Word 2011: Dateien werden beim Hinzufügen von PDFs riesengroß

[Klonpapier82]

Hallo,

vielleicht kann mir hier jemand helfen: Ich muss eine Word-Datei zusammenstellen, die aus sehr vielen Bildern (bis zu 100) besteht, welche meist im PDF-Format vorliegen.

Jetzt passiert folgendes: Eine PDF-Datei hat an sich nur 450 KB. Wenn ich sie in das Word-Dokument einfüge und dieses abspeichere, hat das Word-Dokument aber 6,5 MB! Dadurch komme ich bei der Masse der PDF-Dateien schnell auf Word-Dateigrößen von mehreren 100 MB.

Wenn ich das Word-Dokument dann allerdings wieder als PDF abspeichere, hat dieses die Größe, die zu erwarten wäre (Also bei dem Beispiel hier um die 450 KB). Das Problem ist natürlich, dass die Word-Dateien, sobald sie so groß werden, kaum noch handzuhaben sind und teilweise sogar abstürzen.

Kennt jemand zufällig dieses Phänomen und weiß eine Lösung? Ich wäre sehr dankbar!

Ich arbeite mit Word 2011 mit OSX 10.8.5. Das Phänomen ist rechnerunabhängig und tritt an Macbook Pro und iMac auf. Wenn ich die gleichen Vorgänge an einem alten imac mache, an dem noch Mac 2008 installiert ist, tritt das Problem übrigens nicht auf!

Vielen Dank schon im voraus!

 

[salome]

Nur so ins Blaue geplaudert: Du könntest mit dem Atuomator sämtliche pdf-Bilder in einem Druchgang in .jpg verwandeln. Vielleicht tritt dann das Phänomen nicht auf.
Aber Word geht schlecht mit Bilddateien um (ist ja auch ein Schreibprogramm), daher wäre es klüger, dein Dokument fertig zu stellen, es dann in ein pdf zu verwandeln und die Bilder einzufügen.
Salome

 

[Klonpapier82]

Hallo Salome,

danke für deine schnelle Antwort. An das Umwandeln in JPGs habe ich auch gedacht und es würde auch funktionieren - allerdings sind auch mehrseitige PDFs dabei, und das klappt dann ja glaube ich nicht so mit dem automatisch umwandeln, oder?

 

[salome]

Musst es halt mit einem doppelseitigen pdf ausprobieren. Ich kann nur normale Bilder verkleinern.
Aber du sprichst von Bildern, die können doch nicht mehrseitig sein?
Außerdem kommt es auch auf das pdf Programm an. Mit Acrobat Pro kann man auch das Dokument an sich verkleinern, also von Ressourcen befreien. Ob das der Reader auch kann, weiß ich jetzt nicht.
Wenn niemand nach dir das Dokument bearbeiten darf / muss, dann fährst du in der umgekehrten Richtung sicher besser.
Text erstellen und in die pdf Dateien einpassen. Aber dazu brauchst du sicher auch Acrobat Pro, der Reader ist ja nur ein Leseprogramm.
Salome

 

[Klonpapier82]

Okay, danke für die Tipps.

Aber hat nicht vielleicht jemand eine Idee, was man direkt im Word-Dokument ändern muss, eine Einstellung oder so?

 

[entger]

Ich meine, Word sieht eingefügte PDF-Dateien auch als Bilder an. Daher könntest du einmal die Funktion Dateigröße verringern ausprobieren. Zu finden ist sie im Menü Datei. Idealerweise lässt sich die Problematik im Kern, also in Word, beheben. Ansonsten sammeln sich ja auch riesige Dateien an, die nicht nur scher zu handhaben sind, sondern auch noch Speicherplatz fressen.

 

[Klonpapier82]

Hallo Entger,

danke für den Hinweis, diese Funktion hatte ich sogar auch schon ausgeführt, ohne allerdings wirklich zu einem anderen Ergebnis zu führen. Die Word-dateien wahren danach nur geringfügig kleiner.

Ich bin jetzt ein bisschen Salomes Hinweisen gefolgt und arbeite mit einer Mischung aus Word für den Text, dann Umwandlung in ein PDF und Einfügen der Bild-PDFs in der Vorschau ... zwar ziemlich umständlich, aber immerhin beeser zu handeln von dern Dateigrößen und den Absturz-Risiken her ...

Trotzdem wüsste ich gerne, warum dieses Problem mit den PDFs bei Word 2011 auftritt und bei Word 2008 nicht ... Naja, ist halt Microsoft, da ist man ja Kummer gewöhnt.

 

[entger]

Schade eigentlich! Aber so ist es, als Endbenutzer tappt man bei solchen Sachen oft im Dunkeln. Ich vermute mal, es handelt sich um einen Einzelfall – was natürlich nichts daran ändert, dass er sehr lästig ist.
Testweise habe ich mal ein DOCX-Dokument mit zwei PDF-Dateien (1x Text und 1x Farbscan) angelegt (Word 2011, Versoin 14.4.1). Die Dateigrößen sehen dabei wie folgt aus (mir erscheinen sie ziemlich normal):

PDF 1 106 KB
PDF 2 274 KB
DOCX 958 KB
​

Erklären kann man sich die Entstehung solcher nervenaufreibenden Vorkommnisse meistens nicht. Dein alternatives Vorgehen ist in meinen Augen aber alles andere als komfortabel. Daher frage ich, ob es nicht gegebenenfalls sinnvoll wäre, für diese Aufgabe auf ein anderes Programm als Word 2011 zu setzen. Das ist natürlich leicht gesagt, spart am Ende aber gegebenenfalls Zeit und schont die Nerven. Ein Problem wäre natürlich die bei anderen Programmen nie zu 100% gegebene Kompatibilität mit dem DOC(X)-Format, aber vielleicht wäre das in deinem Fall ja gar kein Problem, wenn die Dokumente keine besonders aufwändigen Formatierungen enthalten. Hast du ansonsten einfach schon einmal ausprobiert, die Datei nicht im DOCX, sondern im DOC-Format zu speichern? Man weiß ja nie, vielleicht führt das zum Erfolg.

 

[Klonpapier82]

Hallo Entger,

ja, das mit dem Speichern unter DOC-Format hatte ich auch versucht, macht keinen Unterschied.

Welches andere Programm würdest du denn empfehlen? Also Open Office hat mir hier nicht weitergeholfen, das hatte ich auch probiert - dort konnte ich zumindest bei meiner Version (4.1.0) gar keine PDFs einfügen, und bei den bestehenden DOCX-Dateien hat es mir die PDFS auch nicht angezeigt.

Ich muss halt immer wieder eine Art "Überschrift" schreiben und dann das pdf daruntersetzen ... Welches Programm wäre denn deiner Meinung nach dafür geeignet?

 

[entger]

Hier kommt es ein wenig darauf an, wie häufig du diese Aufgabe durchführst. Die grundlegenste Möglichkeit wäre das mit OS X mitgeliferte Programm TextEdit; damit kannst du deine Überschriften erstellen und anschließend einzelne PDF-Seiten einfach durch Ziehen aus der Seitenleiste in der Vorschau-Applikation ins Dokument einfügen. Großartige Einstellungsmöglichkeiten gibt es zwar nicht, jedoch bedarf diese Option nicht der Installation weiterer Programme und zudem ist das RTF-Format sehr platzsparend und auch weit verbreitet. Aus TextEdit heraus können selbstverständlich auch komfortabel PDF-Dateien erstellt werden.

Alternativ könntest du dir ein einfacheres DTP-Programm ansehen. Da man dort komplett rahmenbasiert arbeitet, kann man Objekte sehr gut auf der Seite arrangieren. Scribus wäre da ein bekannter kostenloser Vertreter, ansonsten kann ich iStudio Publisher (welches allerdings etwas kostet, das Preis-Leistungs-Verhältnis ist jedoch super) empfehlen. Ein möglicher Knackpunkt könnte hier jedoch das proprietäre Dateiformat sein. So ist man für eine langjährige Lesbarkeit der Dateien auf das Programm angewiesen. Das Problem gibt es bei RTF natürlich nicht. Daher würde ich es erst einmal mit TextEdit versuchen. Ansonsten könnte man auch noch auf eine andere Textverarbeitung mit RTF-Unterstützung setzen (bei der das Einfügen von PDF möglich ist).

 

[larkmiller]

Das Problem ist bei Word 2011 bekannt. PDFs machen die Dateien riesengroß, jpg geht besser, allerdings wird Word irgendwann sehr zäh.

Gute Erfahrung habe ich mit Pages und PDFs einfügen gemacht, allerdings ist der Export nach doc oder docx in dem Fall reine Glückssache. Hier hängt es davon ab, ob du alles als finales PDF verschickst oder ob der Empfänger ein lesbares Word-File braucht...
TextEdit ist eigentlich erstähnlich mächtig, ich würde zuerst damit experimentieren.

 

[Klonpapier82]

Hallo larkmiller,

dann bin ich ja beruhigt, dass ich doch kein Einzelfall bin .... Danke für eure Tipps, dann werde ich es mal mit dem Text-Programm versuchen. Ds habe ich ehrlich gesagt immer links liegen lassen, weil ich dachte, es kann mit solchen großen Dateien nicht hantieren.

 

[entger]

Ja, man kann die mitgelieferten Apple-Programme leicht unterschätzen. Aber sie sind wirklich oft umfangreicher als man auf den ersten Blick denkt. So ging es mir auch beim Grapher.