zum X mal neues Büro, Multifunktionsdrucker und Speicherlösung

[huurst]

Hallo,
ja ich weiß es gibt schon viele Einträge bezüglich dieses Titels hier. Ich lese mich nun auch schon seit mehreren Tagen durch die SuFu.
Einige Fragen sind jedoch noch offen.
In Benutzung sind ein iMac, 2 MBP ein iPad,ein alter Laserdrucker und diverser Kleinkram.
Der iMac soll dauerhaft im Büro stehen bleiben und kann wegen mir dauerhaft laufen.
Als neuen Drucker hätte ich an einen HP Laser Jet Pro CM1415fn gedacht welcher am iMac hängen soll.
Meine Assistentin soll hauptsächlich am iMac arbeiten. Die erstellten Excel und Word Dateien sollen auf einer externen Festplatte, welche am WLan Router (Belkin F7D4301 v1) hängt, liegen und von dort aus auch mit den MBP's bearbeitet werden können.
(Bisher nutze ich Dropbox um meine Daten synchron zu halten.)

Funktioniert das erst einmal so?

Macht Time Machine vom iMac aus die nötigen Backups der Daten auf der externen?

Sollte ich anstelle der externen (wenn ja welche? wäre ja dann im Dauerbetrieb ) eher einen Mini oder gar ein NAS einsetzen?

Ist der Drucker ok oder gibt es in diesem Preissegment alternativen?

Ein zugriff auf den Drucker von den MBP's aus sollte doch möglich sein?

Fragen über Fragen….

Schick wäre noch wenn ich bzw. meine Angestellten per Headset über den iMac telefonieren könnten, Faxe empfangen und verwalten könnten. Welche Software ist hier zu empfehlen?
Geld spielt erst einmal eine untergeordnete Rolle solange ein gewisser Kosten-Nutzenfaktor gegeben ist. Ich möchte nichts "gebasteltes"
Da mein Fachwissen auf diesem Gebiet doch recht beschränkt ist und ihr der Meinung seit, dass ich bei einem IT Dienstleister besser aufgehoben wäre, wäre dies auch eine Option für mich. Es sollte halt auf längere Sicht Benutzerfreundlich laufen.

 

[commune10]

Das mit dem Backup auf eine Platte am Router könnte ein Problem sein, siehe http://www.apfeltalk.de/forum/time-machine-backup-t377301.html (Man kann zwar die dort erwähnte Lösung mit dem Sparse-Bundle-Image nehmen, aber schön ist das nicht.) Soll das Backup auf dem iMac liegen? Dann könnte es funktionieren, wobei ich mir gerade nicht sicher bin ob Time Machine auch Backups von Netzlaufwerken machen kann. Bezüglich des Routers würde ich lieber ein Fritz!Box nehmen, die hat AB und Fax bereits an Bord, kann den Drucker zur Verfügung stellen und man kann eine Platte anschließen. Das Problem was auf jeden Fall bleibt, wenn zwei gleichzeitig versuchen eine Datei auf dem externen Volume zu ändern gibt es Datenverlust. -- Freeman

 

[huurst]

Danke, das ging aber schnell.
Also Time Capsule (2TB sollten reichen) an die, ebenfalls noch zu erwerbende Fritz!Box hängen und alles wird gut? Das wäre so schön einfach.
Den Drucker könnte ich demnach dann auch an die Fritz!Box klemmen? Unterstützt die Box dann auch die Scannerfunktion oder muss der Drucker an den iMac?

 

[commune10]

Du sprachst nur von Faxen empfangen. Senden ist noch mal eine andere Baustelle. Für Windows bietet AVM da eine Software. Soweit mir bekannt aber nicht für OS X. Ansonsten TC und Box zusammen ist kein Problem. Drucker kannst du wahlweise an TC, den Mac (Druckerfreigabe) oder die Box hängen. -- Freeman

 

[huurst]

Fax versenden ist nicht so unbedingt das Problem. Da ich aber gern Papiersparender arbeiten würde möchte ich so viel wie möglich Post und andere Dokumente einscannen und abspeichern. Dank des Finders sollte das Nachschlagen viel flüssiger verlaufen.
Demnach müsste doch der Drucker an den iMac und der legt die Dateien auf die TC?

 

[commune10]

An eine Fritz!Box könnte man ein billiges Fax zum Senden anschließen. Zum Empfangen nimmt man dann die Box. Die eingegangenen Faxe kann man sich wahlweise dort runterladen (werden auf dem USB-Speicher gespeichert), oder per E-Mail als pdf zuschicken lassen. Das hätte den Vorteil, dass man sein Faxgerät auf dem iPad immer dabei hätte, E-Mail-Zugang über UMTS vorausgesetzt.

Ich kenne allerdings niemanden der zwar ein Fax aber keine E-Mail-Adresse hätte, daher schicke ich immer E-Mails und wer das Faxen nicht lassen möchte, so what, es kommt ja an. So muss ich nichts ausdrucken und habe alles elektronisch. So kann ich meine eigenen Dokumente auch per Spotlight (durch)suchen. Die eingehenden natürlich nicht, denn die liegen nur als Pixelhaufen im pdf vor.

Was willst du mit dem Drucker im Zusammenhang mit dem Fax? Wo der dran hängt ist vollkommen egal.

Ich nehme mal an, du willst die TC als Backup nehmen? Das ist auf jeden Fall gut so.


Freeman

 

[proteus]

Der HP 6500 kann Faxe senden und empfangen und über WLAN auswerfen. Software für Mac ist dabei.
Ansonsten setzt die von dir angesprochene Lösung ein gehöriges Maß an Selbstdisziplin voraus, da die Daten zwingend auf dem "Server" verbleiben müssen und nur dort von allen Beteiligten bearbeitet werden dürfen. Ich würde eher zu einem alten G4 oder einem Mini mit Betriebssystem raten, optimal wäre der Mini Server, der neben einem Datenbankformat auch Kalender, Mail usw. für Teams und Gruppen bietet. Kostet auch nicht die Welt, spart aber eine Menge Zusatzsoftware.

 

[RUN/DOS/RUN]

Das Problem für Firmen ist doch das mehr oder weniger rechtssichere Faxen (gedruckte Sendeberichte) und das (manipulationssichere) Archivieren aller Faxe, E-Mails und elektronischen Dokumente des Geschäftsverkehrs (wenn man nicht alles ausdrucken will) über etliche Jahre. Die Timecapsule allein kann das IMHO nicht leisten.

 

[huurst]

Ich möchte die Einfachste und sicherste Lösung. Deswegen das Multifunktionsteil. Geplant ist sämtliche Rechnungen und wichtigen Dokumente in einer Datenbank zu sichern um schnell darauf zugreifen zu können. Da ich z.B. einen Fuhrpark von 15 Fahrzeugen besitze ist es bei Garantieansprüchen sehr mühsam die Orginalrechnung aus dem jeweiligen Buchhaltungsordner zu suchen. Bei mir wird jeden Monat ein Leitz Ordner voll.
Wenn ein wichtiges Fax kommt oder raus geht möchte ich dies ebenfalls Archivieren ohne es ausdrucken und wieder einscannen zu müssen.
Diese Archive, meine Office Dateien und Vorlagen ein Backup und optimaler Weise mein Outlook müssten dann auf den "Server" damit sie auf allen Geräten verfügbar und synchron sind.
Da ich mir über die anfallenden Datenmengen kein Bild machen kann weiß ich halt nicht ob eine TC reicht oder es der Mini Server werden muss.
Die 2. Baustelle ist der Multifunktionsdrucker.
Welches Gerät ist hier empfehlenswert?
Ich würde hierfür mal ein Budget von 500 € in die hilfreiche Runde werfen.
Dank euch erst einmal für die vielen Gedankenstützen.

 

[Reservist]

Bezüglich der rechtssicheren Archivierung würde ich aufpassen. Da reicht es nicht aus die einfach in irgendeinen Ordner abzuspeichern, die dürfen z.B. auch nicht veränderbar sein. Da würde ich mich dringend professionell beraten lassen.

Bitte auch beachten, dass der iMac mit seinem Glossybildschirm nicht der Bildschirmarbeitsplatzverordnung entspricht.

 

[huurst]

Bezüglich der rechtssicheren Archivierung würde ich aufpassen. Da reicht es nicht aus die einfach in irgendeinen Ordner abzuspeichern, die dürfen z.B. auch nicht veränderbar sein. Da würde ich mich dringend professionell beraten lassen.

Bitte auch beachten, dass der iMac mit seinem Glossybildschirm nicht der Bildschirmarbeitsplatzverordnung entspricht.

Bezüglich der Rechtssicherheit ist mir durchaus bewusst, dass ich einige Dokumente in Papierform aufbewahren muss. Ein Bekannter ist gerade damit beauftragt eine EDV Lösung in einer Firma umzusetzen. Dieses Verfahren muss vom Finanzamt zertifiziert sein usw. usw. . Hier kommen ganz schnell 20T € an Hard und Software zusammen. So eine große Nr. kann ich mir für meine Firma nicht leisten und das ist auch nicht mein Anspruch.
Von einer Bildschirmarbeitsplatzverordnung habe ich aber noch nie gehört und wenn nicht Google zur Verfügung gestanden hätte, hätte ich bis aufs Messer gestritten. Was es nicht alles gibt? Am Ende klagen auch noch die Angestellten, dass sie an einem iMac arbeiten müssen. Armes Europa bzw. Deutschland.

 

[proteus]

In der Tat, es gibt wenige Länder, die unternehmerunfreundlicher sind. Das solltest du umgehen können, indem deine Mitarbeiter schriftlich einwilligen. Mach dich aber sicherheitshalber kundig. Der Aufbewahrungspflicht unterliegen die fiskalischen Unterlagen, nicht jedoch die Arbeitsunterlagen. Du wirst um die Papierarchivierung wohl nicht umhin kommen, aber zumindest kannst du den Krempel einlagern. Ich mache meine Steuererklärung hier binnen zwei Stunden komplett im Internet, da entfällt dieser ganze Mist.

 

[warhammer]

... du solltest unbedingt in ein gutes Systemhaus gehen oder Dich von einem guten Consultant beraten lassen (um jetzt nicht zu schreiben von einem Berater beraten lassen ).

Du gehts ziemlich blauäugig an die ganze Sache heran. Wenn Du irgendwelche Unterlagen einscannst heisst das noch lange nicht das sie schnell zu finden sein. BTW, unsere Sekretärin findet in Ihren Unterlagen innerhalb von ein bis zwei Minuten eigentlich alles. Von der Beauftragung eines Subunternehmers bis zur Adresse des Caterers der vorletzten Weihnachtsfeier. Da brauchst Du dann ein gutes Dokumentenmanagementsystem wenn das bei Dir auch so schnell gehen soll.

Ansonsten solltest Du dich etwas intensiver mit dem Thema Datensicherheit und Backupstrategien beschäftigen.
"Ich schiebe alle Daten auf eine TC" ist weder das eine noch das andere.

 

[Reservist]

Das solltest du umgehen können, indem deine Mitarbeiter schriftlich einwilligen.

Wie kommst du auf so eine Schnapsidee? Die BildSchArbVO ist die Grundlage des Arbeitsschutzes im Büro, die kann man nicht wie es einem passt außer Kraft setzen.

 

[Ergebnis]

... Da reicht es nicht aus die einfach in irgendeinen Ordner abzuspeichern, die dürfen z.B. auch nicht veränderbar sein. ...

Einer der am weitest verbreiteten Irrtümer. Selbstverständlich dürfen die Dateien veränderbar sein, wie willst du das denn technisch ausschließen. Die Änderung muss nachvollziehbar sein und dokumentiert werden. Dann sind die GDPdU erfüllt.

 

[proteus]

@reservist: Deswegen schrieb ich "solltest". Hier geht das, das so etwas in Gartenzwergcity nicht funktioniert, hatte ich schon fast vermutet.

Dennoch ist die Frage, ob es - je nach Aktenaufkommen - eine Datenbanklösung sein muss. Die Einrichtung ist komplex, die Bedienung erfordert Einarbeitung und permanente Wartung und Pflege. Eine vernünftige Ordneraufstellung mit den entsprechenden Tags tut hier ihre Dienste. Was natürlich fehlt, ist die Verknüpfung und Vernetzung der einzelnen Daten. Du solltest das in der Tat nicht auf die leichte Schulter nehmen, das System soll Jahre halten und unter Umständen erheblich wachsen. Professionelle Datenbanklösungen sind unter anderem auch deshalb so teuer, weil sie den individuellen Bedürfnissen angepasst werden müssen / können.

Ich habe mich bewusst dagegen entschieden, um weitestgehend unabhängig zu sein. Allerdings fällt bei mir auch wenig Schriftverkehr ausserhalb Mail an, ich habe keine Kataloge, Artikel oder Preislisten usw.. Erstell dir eine Anforderungsmatrix, in der du aufschreibst, was du benötigst und was komfortabel wäre. Frag auch deine Mitarbeiter, die damit arbeiten müssen. Eine "hingestellte" Lösung ist immer schlecht, wenn sie nicht angenommen wird.

 

[huurst]

Vielen Dank für die vielen Hinweise. Geplant ist, dass ich mich erst langsam an das Thema herantasten möchte. Selbstverständlich werde ich vorerst alles Parallel ablegen. Nach und nach werden sicherlich die Ansprüche steigen. Im Praxistest wird sich sicherlich das zu erwartende bzw. realisierbare Leistungsspektrum des Systems herauskristallisieren.
-Was bin ich bereit für welche Leistung zu zahlen? -
Sicherlich war meine Anfangsüberlegung recht Blauäugig. Vom workflow hätte ich mir gewünscht - scannen,Texterkennung, ablegen der Dateien nach Tag, Monat, Jahr. Der Finder sollte mir dann meine Suchergebnisse liefern.
Ich werde aber den Tip bezüglich der Anforderungsmatrix aufgreifen und eine Mitarbeiterin, die am schwersten zu Händelnde, meine Frau, damit beauftragen.
Wenn sie es nicht umsetzt und "weiterentwickelt" wäre die ganze Idee von vorn herein ineffizient.