Terminverwaltung etc

[singer1000]

Hi!
Könnt ihr mir bitte helfen? Ich leite eine Druckerei, sitze den ganzen Tag vor meinem Mac, und such einen Weg für folgenden Workflow:
1. Ich bin am Arbeiten, ein Kunde ruft an
2. wir machen z.B. einen Termin ab
3. da das nächste Gespräch schon auf Leitung 2 wartet, komme ich nur noch dazu, meiner Sekretärin diesen Termin zuzurufen, damit sie den für mich notiert. Momentan macht sie das noch handschriftlich.
4. über das ganze Gewurschtel komme ich nicht dazu, mir diese Termine selber in ical einzutragen. Dabei bin ich laufend,mein Telefon (momentan Blackberry, steige aber um auf iphone) am synchronisieren.

Mein Traum wäre es, dass meine sekretärin mir eine E-Mail schreibt, ich klicke da einen Anhang an, und der Termin usw. wird bei mir übernommen. Aus ical heraus geht das, leider sitzt meine Sekretärin am WIN XP-PC, und benutzt als Mail Programm Thunderbird.

Habt ihr da eine Idee, oder drücke ich mich zu kompliziert aus?

Danke

 

[hillepille]

hi, du könntest dich mal mit lightning beschäftigen, dass ist ein kalenderaufsatz für thunderbird. soweit ich weiß, kannste damit auch termine anlegen und diese dann z.b. mit einladung dazu verschicken.

 

[Reiner Zufall]

der sie verwaltet die termine in einem onlinekalender den du dann mit ical abonnierst.

 

[Paul-L]

Ich glaube nicht, dass Dir ein Tool in Form einer Software weiterhilft.

Wenn ich an Deiner Stelle wäre, würde ich mein Terminmanagement verbessern. D.h. selbst in einem Call-Center mit mehr als 70-80 Calls/Mitarbeiter am Tag schaffen es die Mitarbeiter selber die Termine einzustellen und noch zusätzlich Systeme zu bedienen und Informationen einzutragen (Aufträge, etc.).

Ich würde mich hier sehr schnell als Flaschenhals erkennen, da alle/alles andere wohl nicht an seine Grenzen stößt. D.h. weder iCal ist überlastet, noch Dein Telefon (es nimmt Gespräche entgegen und fertig), noch Deine Kunden (die rufen halt einfach mal an).

D.h. die Steuerung des Tages / der Arbeitsstunden wird von anderen Menschen und Maschinen getrieben und nicht von der betroffenen Person geplant.

Was würde ich als erstes machen?

• Im Telefon das anklopfen abstellen. Wenn ich telefoniere, dann ist belegt - fertig.
• Wenn Deine Kunden am Festnetz- und am Mobil-Telefon anrufen, würde ich (am Schreibtisch sitzend) eine Umleitung von Fest auf Mobil, oder umgekehrt machen, da ich eh nur mit einem Telefon telefonieren kann.
• Kunden bitten, wenn es bei mir belegt ist, kurz eine eMail zu schreiben, mit der Bitte um RR und vor allem in welchem Zeitrahmen.
• Mir überlegen, wie ich sehr schnell einen Termin in den Kalender bekomme, der alle wichtigen Infos enthält. Bsp. habe ich mir folgendes Verfahren angeeignet:
  • Ich erstelle einen Termin, und fülle diesen wie folgt auf die Schnelle aus:
  • Betreff: "Nachname":"Was muß ich tun":"Ziel des Termins"
  • Datum und Uhrzeit ausfüllen und fertig.
• Dann plane ich Abends (ca. 30 min) und Morgens (ca. 15) meinen Tag.

Wie gesagt, in Call-Centern klappt dass auch und die machen definitiv mehr Anrufe.