[iPad only] Devonthink Fragen

[paul.mbp]

Noch reichen die 128GB im iPad (und im neuen gehts ja bis 512
Dennoch habe ich schon mal vorgesorgt und 3 Datenbanken eingerichtet

DOC für Dokumente
Da werden Metadaten und Dokumente zwischen Mac und iPad synchronisiert, das iPhone synct nur die Metadaten

JOB für dienstliches
Hier bleiben die Dokumente auf dem iPad und nur die Metadaten werden synchronisiert

STUFF für allesmögliche
Das sind weniger wichtige Dinge, grosse Dokumente o.ä. drin, da synce ich nur die Metadaten. Die Dokumente sind auf dem Mac und werden nur bei Bedarf aufs iPad/iPhone geholt

Das schöne ist ja das man pro Datenbank und Gerät festlegen kann was und wo synchronisiert wird.
So wäre es auch möglich das man die JOB Datenbank nur per WebDAV im Firmennetz snychronisiert während alles andere über die MagentaCloud läuft

 

[ottomane]

VPN einschalten auf dem iPhone war bei mir nie stabil und musste immer wieder neu eingeschaltet werden.

Nur am Rande: Das ist normal so. Man kann das VPN unter iOS auch so konfigurieren, dass es bei Bedarf, z.B. abhängig vom Netz, in dem man sich befindet, automatisch eingeschaltet wird. Das ist allerdings etwas komplizierter. Das nennt sich dann "VPN on demand".

Z.B. hier gibt es weitere Infos dazu. http://www.iphone-ticker.de/vpn-anleitung-iphone-fritzbox-und-vpn-on-demand-97462/

 

[staettler]

Noch reichen die 128GB im iPad (und im neuen gehts ja bis 512
Dennoch habe ich schon mal vorgesorgt und 3 Datenbanken eingerichtet

DOC für Dokumente
Da werden Metadaten und Dokumente zwischen Mac und iPad synchronisiert, das iPhone synct nur die Metadaten

JOB für dienstliches
Hier bleiben die Dokumente auf dem iPad und nur die Metadaten werden synchronisiert

STUFF für allesmögliche
Das sind weniger wichtige Dinge, grosse Dokumente o.ä. drin, da synce ich nur die Metadaten. Die Dokumente sind auf dem Mac und werden nur bei Bedarf aufs iPad/iPhone geholt

Das schöne ist ja das man pro Datenbank und Gerät festlegen kann was und wo synchronisiert wird.
So wäre es auch möglich das man die JOB Datenbank nur per WebDAV im Firmennetz snychronisiert während alles andere über die MagentaCloud läuft

Vielen Dank. Ich werde selber nochmal schauen, aber wo kann man einstellen, dass mir die Daten oder das komplette Dokument gesynct wird?

 

[Wakko]

Unter Einstellungen-> Speicherort-> Lade Dateien.

 

[happy-koala]

Moin Moin...

ich sortiere gerade ein paar Buchungsbelege und dabei fällt mir, dass ich in DevonThink nicht nach meinem nachträglich in das pdf eingefügten Text suchen kann (Belegnummern). Ich habe schon versucht das an sich durchsuchbare pdf noch einmal erneut in ein solches Dokument umzuwandeln, das führt aber nur dazu, dass es meinen Text löscht. Mache ich etwas falsch oder handelt es sich hier um "normales" Verhalten in DT. Ich würde nämlich gerne nach meinen Belegnummern suchen können, die ich aber nur händisch vergeben kann...

Danke für Hilfe!

 

[paul.mbp]

wie fügst Du denn die Belegnummern ein? Mit welcher Software?
In Devonthink selbst, oder PDFexpert oder..?

 

[happy-koala]

moin moin,

ich habe es mit "Vorschau" und mit DT direkt probiert... beides mit gleichem Ergebnis ...

 

[ottomane]

Soweit ich weiß, ist das normal. Spotlight findet auch keine Annotations. Vielleicht ginge es, wenn du die Annotation mit PDF Expert vornähmest und dann als "Flattened" PDF speichern würdest.

Ansonsten fällt mir noch ein Workaround ein: Füge die Nummer als Teil des Dateinamens ein. Wäre das nicht ohnehin übersichtlicher?

 

[happy-koala]

danke erstmal für die Hilfe...

hmmm... nein übersichtlicher wird das leider nicht, weil ich auf einem pdf mehrere Nummern vergebe... du musst dir das so vorstellen...

die Nummer 2017-01-01-001 ergibt aufgeschlüsselt eine Buchung aus dem Jahr 2017... auf dem Kontoauszug 01 dem Blatt 01 und dort die erste laufende Buchung...001.

 

[dieg]

Bei PDF Dateien kann man in Devon Think auch das Feld Bemerkung nutzen. Kann jetzt aber gerade nicht überprüfen, ob das durchsucht wird. Das Feld kann man leider auch nur mit der Mac Version ausfüllen und zwar nicht unter Information, sondern unter Eigenschaften oder so. Ist im Menü ein Punkt unterhalb von Information.

 

[ottomane]

die Nummer 2017-01-01-001 ergibt aufgeschlüsselt eine Buchung aus dem Jahr 2017... auf dem Kontoauszug 01 dem Blatt 01 und dort die erste laufende Buchung...001.

Ich hätte kein Problem damit, das z.B. dem eigentlichen Dateinamen voranzustellen. Dann sind die Dateien auch automatisch richtig sortiert. Aber gut, das ist sicher Geschmackssache.

 

[paul.mbp]

Er hat ja mehrere Buchungen pro pdf, dann wirds auch wieder schwierig mit dem Dateinamen.

@happy-koala Wo liegen denn die Buchungen? Sind diese auch als pdf in DT ?

 

[happy-koala]

@happy-koala Wo liegen denn die Buchungen? Sind diese auch als pdf in DT ?

ja, sie liegen als pdf vor...

 

[paul.mbp]

Sei mal bitte etwas erklärfreudiger

Du möchtest Du Nummer des Kontoauszugs + die Seite + die Buchungsnummer eines Kontoauszuges der Dir in pdf Form vorliegt, in einem anderen Dokument hinterlegen. Was sind das für Dokumente ? Auch alles pdf? Buchungsbelege? Eingangsrechnungen? Ausgangsrechnungen?

Würde gerne den kompletten Vorgang verstehen, denn ich bin mir sicher da finden sich Möglichkeiten

 

[happy-koala]

moin moin...

ui, war keine Absicht so rüberzukommen ... sorry dafür.

Also, ich bin viel in Betreuungssachen unterwegs. Für die einmal im Jahr fällige Rechnungslegung bilde ich die kompletten Buchungen auf den Konten der Betreuten gegenüber dem Betreuungsgericht ab, d.h. ich "übersetze" die Kontoauszüge in ein für das Gericht lesbares Formular mit entsprechenden Erklärungen .
Zunächst wird der Kontoauszug eingescannt und als pdf hinterlegt. Auf dieser "Kopie" des Kontoauszuges möchte ich gern Annotationen anbringen, was ja auch kein Problem darstellt. Das Muster dazu habe ich oben beschrieben, also wie ich die Buchungsnummern vergebe. Auf einem Auszug befinden sich meistens mehrere Buchungsposten und somit dann auch mehrere von mir vergebene Buchungsnummern (Annotationen auf dem pdf).
Jetzt musst Du Dir eine Tabelle vorstellen, in die ich diese Buchungsnummern eintrage, nebst Betrag usw. und mit entsprechenden Erklärungen für das Betreuungsgericht. Dies kann ich selbstverständlich nicht auf den originalen Auszügen machen, denn die gebe ich ja nach erfolgter Rechnungslegung wieder zurück an den Betreuten.
Ich find es super z.B. für Zahlungsgründe wie Miete, Strom usw. dann in Word direkt Links einzufügen, die mich dann auf das in DT hinterlegt Dokument (z.B. den eingescannten Miet-, Darlehensvertrag usw.) führen, das erspart eine Menge Zeit beim Suchen....

Zurück zu den Nummern: Du kannst Dir sicher vorstellen, dass ich nicht jede Buchung verlinken möchte bzw. auch gar nicht muss. Hin und wieder kommt es aber vor, dass ich den Scan des Kontoauszuges benötige wo eine Buchung drauf ist, die für die weitere Bearbeitung wichtig ist. Manchmal hat auch das Gericht Fragen zu der ein oder anderen Buchung und da ist meine vergebene Buchungsnummer eindeutig, wenn man es genau nimmt, zusammen mit der Aktennummer vom Gericht eineindeutig. Anhand meiner selbst erstellen Tabelle ist die Buchung dann schnell gefunden und jetzt würde ich gern anhand der Buchungsnummer auch das Dokument dazu, also den eingescannten Auszug in DT finden wollen. Das geht nur leider mit der Suche in DT nicht, da die Buchungsnummer nur als Annotation vorliegt. Da ich in DT ja eingrenzen kann wo er suchen soll, würde er natürlich auch die gleiche Buchungsnummer in Akte xy finden, die ja auch irgendwann einmal 2017-01-01-001 beinhaltet... wobei selbst bei uneingeschränkter Suche wäre mit ein zwei Klicks das richtige Dokument angesprochen in den Suchergebnissen.
Es ist für mich keine Lösung Finanzsoftware einzusetzen oder gar jede Buchungsnummer in Word zu verlinken auf das jeweilige Dokument, sprich den pdf Kontoauszug... der Aufwand stünde nach jetzigem Dafürhalten nicht dem Nutzen gegenüber...

happy Grüße

 

[paul.mbp]

Danke Dir für die Informationen!

Für das Gericht füllst Du deren Formular aus und hängst die Auszüge als pdf an. Desweiteren hast Du eine selbsterstellte Tabelle mit den Buchungsnummer anhand derer Du den Beleg in DT suchen kannst.

Das Suchen aus der Tabelle heraus würde ich mir mit "Verweis kopieren" als Verlinkung zu DT ersparen, aber um die von Dir vergebene Buchungsnummer als eindeutiges Merkmal einer Zahlung scheinst Du nicht herumzukommen

 

[happy-koala]

Danke @paul.mbp für Deine Hilfe,

ich habe die Nacht auch noch etwas gebastelt und Spotlight-Kommentare heißt das Zauberwort , ist zwar etwas mit Klimmzügen, aber es funktioniert prima
Dazu gebe ich (die Menge der von mir vergebenen Buchungsnummern pro pdf ist ja überschaubar) in dem Informationsfenster in DT unter "Spotlight-Kommentare" diese Nummern ein, überschrieben mit dem Namen des Betreuten... funktioniert einwandfrei.

happy Grüße

 

[Erdqtreiber]

Hallo liebe Leute,
erst mal vielen Dank für die vielen Anregungen hier im Forum. ich lese schon sehr lange mit und habe so ziemlich ALLES was mit dem ipad zusammenhängt gelesen.
@paul vor allem herzlichen Dank für deinen workflow.

Ich selbst mit auch im Betreuungswesen selbständig. Seit 2002 digitalisiere ich meine Post und arbeite seitdem an meinem workflow. Allerdings nicht ipad only sondern ich arbeite mit imac 27 zoll und macbook Air 11 zoll.

Durch die Anregungen habe ich nun ein 12 zoll mit 512 gb bestellt. Allerdings habe ich mit dem 9,7 pro von meinem Sohn, der das letzte Jahr vor dem Abi alles damit geschrieben hat (goodnotes), es für mich ausreichlich getestet. Da ich zu 90 Prozent mit pdf Dateien arbeite und viele Anträge ausfüllen muss, ist das ipad eine optimale Ergänzung in meinem workflow.

Durch die Anregungen hier um Forum habe ich Devonthink pro office gekauft sowie die mobil version. Weiterhin benütze ich Omnifocus umd bin sehr zufrieden. Auf dem ipad ist mein favorit Goodnotes!! Vom handling besser wie Zoomnotes, welches ich aber auch derzeit
teste.

Meine Post digitalisiere ich derzeit mit einem Canon image Formular Dokumentenscanner. Bin aber damit nicht so ganz zufrieden und möchte auf den ix500 umsteigen. Nun habe ich gehört, dass es Probleme im Zusammenspiel mit macOS Sierra geben soll. Sind die Probleme noch vorhanden? oder werden Treiber gestellt???

..übeigens ich rechne noch diese woche mit dem ipad pro 12 Zill und freue mich riesig!!

 

[paul.mbp]

Glückwunsch zur Entscheidung fürs iPad

Die Kombination Omnifocus & Devonthink ist auch Klasse. Du hast in Devonthink eine ActionExtension die direkt einen Eintrag in OF erstellt und den Link als Notiz der Aufgabe einfügt. So kannst Du eines der Formulare mit einer Aufgabe in Omnifocus verknüpfen. Zum definierten Zeitpunkt erinnert Dich OF an die Aufgabe und per Link kommst Du direkt zum Formular. Der Link funktioniert selbst dann noch wenn Du das Dokument zwischenzeitlich verschoben haben solltest.

Edit: probier mal bei zoomnotes die Möglichkeiten mit den Workspaces, damit kannst Du Dir ein aufgeräumtes Userinterface erstellen

 

[Erdqtreiber]

ja das werde ich noch ausführlich testen..
die Handhabung bei Goodnotes finde ich etwas angenehmer...
gibt es zwischenzeitlich für den ix500 Dokumentenscanner passende Treiber für Sierra ? Wie sind die Erfahrungen?