Also hier gibt es eine paar Verständnisprobleme. Es gibt keine rechtssichere Archivierung, sondern nur eine revisionssicher Archivierung. Die wird in Deutschland von verscheidenen Gesetzen und Verordnungen gefordet. HGB. AO, GoBD. Revisionssicherheit ist eine Summe von Maßnahmen. Dazu gehört ein ordenlichen Dokumentenmanagementsystem, welches die Daten in einer Datenbank (und nicht in realen Verzeichnissen) speichert, Dieses DMS muss gewährleisten, dass die Dokumente, sind sie einmal archiviert, nicht mehr gelöscht oder verändert werden können, ohne dass das System das vermerkt, also eine sogenannte Versionierung muss vorhanden. Bspw. man hat eine Rechnung archiviert. Später will man dann einen Bezahlvermerk draufmachen. Dann wird die Rechnung ausgecheckt, man kann sie bearbeiten und dann muss man sie wieder einchecken. Dann ist die Rechnung zweimal im System vorhanden. Einmal als "Version 0" (nenn ich mal so), also das Original und als "Version 1" als bearbeitetes Dokument. So ist jede Änderung protokoliert und nachvollziehbar. Löschen kann man die Dokumente idR nicht mehr, oder erst nach Ablauf einer gesetzten Frist.
Wie auch immer, Revisionssicherheit heißt nicht, dass auch wirklich das Ursprungsoriginal eingescannt wurde, das kann man ja vorab ändern.
Und genau aus diesem Grunde sollte man wichtige Dokumente IMMER auch im Original vorhalten. Zwingend natürlich Verträge, Policen. Die dürfen niemals weggeschmissen werden. Rechnungen für Dinge, bei denen die Garantiezeit noch nicht abgelaufen ist, sollte man aufbewahren.
Apple bspw. fordert immer die Original-Papierrechnung als Eigentumsnachweis, bspw. wenn man die egene Apple-ID nicht mher weis. Mit einem Pdf kommt man da nicht weit, wird nicht anerkannt.
Kann man ganz einfach machen. Einfach eine fortlaufende Nummer auf die zu scannende Belege schreiben (oder via Aufkleber, Paginierstempel, Barcode etc) und die dann einfach in fortlaufender Nummer in einen Ordner heften. Dann kann man die anhand der Nummer auf dem Scan schnell wiederfinden und muss nicht noch im Ordner gesonderte Fächer haben.
Der Staat erlaubt die Vernichtung der Originalbelege unter bestimmten Umständen, wobei das DMS nur eins dieser Umstände ist.
Ob man als sich als Privatmann ein DMS anschafft, bleibt jedem selbst überlassen. Besser ist es auf jeden Fall, denn die einfache Pdf-Ablage in Ordnerstrukturen ist als Nachweis die denkbar schlechteste Alternative, Kann halt jederzeit ohne Kontrolle geändert und gelöscht werden (auch ungewollt oder von Dritten, ohne dass man es selbst weiß) und wird daher meist nicht anerkannt.
Gibt auch DMS-Systeme die für Privatleute kostenlos sind. Meist eingeschränkt im Funktionsumfang und im gleichzeitigen Zugriff, aber für Privat ausreichen. Als Beispiel sei ecoDMS von der Aachener Firma Applord genannt, deren Privatversion kostenlos ist. Gibt es für Windows, Mac, Linux, und einige NAS-Systeme. Nutze ich selbst für meine Privatdokumente. Beruflich nutze ich ein Profi-DMS, das an meine Bürosoftware angebunden ist. Das kostet dann aber auch richtig Geld.
Ach so und die Mär vom papierlosen Büro: das wird es nie geben. Eher ein papierarmes.
die das kann.
An den Jahreswechseln traten bei mir mit Lexoffice Brüche in der Nummerierung der Rechnungen auf. Warum weiss niemand, die vom FA wollten es aber erklärt haben. Exportiere mal, gibt da irgendso eine Funktion extra für Prüfungen in der alles ausgespuckt wird als PDF. Dann kannst ja mal selber checken.