Gutes Dokumenten-Management-System?

[jensche]

DeepO – Branchenweit führende intelligente Datenerfassungs-KI von DeepBox

DeepO est l'IA cognitive de capture de données native de DeepBox qui vous permet de traiter vos documents automatiquement et de dire adieu aux saisies manuelles inutiles.

www.deepbox.swiss

Oder sonst via Docker z.b. auf einer Synology:

https://docs.paperless-ngx.com/

 

[rakader]

DeepO – Branchenweit führende intelligente Datenerfassungs-KI von DeepBox

DeepO est l'IA cognitive de capture de données native de DeepBox qui vous permet de traiter vos documents automatiquement et de dire adieu aux saisies manuelles inutiles.

www.deepbox.swiss

Oder sonst via Docker z.b. auf einer Synology:

https://docs.paperless-ngx.com/

ben

Thema verfehlt. Synology ist hier nicht das Thema - oder? Wer es hat, gut - sonst ist das durch den Rücken in die Brust. Docker ist eine Virtualisierungsumgebung, die nichts mit einem Verwaltungssystem zu tun hat. Wenn ich es richtig im Kopf habe, wurde auch eine deutsche Oberfläche gesucht. Wenn es um rechtsverbindliche Dokumente geht, würde ich ohnehin nur auf von den Ämtern akzeptierte Software setzen. Gerade auf diesen Punkt geht die Software Paperless - wie viele OpenSource-Projekte - nicht ein, dafür aber sind aber die Farben der Oberfläche ausführlich besprochen.

Es gibt ökonomischere und zielgerichtetere Lösungen.

 

[jensche]

Thema verfehlt. Synology ist hier nicht das Thema - oder? Wer es hat, gut - sonst ist das durch den Rücken in die Brust. Docker ist eine Virtualisierungsumgebung, die nichts mit einem Verwaltungssystem zu tun hat. Wenn ich es richtig im Kopf habe, wurde auch eine deutsche Oberfläche gesucht. Wenn es um rechtsverbindliche Dokumente geht, würde ich ohnehin nur auf von den Ämtern akzeptierte Software setzen.

Hallo! Ist das hier eine ernsthafte Antwort? Ich finde, du hast das Thema genau erfasst.

Paperless stellt eine selbstgehostete Open-Source-Lösung für die Dokumentenverwaltung dar, die Funktionen wie OCR, KI und Automatisierungen bietet. Docker und Synology wurden lediglich als Beispiele genannt, wie man die Lösung implementieren kann. Es ist auch möglich, dies lokal in Docker umzusetzen.

Was das Internet in Deutschland betrifft, scheint es hier manchmal noch recht rudimentär zu sein. Die Erreichbarkeit von Ämtern per E-Mail ist bereits als Fortschritt zu betrachten. Jedoch ist ein gesicherter Dokumentenaustausch noch deutlich entfernt.

Ein Dokumentenablage-System hat im Grunde nichts mit Ämtern zu tun. Das Ziel ist vielmehr ein intelligentes System für die persönliche Ablage. Rechtlich gesehen sollten Scans in ausreichender Qualität vollkommen ausreichen. Ich zweifle daran, dass andere Systeme wie Devon in Deutschland oder Europa rechtlich besser aufgestellt sind als Paperless. Solange man qualitativ hochwertige Scans der Dokumente besitzt, sollten diese in rechtlicher Hinsicht ausreichend sein.

Falls halt Offizieller:

Einzigartige Funktionen zum Teilen und Verarbeiten | DeepBox

Zu den leistungsstarken DeepBox-Funktionen gehören KI zur Datenerfassung, ein Workflow-Builder, digitale Signaturen, IDs und vieles mehr.

www.deepbox.swiss

 

[rakader]

Ich glaube da bist Du in einer Blase. Ich kenne niemand, der diese Software einsetzt. Auch druckt niemand 100.000 PDF-Dokumente aus. Der Knackpunkt ist wohl, dass man ein NAS oder so etwas als Hardware braucht. Auch kenne ich niemanden, der produktiv im Office-Betrieb auf der Synology- oder QNAP-Oberfläche arbeitet. Das ist Spezialisten mit entsprechenden IT-Kenntnissen vorbehalten. Dass es DIE Lösung ist, mag in Deinen Kreisen zutreffen, in der Breite bezweifle ich Deine Aussage doch stark.

 

[jensche]

Auch kenne ich niemanden, der produktiv im Office-Betrieb auf der Synology- oder QNAP-Oberfläche arbeitet.

QNAP oder Synology Oberfläche? Du bewegst dich offenbar in einer begrenzten Perspektive und ich bezweifle, dass du genau verstehst, worüber du sprichst. Ein Dateiserver ist einfach ein Dateiserver, ein gemeinsam genutztes Verzeichnis, auf das in der Regel über SMB zugegriffen wird. Das zugrunde liegende System spielt dabei eine untergeordnete Rolle. Hat nichts mit IT-Kenntnissen zu tun.

 

[ottomane]

Auch kenne ich niemanden, der produktiv im Office-Betrieb auf der Synology- oder QNAP-Oberfläche arbeitet.

Habe ich verpasst, dass davon die Rede war?

 

[jensche]

Habe ich verpasst, dass davon die Rede war?

ich habe nur eine Lösung gebracht mit Paperless NGX, welche nichts kostet und halt z.b. auf einer Synology läuft. (als Beispiel)

 

[rakader]

QNAP oder Synology Oberfläche? Du bewegst dich offenbar in einer begrenzten Perspektive und ich bezweifle, dass du genau verstehst, worüber du sprichst. Ein Dateiserver ist einfach ein Dateiserver, ein gemeinsam genutztes Verzeichnis, auf das in der Regel über SMB zugegriffen wird. Das zugrunde liegende System spielt dabei eine untergeordnete Rolle. Hat nichts mit IT-Kenntnissen zu tun.

Vielleicht reden wir aneinander vorbei. Mir geht es nicht um den Dateiserver, sondern um die Extrapolation von Daten. Ich gehe in einem Mac-Forum erst einmal davon aus, dass eine Synology oder ein NAS den wenigsten gegeben ist.og
Ein Programmierer, Spezialist für Virtualisierungslösungen und iT-Sicherheit, gibt mir gerade auf die Frage nach Docker und Paperless folgende Antwort:

"Ist ein bisschen ob du mich fragen würdest ob ich viel mit Güterzügen arbeite, weil du gerne ein Paket verschicken möchtest. Und das ist leider die beste Analogie die ich grade finde."

 

[jensche]

Er braucht eine Lösung in der Cloud, oder eine die via Cloud abgesichert ist. Thats it.
Eine Lokale Lösung wiederspricht seinen Anforderungen (Hausbrand, Wasserschaden).

Darum ja mein Link zu einer intelligenten Zertifizierten Lösung (ISO/IEC 27001:2013):

DeepBox-Preise – Starten Sie mit einem Gratis-Abo | DeepBox

Organisationen und Einzelpersonen können DeepBox zunächst kostenlos nutzen - und bei Bedarf upgraden.

www.deepbox.swiss

 

[ottomane]

ich habe nur eine Lösung gebracht mit Paperless NGX, welche nichts kostet und halt z.b. auf einer Synology läuft. (als Beispiel)

Ja, ich weiß. Man braucht diese Oberfläche aber gar nicht. Das wunderte mich gerade. Ist aber schon oben von Dir erklärt

 

[jensche]

Das verlinkte DeepBox scheint mir richtig cool zu sein.... Muss ich mir mal anschauen. Vorallem im Zusammenspiel mit Signaturen und allen anderen Services. Auch preislich im Rahmen.

 

[rakader]

Er braucht eine Lösung in der Cloud, oder eine die via Cloud abgesichert ist. Thats it.
Eine Lokale Lösung wiederspricht seinen Anforderungen (Hausbrand, Wasserschaden).

Darum ja mein Link zu einer intelligenten Zertifizierten Lösung (ISO/IEC 27001:2013):

DeepBox-Preise – Starten Sie mit einem Gratis-Abo | DeepBox

Organisationen und Einzelpersonen können DeepBox zunächst kostenlos nutzen - und bei Bedarf upgraden.

www.deepbox.swiss

Das trifft es und ist der Kern, ich kann das aus Erfahrung mit Unwetter, Hochwasser und Krieg (Krim) sagen. Das ist ein Punkt, der bei selbstgehosteten Lösungen oft kleingeredet wird.

 

[jensche]

Das trifft es und ist der Kern, ich kann das aus Erfahrung mit Unwetter, Hochwasser und Krieg (Krim) sagen. Das ist ein Punkt, der bei selbstgehosteten Lösungen oft kleingeredet wird.

((Offtopic))
Stimmt, das wird es oft.
Backups müssen sicher dreifach vorhanden sein. Dann unbedingt Physikalisch, geografisch getrennt.

Ich backupe meine Systeme alle 4h auf eine 35km entfernte Hardware, mache alle 8h Lokale Backups... usw. usw.
Ist vielleicht für die Festplatten und das System eine Belastung. Aber für dies hat man ja ein System.
((Offtopic))

 

[rakader]

nStimmt, das wird es oft.
Backups müssen sicher dreifach vorhanden sein. Dann unbedingt Physikalisch, geografisch getrennt.

Mir hat bei einem Hochwasser das gespiegelte NAS im 1.000 km entfernten Rumänien 2 TB Dokumente gerettet.
Der Programmierer empfiehlt mir gerade Docker und Paperless auszuprobieren, sagt aber auch, dass das nichts für die Sekretärin ist.

 

[jensche]

Mir hat bei einem Hochwasser das gespiegelte NAS im 1.000 km entfernten Rumänien 2 TB Dokumente gerettet.

ja. das ist cool.

dass das nichts für die Sekretärin ist.

Die Konfiguration vielleicht nicht. Sobald man aber viele Automatismen usw. eingestellt hat muss man nicht viel können.
Dokument reinziehen und wenn nicht automatisch dann zuordnen und Verschlagworten. Alles andere machts selbst.

 

[HaubenTaucher]

Ich denke DevonThink ist mir als Privat Anwender zu teuer.

aber jeden verdammten Cent wert...
Wer sich im Büro digitalisieren will kommt um dieses Tool wohl nicht herum... Ausserdem kann man es 150Stunden vorher kostenlos testen... Ich habe seinerzeit auch echt geschluckt ob des Preises... Aber jetzt kann ich nach Jahren nur wiederholen: jeden Cent wert und wirklich gute Communityforen

 

[rakader]

aber jeden verdammten Cent wert...
Wer sich im Büro digitalisieren will kommt um dieses Tool wohl nicht herum... Ausserdem kann man es 150Stunden vorher kostenlos testen... Ich habe seinerzeit auch echt geschluckt ob des Preises... Aber jetzt kann ich nach Jahren nur wiederholen: jeden Cent wert und wirklich gute Communityforen

Die Oberfläche ist halt wirklich Old School, überladen und altbacken. Man muss sich einarbeiten. Ohne Handbuch geht es nicht, so war es zumindest bei mir.

 

[HaubenTaucher]

@rakader Da hast du wohl Recht. Einarbeiten muss man sich und manches ist wirklich nicht intuitiv... Aber der Benefit kommt dann später... Insbesondere, wenn man auf Verschlagwortung setzt und evt. noch das Tool Ammonite von Robby Pählig verwendet.
Ich bin jedenfalls happy damit... Dienstlich verwende ich Onenote.... Lichtjahre dazwischen...

 

[cryptosteve]

Ich habe seinerzeit auch echt geschluckt ob des Preises... Aber jetzt kann ich nach Jahren nur wiederholen: jeden Cent wert und wirklich gute Communityforen

Momentan ist übrigens Winterfest - ist dann zwar immer noch teurer, aber nicht mehr ganz so teuer.