zuverlässig
• keine Dokumente in der Cloud
• sync zwischen mehreren Endgeräten
• url scheme zur Verlinkung der Dokumente auf iOS
• langfristige Dokumentenablage ohne Softwarezwang

Um dies umzusetzen habe ich in den vergangenen Tagen intensiv verschiedene Apps und deren Zusammenspiel getestet und meine Favoriten ermittelt. Ein langfristiger Test der Zuverlässigkeit steht noch aus, aber bislang hat es problemlos funktioniert.

1. Scan mit dem iX500 und der scansnap app
2. umbenennen der Datei auf einen informativen Namen (2016-02-29-KfzHaftpflicht)
3. öffnen in … scan+ app
4. OCR in scan+
5. öffnen in … notebooks 8 app
6. verschieben in den passenden Ordner
7. sync…

Diese 7 Schritte erledigt man in einem Streich der so etwas über ne Minute dauert.
Was benötige ich dazu ?

den iX500 Scanner: http://scanners.fcpa.fujitsu.com/scansnapit/DE/scansnap-ix500.php

Das Gerät ist einsame Spitze fürs Homeoffice und hat jede Menge positive Reviews. Nicht zu gross, quasi lautlos, schnell und sehr zuverlässig.
​

die scansnap app: https://appsto.re/de/1bZSB.i

Damit wird der iX500 vom iDevice angesteuert und die scans ins iDevice übertragen. Nicht besonders hübsch die App, aber funktionell ​

die scan+ app: https://smilesoftware.com/pdfpen-scan

Das ist die einzige ScanApp (die ich gefunden habe) die bereits gescannte Dokumente als pdf annimmt und OCR lokal ausführt. Das heisst zur Schrifterkennung wird kein Server kontaktiert sondern die Daten bleiben auf dem iDevice.
​

die notebooks 8 app: http://www.notebooksapp.com

Dies ist die grösste Änderung in meinem bisherigen workflow. Notebooks 8 ersetzt bei mir den PDFexpert und bietet wesentlich erweiterte Möglichkeiten. Neben dem Verwalten und umfangreichen bearbeiten von Dateien kann ich in der App selbst Dateien erstellen. Das geht los bei einfachen Textnotizen, über formatierte Texte bis hin zur Möglichkeit Aufgaben zu definieren an die man sich erinnern lassen kann etc. Man kann Skizzen erstellen, Fotos einbinden etc

Und natürlich, mein heissgeliebtes Feature, das direkte Verlinken von Dokumenten funktioniert auch hier. Das klappt wesentlich bequemer und besser als beim PDFexpert. Da muss man die Links manuell erstellen. Der goodreader kann immerhin die Links per Button in die Zwischenablage kopieren, so das man diese manuell z.b, in omnifocus einfügen kann, aber notebooks 8 macht das noch einfacher. Man kann jeden Eintrag, also nicht nur das pdf, sondern auch Notizen, Aufgaben oder ganze Ordner an Omnifocus senden. Ein Klick, und in Omnifocus wird ein neuer Eintrag mit dem Link zum Dokument erstellt… perfekt

Die App bietet mir somit neben der pdf Verwaltung noch eine Notizen App und eine Aufgabenverwaltung. Quasi ein schweizer Messer fürs Homeoffice, auch wenn die App aus Österreich ist

Apropos Verwaltung, da hat die App einen sehr guten Weg eingeschlagen der einen die langfristige Ablage von Dokumenten ermöglicht ohne das man sich an eine bestimmte Software bzw. Datenbank bindet. Sämtliche Dokumente werden in einer Ordnerstruktur abgelegt so das man jederzeit mit einem Filebrowser direkt an die Dateien kommt. Ich kann so z.B. den Notebooks Ordner vom Server auf eine externe Festplatte sichern, und selbst wenn Notebooks crasht o.ä. man kommt jederzeit und ganz normal an diese Dateiablage. Und apropos Dateiablage: die App kann mit sehr vielen Dateitypen umgehen und ist nicht auf pdf beschränkt.
​

Ich habe jetzt noch keine langfristige Erfahrung zur Zuverlässigkeit des workflows, aber in den Tests der letzten Tage gab es keine nennenswerten Probleme.

Nun noch kurz zur Cloud bzw. zum Synchronisieren. Die Apps bieten alle vielfältige Möglichkeiten die Daten in die Cloud zu verschieben. Man kann direkt vom Scanner in die Cloud scannen und dann mit einer der Apps darauf zugreifen. Aber ist das sicher ?
Dafür müsste man dann extra Apps nutzen wie boxcryptor oder docwallet oder… das wäre jedes mal ein Zwischenschritt und auf Dauer vermutlich nervig. Also hab ich mich entschieden die Synchronisation nur inHouse durchzuführen. Dazu hab ich den OSX Server auf meinem Mac mini installiert und lasse ihn im Hintergrund laufen. Der Datenaustausch erfolgt dann per WebDAV im Heimnetz.

Das iDevice sendet Änderungen auf das Serverlaufwerk, ein anderes iDevice kann sich die Änderungen dort abholen. Parallel dazu sichert der mini den Datenbestand regelmässig so das ich mein eigener Herr über die Daten bin und bleibe. Lediglich über ein verschlüsseltes offsite Backup denke ich noch nach (z.B https://www.arqbackup.com ) Denn auf Dauer ist das Umstecken und auslagern der externen Festplatte nervig.

Wie bei so vielen Dingen, es gibt x-Möglichkeiten der Realisierung. Zum jetzigen Zeitpunkt passt obiger workflow für mich perfekt. Ob es langfristig so bleibt zeigt der Test der Zuverlässigkeit in den nächsten Tagen… stay tuned

 

[ottomane]

Vielen Dank für die tolle Beschreibung des Workflows.

Die Synchronisation mit dem OS X-Server habe ich noch nicht verstanden. Das Protokoll ist WebDAV. Wenn ich es richtig verstehe, läuft die Synchronisation dann nicht über eine eigene App, sondern über den Import-Dialog in jeder einzelnen App. Musst du dann nicht nach jedem Öffnen auch wieder praktisch einen Export über WebDAV auf die Serverfreigabe machen?
Sind die Daten unter iOS auch offline synchronisiert? Hm, das kann ja irgendwie nicht. Insofern ist das eine gute in-House-Lösung, aber für unterwegs dann doch eher unpraktisch, oder?

Ist das nicht eher eine Freigabe als eine Synchronisation? WebDAV könnte ich bei mir auch recht einfach umsetzen, aber ich verstehe noch nicht, wie das mit iOS zusammenspielt.