Software zur Dokumentverwaltung

[JimMorrison]

Hallo Zusammen,

ich habe schon meinen Freund google auf die Such geschickt und war auch schon auf www.gidf.de aber leider nichts gefunden.
Ich suche eine Dokumentenverwaltungssoftware, welche folgende Kriterien erfüllt:
1) Deutsch sollte sie sein
2) Man sollte Register und Unterregister anlegen können:
Versicherung
- Haus
- Auto
- Motorrad
Bescheinigungen
Einkommen
Verträge
etc-
In welche man dann die Dokumente verschieben kann.

Bin schon über Yep bzw Idocument gestolpert. Leider sind beide in Englsich und ich werde nicht wirklich schlau drauf

Was habt Ihr für Tips ? Mit welchem programm verwaltet Ihr Eure Dokumente?

Gruß & Danke

 

[Cubic]

Devonthink ist recht gut und sollte alle Deine Bedürfnisse erfüllen.

 

[Cubic]

Es gibt übrigens auch eine Testversion.

 

[JimMorrison]

Danke für die schnelle Antworten.

Welche Version von DevonThinK
Pro Office ? Pro oder Personal ?

Wer hat die jeweiligen Version schon getestet und kennt die Unterschiede?

 

[Cubic]

Schau Dir mal die Unterschiede auf der Herstellerseite an. Die Pro Office Version hat eine OCR Funktion integriert. Ist vielleicht sinnvoll. Leider ist das auch die teuerste Version. Wenn man darauf verzichten kann, dann reicht wohl die Personal, denke ich zumindest.

 

[nggalai]

Die Personal reicht, falls Du alles in einer Datenbank halten möchtest. Also, einer einzelnen. Mit der Pro kannst Du parallel mehrere Datenbanken offen halten, was durchaus praktisch sein kann.

Das dürfte der Hauptunterschied zwischen Personal und Pro im „kleinen“ Einsatz sein. Im Detail sind die Unterschiede natürlich umfangreicher, aber das ist das Feature, was in meinem Umfeld die meisten zum Kauf der Pro bewegt hat.

 

[weasel77]

DevonThink +1

Ich hab Pro Office, wegen der erwähnten OCR Funktion.

 

[JimMorrison]

Ne Frage zu Devonthing:

Wenn ich eine PDF Datei per Drag & Drop nach DT ziehe,
wird die Datei dann kopiert oder lediglich eine Verknüpfung zu der Datei erstellt?

Wenn diese kopiert würde, kann ich ja die Datei auf der Festplatte löschen !?

Danke

 

[Kibabalu]

ziehst Du sie einfach nach DT wird sie importiert, d.h. Du hast eine Kopie in der Datenbank und könntest das Original löschen. Drückst Du aber während des rüberziehens alt+Apfel, so wird sie nur indexiert, d.h. Du hast in der Datenbank nur einen Verweis auf das Original, dass Du dann natürlich nicht löschen solltest.

 

[JimMorrison]

Ja, wird von mir einfach in DT gezogen.
Die Datenbank liegt in meinem Benutzerordner und
wird somit auch via Timemachine gesichert.

Da ich in DT wirklich alles Dokumente sichere, liegt mir
hier auch der Datenschutz am Herzen.

Mein Benutzerkonto habe ich daher mit einem Passwort "geschützt".
Wie sicher sind nun meine Daten gegenüber Zugriff von Dritten (hier eher via Internet) ?

Sorry, für meine Unwissenheit :-[

 

[Kibabalu]

Die DT-Datenbank ist genauso sicher bzw. unsicher, wie alle anderen Daten auf Deiner HD auch. Dieses Thema hat nichts mit DT zu tun. OS X ist prinzipbedingt recht sicher, wenn man sich an ein paar Grundregeln hält.

Ohne Deine Legitimation ist es extrem schwierig bis praktisch unmöglich Schadsoftware auf Deinem Mac zu installieren bzw. an Deine Sachen zu kommen. Hier ein paar wichtige Grundregeln, die mir spontan einfallen:
1) Wenn Du gebeten wirst Dein User-PW ein zu geben, hinterfrage das: Warum jetzt? Ist das plausibel, beispielsweise weil ICH etwas installiere?
2) Lade Dir nichts aus dubiosen Quellen runter!
3) Nutze einen normalen Account ohne Administratorrechte!
4) Gebe Deine Verzeichnisse nicht einfach so, bzw. ohne triftigen Grund,im Netz frei!
5) Mache Backups und mache sie oft!

Prinzipiell ist das Thema Sicherheit aber überbewertet (bis auf Punkt 5; Für eine Missachtung dieses Punktes habe ich persönlich überhaupt kein Verständnis). Mache Dir also nicht zu viele Sorgen, halt nur so viel, dass Du Augen und Hirn eingeschaltet hältst

 

[JimMorrison]

Vielen Dank für die Infos.

Nochmal ne Frage zu DT:

Ich benutze die Datenbank xyz.dt.base2

Welche inzwischen fast 200mb an Dokumenten enthält.

Die Datenbankdatei an sich, ist abe rnur wenige KB groß.

Ich ziehe die Dateien via Drag&Drop in die Datenbank, wird also dorthin kopiert (ja habe was gelernt )
Lösche ich die urspr. Datei, kann ich auch die Datei in DT noch öffnen.

Aber warum wird die Datenbank nicht größer ????

 

[Kibabalu]

xyz.dt.base2 ist keine DT-Datenbank. Eine solche würde xyz.dt.dtbase2 heissen. Vermutlich meinst Du aber xyz.dtbase2.

Was meinst Du denn genau mit der 'Datenbankdatei an sich'. xyz.dtbase2 wäre ein Bundle, dass die importierten Dateien (unter Files.noindex) und verschiedene weitere Dateien (Meta-Daten-Files zu den Dokumenten, Index, etc.) enthält. Dieses Bundle ist dann so gross wie die Summe der importierten Dokumente plus Metadaten, Index etc.. Wenn dieses Bundle bei Dir kleiner als die Summe der importierten Dokumente ist, dann stimmt etwas nicht.

Schaue mal unter Ablage->Datenbank-Eigenschaften->xyz nach, wie viel Du wirklich importiert hast.

 

[JimMorrison]

Das ging aber schnell

Habe Mal geschaut.
Hatte die Dokumente alle in Global ->Eingang
Nun sind diese in: Offene Datenbanken-> XYZ