Gutes Dokumenten-Management-System?

[Wuchtbrumme]

DEVONthink - fast vergessen. Danke @paul.mbp, alle Daumen hoch für die Software.
Allerdings nur für Mail (für die ich das immer noch nicht nutzen würde; viel zu viel Arbeit) vielleicht ein wenig teuer. Aber sobald papierloses Büro noch dazu kommt, absolute Empfehlung.

 

[hotrs]

Ich mache dann nochmal hierauf aufmerksam:

[Sammelthread] - Der Schnäppchen-Thread - Wo habt Ihr Apple-Produkte besonders günstig gesehen?

Apple Air Pods Pro für 195€ statt 277€ bei der Telekom. https://www.telekom.de/unterwegs/zubehoer-und-mehr/apple/apple-airpods-pro-mit-magsafe-ladecase?wt_cc3=f0&wt_cc4=m1&wt_mc=em_zbmfmfxx_in2s-inzbo-mfbkp-20220615-c-001

www.apfeltalk.de

 

[tiny]

Devon.. kostet ja immerhin 145,-

 

[paul.mbp]

Das sind bei 16GB Mails ca. 9€ pro GB Deiner Maildaten.

Kommt halt ganz auf den Wert der Daten an… sind sie (viel) mehr Wert lohnt sich der Invest, sind sie es nicht, dann sollte man auch den Aufwand einer Archivierung in Frage stellen. Sowohl in Zeit (bei einer Frickellösung) als auch in Geld (bei einer professionellen Lösung)

Nicht zu vergessen: devonthink kann viel mehr als nur Mails, da können alle Deine Dokumente rein, Deine Bookmarks usw… Du hast all Dein Wissen und Deine Dokumente an einer(!) Stelle

 

[tiny]

Hat jemand mit Eaglefiler gearbeitet? Kostet "nur" 50,-
Vielleicht wäre das ausreichend, weil praktisch ident mit der Sicherung meiner emails.

Leider habe ich unvorstellbar viele Akten, die einen Straftäter betreffen, der mir und meiner Familie Schaden zugefügt hat. Der ist jetzt zwar in einer Anstalt für geistig abnorme Rechtsbrecher, kommt aber leider irgendwann wieder raus. Daher möchte ich mir diese Akten abspeichern. In der nächsten Zukunft werde ich wohl hoffentlich nicht sooo viele Emails erhalten und absenden wie in den letzten Jahren.
Es geht also vor allem um die Archivierung. Die habe ich jetzt mit diesen .mbox Ordnern eh. Wäre es mit diesen .mbox Dateien also sicher, daß ich die selbe Ordnerstruktur wieder bekomme, sollte ich meine Daten am Mac ganz verlieren?

 

[kolvi]

Ich nutze auch DT, allerdings noch nicht "reinrassig"; d.h. ich habe viele Dopplungen in meiner Finder-Struktur mit ähnlichem Ordner-Aufbau. Das liegt daran, dass ich - wenn ich Anhänge an eine mail geben will - diese über Outlook über die Büroklammer aus der gewohnten Ordnerstruktur oder Ablageort (Desktop, downloads etc.) hinzufüge (Outlook macht ja dann den Finder auf) - im Prinzip müsste ich diese aus DT herüberziehen, oder?
Übrigens, in Verbindung mit DT to go habe ich immer auf meinen Mobilgeräten genau das zur Verfügung, was ich ggf. mal brauche... Stichwortsuche genügt...

Ich sollte hier mal dringend bereinigen; ansonsten bin ich mit DT sehr zufrieden, auch als "nur-Privat" Nutzer... ich denke, für größere Datensammlungen und Büroanwendungen ist es zweifellos eine Klasse Anwendung.

Was den Preis angeht - das ist immer schwierig zu bewerten je nach persönlicher Situation und vor allem, weil es so viele vermeintlich kostenfreie Apps und Angebote / Lösungen auf dem Markt gibt; also sucht man zuerst danach... Aber wenn ich schon mal für mein Apple-Universum so viel Geld ausgegeben habe (ist halt hochpreisiger), dann kommt es schlußendlich darauf auch nicht an. Ich zahle auch für office365 für Mac einmal/Jahr und mache meine Familie damit glücklich...

Man muss halt umdenken, vor allem wenn man aus der windows-Welt kommt und die hierarchischen Ordnerstrukturen liebt (z.B. für Foto-Ablage)... Mac / OS / IOS Arbeitet da eben anders und es muss dann im Prinzip egal sein, wo die Datei gespeichert ist, wenn man über die Oberfläche entsprechenden Durchgriff + Zugriff hat - DT arbeitet ähnlich; die Datenbankstruktur interessiert nicht....

 

[MacAlzenau]

Ich zahle auch für office365 für Mac einmal/Jahr und mache meine Familie damit glücklich...

Wenn’s die Familie glücklich macht... ansonsten würde ich beim Sparen als erstes DA ansetzen. Wer braucht schon M$ Office?

 

[Wuchtbrumme]

Wenn’s die Familie glücklich macht... ansonsten würde ich beim Sparen als erstes DA ansetzen. Wer braucht schon M$ Office?

tja, denke ich mir auch ständig, aber dann sieht man, wie es in manchen Köpfen wirklich blockade- und trichterartig verankert ist und ein einziger reicht, es einem aufzuzwingen, weil man das Gelump nicht anders vernünftig weiterverarbeitet bekommt. Ganz schlimm im Business-Umfeld.

 

[kolvi]

tja, denke ich mir auch ständig, aber dann sieht man, wie es in manchen Köpfen wirklich blockade- und trichterartig verankert ist und ein einziger reicht, es einem aufzuzwingen, weil man das Gelump nicht anders vernünftig weiterverarbeitet bekommt. Ganz schlimm im Business-Umfeld.

Ich weiss nicht, ob das blockade- und trichterartig ist… wenn man seit fast 30 Jahren mit den Programmen arbeitet und zufrieden ist… aus meiner Sicht kann numbers mit excel nicht mithalten und für PowerPoint habe ich (der sich recht gut damit auskennt) eigentlich auch wenig Interesse an Alternativen - man weiss einfach was man macht, formatierungstechnisch zum Beispiel…
Aber jedem das seine…

 

[Wuchtbrumme]

Ich weiss nicht, ob das blockade- und trichterartig ist… wenn man seit fast 30 Jahren mit den Programmen arbeitet und zufrieden ist… aus meiner Sicht kann numbers mit excel nicht mithalten und für PowerPoint habe ich (der sich recht gut damit auskennt) eigentlich auch wenig Interesse an Alternativen - man weiss einfach was man macht, formatierungstechnisch zum Beispiel…
Aber jedem das seine…

Tschuldigung, so war das auch wiederum nicht gemeint. Es mag Gründe für die Software geben, ich arbeite auch heute damit und habe schon früher damit gearbeitet. Was ich sagen wollte, war: es gibt Leute, die die Funktionen nicht brauchen und erzählen, dass die Software wichtig sei, dabei nutzen sie es bloss, weil sie es mal gehört haben und „es ja der Standard sei“, also gar nicht brauchen. Und auch gar nichts anderes betrachten.

 

[Rosie]

Gibt es so etwas eigentlich auch nur für iOS wenn man kein Macbook etc. hat und ausschließlich mit iPad und iPhone arbeitet?

 

[kolvi]

devonthink to go 3.0 in der vollversion (ohne upgrade von früheren Versionen) einmalig 40€ - oder zum Ausprobieren monatlich 1,99 - siehe App Beschreibung

 

[MacAlzenau]

aus meiner Sicht kann numbers mit excel nicht mithalten

Das stimmt sicher - aber wieviele MS-Office-Enthusiasten benutzen denn tatsächlich Excel mit VBA-Programmierung?

 

[kolvi]

Das stimmt sicher - aber wieviele MS-Office-Enthusiasten benutzen denn tatsächlich Excel mit VBA-Programmierung?

VBA - und genau diese Funktion ist ein wenig gekillt in der Mac-Version...

 

[ausdemnichts]

Mails sind am besten in der Mail.app aufgehoben

Dem kann ich nur zustimmen, Mail bietet eigentlich alles um seine Mails sauber zu organisieren. Auch das Zusammenspiel mit TimeMachine nicht zu vergessen.

Ich persönlich arbeite viel mit Regeln und den intelligenten Postfächern. Bei mir landet alles was nicht von mir noch bearbeitet werden muss ins Archiv (rechte Maustaste archivieren) das meiste wird schon per Regel automatisch dorthin verlagert. So habe ich immer einen sauberen Posteingang. Bei E-Mails die ich doch auf Knopfdruck griffbereit haben möchte lege ich dann intelligente Postfächer an.

Was ich aber kritisieren muss ist das seit einigen Versionen die Suchfunktion, die findet leider nicht mehr alles so geschmeidig wie früher.

Bei 16GB Datenvolumen für Mails würde ich hinterfragen wieviele GB davon wirklich wirklich tatsächlich nochmal gebraucht werden könnten…

Ich habe gerade in meinem E-Mail Archiv nachgeschaut und die älteste E-Mail ist von 2008. Obwohl ich bisher eigentlich trotz der Datenmengen in Mail ganz gut zurecht gekommen bin braucht man diese alten Sachen tatsächlich selten. Durch eine Anfrage von einem Kunden der seine E-Mails archivieren wollte, ist im B2C Bereich teilweise auch rechtlich relevant, bin ich bei meiner Recherche auf Mail Archiver X gestoßen.

Man kann per Regel z.B. bestimmen das alle E-Mails die älter als ein oder zwei Jahre sind automatisch in ein Archiv wandern und aus Mail dann entfernt werden. Abgesehen davon dass Mail dann wieder flotter wird, da es nicht dauernd mit der Indizierung von altem Zeug beschäftigt ist, verringert man dadurch auch dein Speicherplatzbedarf des IMAP Kontos.
Als Ziel kann man lokale Laufwerke, Netzwerklaufwerke oder DropBox & co. einstellen.

 

[hotrs]

Kurzer Hinweis:

Gestern flatterte eine Mail von DEVOntechnologies herein. In der Zeit vom 11.08. bis zum 12.08. können zusätzliche Arbeitsplätze von DEVONthink mit 30% Preisnachlass über das Benutzerkonto erworben werden.

 

[rakader]

Hallo!

Ich würde gerne irgendwann mal meine ganzen Ordner mit Dokumenten (Rechnungen, Policen, etc.) digitalisieren und entsprechend digital archivieren, damit diese im Fall eines Brandes (oder anderer Sachen) eben nicht direkt verloren gehen.

Folgende Eckpunkte wären hier relevant:

- Die Software muss auf Deutsch sein und regelmäßig gewartet werden
- Wenn möglich, einmaliger Preis, kein Abo - es sei denn, der Preis ist angemessen
- Verschlagwortung muss möglich sein
- Apps für Windows, Mac, iOS und iPadOS müssen existieren
- bei den mobilen Apps muss man scannen können mit automatischer „Begradigungsfunktion“
- Cloud-Synchro ist kein Muss, ich würde das gerne lokal vorhalten

Vielen Dank für jeglichen Input!

Ich kenne die ganzen Scanner-Apps schon, aber die bieten irgendwie nicht dieses „Dokumenten-Archiv-Management“. Ich will etwas, wo ich die Rubriken frei definieren kann.

Ich bin für jeden Hinweis dankbar

Da gibt es seit 15 Jahren eigentlich nur einen Tipp: DevonThink Pro Office.
Kauf Dir die Pro Version und einen Dokumentenscanner dazu und der Papierkram hat ein Ende. Dein Steuerberater berät Dich, wie Du’s absetzen kannst und ist obendrein glücklich.

Gruß
Radulph

Das ist wohl anscheinend weder in Deutsch noch gibt es das für Windows. Oder übersehe ich da was?

Wenn Du’s nicht weißt, lies doch hier mit und halte Dich zurück. Auch wenn als Frage formuliert, verbreitest Du damit Halbwissen und ein Gerücht. Muss das sein? DevonThink hat übrigens ein deutschsprachiges Forum, und es gibt sogar ein deutsches Handbuch.

Devon.. kostet ja immerhin 145,-

Als Student/Schüler bekommt man es billiger/umsonst. Einfach eine nette Mail schreiben. Steht auch auf der Website - und gar nicht versteckt.

DEVONthink - fast vergessen. Danke @paul.mbp, alle Daumen hoch für die Software.
Allerdings nur für Mail (für die ich das immer noch nicht nutzen würde; viel zu viel Arbeit) vielleicht ein wenig teuer. Aber sobald papierloses Büro noch dazu kommt, absolute Empfehlung.

Ich nutze es nicht für Mail, sondern für Recherchen und allen Rechnungskram per Dokumentenscanner. Und das seit Jahren. Die KI ist mächtig, wenn man sie einmal trainiert hat. Für Mail habe ich Foxtrot Pro (furchtbarer Verein von Geldschneidern aus der Schweiz, aber gute Software.

EDIT: Ich kann nur empfehlen das dazugehörige Handbuch zu kaufen und durchzuarbeiten. Dann braucht man auch nicht den Support, der übrigens fantastisch ist.

Hallo,

Mails sind am besten in der Mail.app aufgehoben (oder anderen Mail-Programmen). Mails auszudrucken, zu konvertieren oder in irgendein Ablageschema pressen zu wollen ist nicht nur extrem mühselig, sondern eigentlich auch ein Medienbruch, der zu scheitern verdammt ist. Z.B. spricht der verlinkte Thread eben auch die Attachments an, wo man spätestens in die Hölle kommt (Uuencode, Base64, MIME).

Das kannst Du so überhaupt nicht generalisieren. Mail ist für den Hausgebrauch konzipiert, nicht aber wenn Dokumentationspflichten eingehalten werden müssen. Mail ist als Einzelplatz gut, nicht aber im Termin mit Kalenderverwaltung, verzögerter Aussendung und und und. Es gibt zwar Plugins, die sind aber unnötig teuer und vom Datenschutz her fragwürdig. Ab 30.000 Mails geht Mail.app in die Knie.

Deine Aussage funktioniert nur in geschlossenen Systemen, nicht aber dort wo unterschiedlich Protokolle und Formate zum Einsatz kommen. Ich muss das leider so deutlich sagen, weil ich häufig damit zu tun habe. Auch wenn die IT der Firma selbst Backups macht, niemand ist bei Audits etc. willens das zu durchforsten. Warum: Fachfremde wissen nicht um die Suchbegriffe!
Ich behelfe mir dabei, indem ich Mails von anderen Systemen Mail.app-freundlich machte - dabei gehen aber häufig die Fäden verloren, was die Nachvollziehbarkeit erschwert. In diesem Fall helfen dann eben Programme wie DevonThink oder Foxtrot. Ich habe auf diese Weise meiner Firma schon sehr hohe Beträge retten können, zu dem der Preis von DevonThink sich wie ein Liter Benzin zu einem Neuwagen verhält.

Wenn es um die Suchmächtigkeit geht, vermisse ich immer noch Entourage von Microsoft - diese Performance ist unerreicht.

Die Frage von DevonThink ist, ob man die Pro-Version braucht oder ob es die Professional-Version auch tut. Die Pro-Version gibt es auch ohne OCR-Funktion billger. Ich empfehle zuerst die ToGo, ein Upgrade gestaltet Devon sehr kundenfreundlich.

VBA - und genau diese Funktion ist ein wenig gekillt in der Mac-Version...

Hier - jede Menge. Software für die Adressverwaltung (selbst in VBA geschrieben), Tabellen für chemische Analysen. Ich vermisse da nichts, mir reicht der Funktionsumfang.
In der Tat - Numbers kann nicht mithalten. Es geht viel zu oft eigene Wege - oder umgekehrt, aber das ist eine Frage von Henne und Ei. Man hat aber zuerst Excel gelernt. Eine andere Frage ist Keynote - das ist ein guter Ersatz für PowerPoint. Numbers nutze ich wegen der iCloud-Integration, auch weil ich Microsoft Drive total unnötig und hinderlich finde. Für Office in der Cloud nutze ich einen eigenen Cloud-Dienst über Synology.

Auch hier hat dann DevonThink die Nase vorn: Man kann hervorragend einen DevonThinkServer starten und per Browser weiterarbeiten. Google Drive etc adieu.

Hat jemand mit Eaglefiler gearbeitet? Kostet "nur" 50,-
Vielleicht wäre das ausreichend, weil praktisch ident mit der Sicherung meiner emails.

Leider habe ich unvorstellbar viele Akten, die einen Straftäter betreffen, der mir und meiner Familie Schaden zugefügt hat. Der ist jetzt zwar in einer Anstalt für geistig abnorme Rechtsbrecher, kommt aber leider irgendwann wieder raus. Daher möchte ich mir diese Akten abspeichern. In der nächsten Zukunft werde ich wohl hoffentlich nicht sooo viele Emails erhalten und absenden wie in den letzten Jahren.
Es geht also vor allem um die Archivierung. Die habe ich jetzt mit diesen .mbox Ordnern eh. Wäre es mit diesen .mbox Dateien also sicher, daß ich die selbe Ordnerstruktur wieder bekomme, sollte ich meine Daten am Mac ganz verlieren?

Ja, kein Vergleich zu DevonThink. Das Gute an DevonThink ist, dass die Originaldaten nicht angetastet werden, somit also am ehesten als Beweismittel taugen. (Da würde ich in Deinem Fall eh sehr darauf achten.
Bevor Du die Daten einscannst, lass Dich auf Rechtsgültigkeit beraten. Die Kollegen in Wien machen das immer mit Stempel. Dein Anwalt berät Dich.

Hebe Dir die mbox-Dateien auf jeden Fall auf, speicher sie pro Domain und importiere sie testweise auf einem zweiten Gerät. Passe vor allem hölisch bei Anhängen auf. Die lädt Mail manchmal nicht und in der Sicherung fehlen sie dann. Ist alles unverändert, kannst Du übertragen. Diese Vorarbeit musst Du aber machen, wenn Du keine böse Überraschung erleben willst. Einem Gericht kommt es auf Nachvollziehbarkeit an - Zeitabläufe sind dabei essentiell!

Frage Herrn Grunenberg bei DevonThink, welchen Workflow er Dir empfiehlt. Learning bei Doing empfiehlt sich hier nicht.

 

[apizzi]

Da gibt es seit 15 Jahren eigentlich nur einen Tipp: DevonThink Pro Office.
Kauf Dir die Pro Version und einen Dokumentenscanner dazu und der Papierkram hat ein Ende. Dein Steuerberater berät Dich, wie Du’s absetzen kannst und ist obendrein glücklich.

Gruß
Radulph


Wenn Du’s nicht weißt, lies doch hier mit und halte Dich zurück. Auch wenn als Frage formuliert, verbreitest Du damit Halbwissen und ein Gerücht. Muss das sein? DevonThink hat übrigens ein deutschsprachiges Forum, und es gibt sogar ein deutsches Handbuch.


Als Student/Schüler bekommt man es billiger/umsonst. Einfach eine nette Mail schreiben. Steht auch auf der Website - und gar nicht versteckt.


Ich nutze es nicht für Mail, sondern für Recherchen und allen Rechnungskram per Dokumentenscanner. Und das seit Jahren. Die KI ist mächtig, wenn man sie einmal trainiert hat. Für Mail habe ich Foxtrot Pro (furchtbarer Verein von Geldschneidern aus der Schweiz, aber gute Software.

EDIT: Ich kann nur empfehlen das dazugehörige Handbuch zu kaufen und durchzuarbeiten. Dann braucht man auch nicht den Support, der übrigens fantastisch ist.


Das kannst Du so überhaupt nicht generalisieren. Mail ist für den Hausgebrauch konzipiert, nicht aber wenn Dokumentationspflichten eingehalten werden müssen. Mail ist als Einzelplatz gut, nicht aber im Termin mit Kalenderverwaltung, verzögerter Aussendung und und und. Es gibt zwar Plugins, die sind aber unnötig teuer und vom Datenschutz her fragwürdig. Ab 30.000 Mails geht Mail.app in die Knie.

Deine Aussage funktioniert nur in geschlossenen Systemen, nicht aber dort wo unterschiedlich Protokolle und Formate zum Einsatz kommen. Ich muss das leider so deutlich sagen, weil ich häufig damit zu tun habe. Auch wenn die IT der Firma selbst Backups macht, niemand ist bei Audits etc. willens das zu durchforsten. Warum: Fachfremde wissen nicht um die Suchbegriffe!
Ich behelfe mir dabei, indem ich Mails von anderen Systemen Mail.app-freundlich machte - dabei gehen aber häufig die Fäden verloren, was die Nachvollziehbarkeit erschwert. In diesem Fall helfen dann eben Programme wie DevonThink oder Foxtrot. Ich habe auf diese Weise meiner Firma schon sehr hohe Beträge retten können, zu dem der Preis von DevonThink sich wie ein Liter Benzin zu einem Neuwagen verhält.

Wenn es um die Suchmächtigkeit geht, vermisse ich immer noch Entourage von Microsoft - diese Performance ist unerreicht.

Die Frage von DevonThink ist, ob man die Pro-Version braucht oder ob es die Professional-Version auch tut. Die Pro-Version gibt es auch ohne OCR-Funktion billger. Ich empfehle zuerst die ToGo, ein Upgrade gestaltet Devon sehr kundenfreundlich.


Hier - jede Menge. Software für die Adressverwaltung (selbst in VBA geschrieben), Tabellen für chemische Analysen. Ich vermisse da nichts, mir reicht der Funktionsumfang.
In der Tat - Numbers kann nicht mithalten. Es geht viel zu oft eigene Wege - oder umgekehrt, aber das ist eine Frage von Henne und Ei. Man hat aber zuerst Excel gelernt. Eine andere Frage ist Keynote - das ist ein guter Ersatz für PowerPoint. Numbers nutze ich wegen der iCloud-Integration, auch weil ich Microsoft Drive total unnötig und hinderlich finde. Für Office in der Cloud nutze ich einen eigenen Cloud-Dienst über Synology.

Auch hier hat dann DevonThink die Nase vorn: Man kann hervorragend einen DevonThinkServer starten und per Browser weiterarbeiten. Google Drive etc adieu.


Ja, kein Vergleich zu DevonThink. Das Gute an DevonThink ist, dass die Originaldaten nicht angetastet werden, somit also am ehesten als Beweismittel taugen. (Da würde ich in Deinem Fall eh sehr darauf achten.
Bevor Du die Daten einscannst, lass Dich auf Rechtsgültigkeit beraten. Die Kollegen in Wien machen das immer mit Stempel. Dein Anwalt berät Dich.

Hebe Dir die mbox-Dateien auf jeden Fall auf, speicher sie pro Domain und importiere sie testweise auf einem zweiten Gerät. Passe vor allem hölisch bei Anhängen auf. Die lädt Mail manchmal nicht und in der Sicherung fehlen sie dann. Ist alles unverändert, kannst Du übertragen. Diese Vorarbeit musst Du aber machen, wenn Du keine böse Überraschung erleben willst. Einem Gericht kommt es auf Nachvollziehbarkeit an - Zeitabläufe sind dabei essentiell!

Frage Herrn Grunenberg bei DevonThink, welchen Workflow er Dir empfiehlt. Learning bei Doing empfiehlt sich hier nicht.

Hallo,
Ich weiss das dieser Eintrag schon älter ist, habe aber doch eine Frage an dich.

Du schreibst das man das Programm vielleicht Kostenlos oder Verbilligt bekommt als Student.
Ich bin Umschüler und wollte dich fragen ob das auch für die gilt.
Kann leider nichts auf der Seite finden.
würde mich über eine kurze Infomation freuen.

Danke!

 

[rakader]

Steht dort im Blog. Die haben ein Herz für Auszubildende, also einfach fragen. Früher war dafür Erich Volkmann-Böhnisch zuständig, weiß aber nicht, ob der noch da ist. Sonst einfach eine Email schreiben und ggf. Schülerausweis bereithalten.

 

[Doktor]

Das ist wohl anscheinend weder in Deutsch noch gibt es das für Windows. Oder übersehe ich da was?

Habe die Software seit Jahren im Einsatz. Ist top und es kommen regelmäßig updates. Damit kann man so viel machen, dass ich gefühlt 90% nicht verwende...