Gutes Dokumenten-Management-System?

[rootie]

Hallo!

Ich würde gerne irgendwann mal meine ganzen Ordner mit Dokumenten (Rechnungen, Policen, etc.) digitalisieren und entsprechend digital archivieren, damit diese im Fall eines Brandes (oder anderer Sachen) eben nicht direkt verloren gehen.

Folgende Eckpunkte wären hier relevant:

- Die Software muss auf Deutsch sein und regelmäßig gewartet werden
- Wenn möglich, einmaliger Preis, kein Abo - es sei denn, der Preis ist angemessen
- Verschlagwortung muss möglich sein
- Apps für Windows, Mac, iOS und iPadOS müssen existieren
- bei den mobilen Apps muss man scannen können mit automatischer „Begradigungsfunktion“
- Cloud-Synchro ist kein Muss, ich würde das gerne lokal vorhalten

Vielen Dank für jeglichen Input!

Ich kenne die ganzen Scanner-Apps schon, aber die bieten irgendwie nicht dieses „Dokumenten-Archiv-Management“. Ich will etwas, wo ich die Rubriken frei definieren kann.

Ich bin für jeden Hinweis dankbar

 

[YoshuaThree]

https://www.devontechnologies.com/apps/devonthink

Gibt wohl für macOS (und iOS) wohl nichts besseres.

 

[rootie]

https://www.devontechnologies.com/apps/devonthink

Gibt wohl für macOS (und iOS) wohl nichts besseres.

Das ist wohl anscheinend weder in Deutsch noch gibt es das für Windows. Oder übersehe ich da was?

 

[ottomane]

Deutsch geht, Windows nicht.

Jenseits von Devonthink gibt es IMO in der Apple-Welt nichts mit Rang und Namen - und App. EagleFiler verheimliche ich mal (kann auch kein Windows).

Bleiben webbasierte Lösungen.

 

[YoshuaThree]

Das ist wohl anscheinend weder in Deutsch noch gibt

Doch - dazu müsste man natürlich die Beschreibung lesen auf der Webseite
Die Software ist auch in Deutsch einstellbar.

noch gibt es das für Windows.

Ein DMS, welches es für macOS und Windows und iOS gibt - gibt es nicht! Nach knapp einem Jahr Suche kann ich Dir das versichern!

Moment. Wenn Du ein reines Online DMS nimmst - Bedienung über den Browser - die Datenbank auf einer Cloud - klar das gibt es Plattformunabhängig.

Ansonsten - nein!

Das einzige System das geht wäre ecoDMS. Aber... für Mac gibt es da nur eine Oberfläche zum bedienen! Der Server und der eigentliche Funktionsumfang muss auf einem NAS Server, Windows Server oder Linux Server laufen. Unter macOS ist alles nur begrenzt möglich - die Datenbank schon mal gar nicht.

Ich habe ecoDMS bei zwei Kunden im Betrieb, welche einen Mischbetrieb mit Windows und Mac Rechner haben. Der ecoDMS Server ist auf einem Windows Server installiert - die Mac und Windows Clients haben die Oberfläche jeweils. Während die Windows Clients alle mögliche direkte Plugins und Unterstützung haben (Email, Office, Webseiten, Drucken) und direkt in die Ablage verschlagworten und senden können - ist der Funktionsumfang unter macOS unter aller. Eigentlich kaum lohnenswert. Mit ecoDMS ist aber das einzige DMS auf dem Markt - das halt auch unter Mac und Windows geht.

 

[rootie]

Vielen Dank für die Tipps. Das ist ja mal eine richtige Marktlücke Ich werde mir die Programme mal näher anschauen, vielleicht dann halt wirklich nur macOS.

 

[paul.mbp]

zu allerst Daumen hoch für die Empfehlung von devonthink, das ist das Mittel der Wahl

Da es auch auf windows laufen soll, solltest Du Dir ruhig mal Notebooks 10 anschauen: https://www.notebooksapp.com/
Läuft auf iOS, Mac und Win … das hatte ich in der Version 8 vor meinem Wechsel auf devonthink im Einsatz

 

[hotrs]

DevonThink ist gerade im Angebot:

https://www.ifun.de/summerfest-2021-unabhaengig-mac-entwickler-reduzieren-ihre-apps-172069/

Gruß

 

[Mitglied 241549]

eventuell wäre NINOX etwas für dich welches Plattformunabhängig verfügbar wäre und selbst konfiguriert werden kann...

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ninox.com

 

[meistermolli]

Hi,
Braucht man das für die Private Anwendung auch?
Oder gibt es auch Tips für den Heimanwender ohne diese app.
Bei mir steht es im Prinzip ähnlich an.
(Wohnen im Hochwassergebiet 21 - und da wurden uns die Augen geöffnet - in vielerlei Hinsicht)

Im Prinzip möchte ich ca. 30 DIN A4 Ordner "Digitalisieren".
Wir haben einen HP Officejet 9010 Scanner mit Dokumenteneinzug.
Das Scannen klappt darüber super.
Man kann auch über die HP Smart App eine OCR darüber laufen lassen. Dann müssen aber alle Dokumente einen Umweg über den HP Server nehmen und anschließend per email versendet werden.
(Möchte ich eigentlich nicht, da die ja dann alle Dokumente und Daten auf Ihren Servern verarbeiten und sie dann auch noch zu Google senden....)

Scannen kann ich hier lokal an einen Netzwerkordner.

Was mir jetzt noch fehlt wäre eine OCR die auf meinem Macbook stattfindet. (Text in den PDF durchsuchbar macht)
Aschließend sollen die Dokumente dann durchsuchbar in der iCloud in einer Ordnerstruktur abgelegt werden.
Hier kann man dann schonmal nach Schlagworten oder Kundennummern suchen. Das habe ich im kleinen schon getestet. Möchte aber nicht die gesamten 30 Ordner über den HP Smart Server jagen.


Bestimmte Sachen würde ich dann gerne Verschlüsseln und mit Passwort versehen.
(Fahrzeugpapiere/ Renten / Steuer / Notarielle Sachen oder ähnliches)


Hättet ihr hier auch tipps? Oder kommt man um so eine Software wie DevonThink nicht herum?

Danke und Gruß

 

[FrankR]

Du kannst natürlich alles mit irgendwelchen Tools zusammen-"frickeln" - oder Du nimmst eben gleich eine jahrelang etablierte Software wie DevonThink, die das alles mittlerweile ziemlich perfekt abwickelt, nutzen (inkl. end-to-end verschlüsselter Speichern auf einem Netzwerkvolume).

Ich arbeite seit vielen Jahren mit DT und habe da quasi alle meine privaten aber auch etliche geschäftliche Sachen drin. OCR mit ScanSnap jeweils im Büro/Heimbüro - perfekt - für die Zeitersparnis, Robustheit und Sicherheit gegenüber irgendwelchen Bastellösung bin ich gern bereit DT regelmäßig das Update und bei einem Ausfall auch mal einen Ersatz-ScanSnap zu zahlen. Remote Zugriff via DT ToGo ist mittlerweile auch recht gut. Links auf die Dokumente im DT, die man dann in anderen Apps, bei mir Fantastical als Kalender und OmniFocus für Taskmanagement, nutzen kann, funktionieren auch plattformübergreifend perfekt.

 

[NorbertM]

Braucht man das für die Private Anwendung auch?

Ich mache das alles manuell mit einer durchdachten Ordnerstruktur. Für unterwegs habe ich alles in einem verschlüsselten Container, den ich spradisch aktualsiere.

Gescannt wird aktuell mit einem Epson XP-7100, der erledigt OCR gleich mit der Scan-Software. Inzwischen sind so über 5.000 Seiten ins Archiv gewandert und jederzeit blitzschnell wieder auf dem Schirm.

 

[meistermolli]

Ich denke DevonThink ist mir als Privat Anwender zu teuer.
Zudem Greift man ja auch nicht so oft auf diese Daten zu, dass man diese bis ins letzte Detail Strukturiert haben müsste.
Ich denke ich schaue mich nach einer Software um, die das ganze lokal mit OCR versieht. wäre natürlich schön, wenn apple mal irgendwann onboard OCR auch für PDF einpflegt.
Ich versuche mal den Umweg das ganze über eine Bilddatei zu lösen. Die kann ja aktuell schon mit Text versehen werden.

 

[Iphonehepsch]

...schau dir mal dieses Programm an "Presto! PageManager 9 (Macintosh)" vielleicht ist das für dich geeignet
www.newsoftinc.com

 

[meistermolli]

Über einen anderen Beitrag hier mit dem Tipp Hazel zu nutzen habe ich das hier gefunden.
Jocr - Organisation Daten in iCloud

 

[tiny]

Ich hole diesen thread mal hoch.

Ich habe tausende Emails ab 2010 in meiner Mail App am Mac strukturiert in Ordnern und Unterordnern abgelegt. Diese Struktur ist wichtig für mich. Gibt es ein einfaches System, wie ich diese Struktur am Mac direkt (auf der Festplatte) speichern kann? Ich bin über Eaglefiler auf so eine Möglichkeit gestoßen. Mit dieser App könnte man offenbar die Emailordnerstruktur in den Finder implementieren. Gibt es da etwas einfacheres? Meine Dokumente benötigen eigentlich keinen Eaglefiler.

EagleFiler Manual

C-Command Software develops award-winning software for macOS.

c-command.com

Ein anderer User hat hier schon mal ähnlich gefragt. Leider ohne Antwort:

[10.15 Catalina] - EagleFiler - wer kennt sich mit dem Tool aus?

Hallo Zusammen, leider ist mein englisch nicht so "sattelfest", dass ich mich auf der Herstellerseite informieren kann. Ich möchte gern meine eMails komplett archivieren und dies läßt sich irgendwie nicht mit Bordmitteln bewerkstelligen. Exportiere ich z.B. den Inhalt eines "lokalen Ordners"...

www.apfeltalk.de

 

[Wuchtbrumme]

Hallo,

Mails sind am besten in der Mail.app aufgehoben (oder anderen Mail-Programmen). Mails auszudrucken, zu konvertieren oder in irgendein Ablageschema pressen zu wollen ist nicht nur extrem mühselig, sondern eigentlich auch ein Medienbruch, der zu scheitern verdammt ist. Z.B. spricht der verlinkte Thread eben auch die Attachments an, wo man spätestens in die Hölle kommt (Uuencode, Base64, MIME).

Ich persönlich bin mit Spotlight ganz zufrieden und beware daher alle Mails so auf, wie sie mal ankamen (inkl. ihrer Ordnerstruktur, wobei ich diese „diese Mail hat 99% dieses Thema, daher kommt sie in den Ordner y, diese Mail 20% deshalb in Ordner k, …“-Reihenfolge schon immer für blödsinnig gehalten habe. Spotlight hilft mir mit einem Stichwort deutlich mehr als ich selbst gut sortieren könnte, wenn Mails eben mehreren Themen zugehörig wären.

Das lässt sich dann eben auch mittels mbox von Mac zu Mac oder zu Linux nehmen.

Ganz früher habe ich dafür Outlook verwendet (aber Outlook ist ja auch kurz vor der Hölle falsch abgebogen, danke Microsoft - seit 2007 ist das alles endgültig kaputt).

 

[tiny]

Danke für die Ausführungen. Ich komme mit der Ordnerstruktur der Mail App eigentlich eh recht gut zurecht, befürchte aber, daß mir das Ganze irgendwann um die Ohren fliegt. ich habe vorhin meine ganzen Ordner per .mbox Migration (Mail App, Postfach exportieren) in einen Ordner auf den Schreibtisch verfrachtet und dann auf eine externe Festplatte überspielt. Es sind 12 GB (!).
Ich mache auch TimeCapsule Backups mit TimeMachine. Ob das dann im Ernstfall aber auch funktionieren würde, meine Emailordnerstruktur wieder hergestellt würde, bin ich mir nicht so sicher.

 

[MacAlzenau]

Ich habe immer wieder mal einzelne Mails im normalen Dateisystem als eml-Dateien gespeichert (der Stnadard-Dateityp dafür) und hatte da noch nie Probleme, sie per QuickLook oder per Doppelklick zu öffnen, inklusive Anhänge.
Heißt natürlich nicht, daß es bei irgendwelchen seltsamen Anhängen nicht doch Probleme geben könnte - aber was nicht Bild oder Audio oder ein Kalendereintrag ist, habe ich eigentlich immer sowieso getrennt abgespeichert - "sowas“ braucht man ja meistens sowieso in irgendeinem Anwendungsprogramm.

 

[paul.mbp]

Bei 16GB Datenvolumen für Mails würde ich hinterfragen wieviele GB davon wirklich wirklich tatsächlich nochmal gebraucht werden könnten…

Als ich meine gesamten Papierordner in Devonthink übernommen habe wanderte ein Grossteil des Papiers nicht in den Scanner sondern in den Papierkorb. Ähnliches kann. ich mir bei der Menge der Mails vorstellen

Apropos Devonthink… das Tool kann nicht nur den ganzen „Papier“kram in Form von Dokumenten sondern auch emails verwalten

DEVONtechnologies | DEVONthink-Editionen

DEVONtechnologies entwickelt DEVONthink, DEVONagent und andere Mac- und iOS-Programme für Dokumentenmanagement, Informationsverwaltung und professionelle Recherche im Internet.

www.devontechnologies.com