OCR und Dokumentenmanagement

[Patrick B.]

Hallo,

ich möchte meine Eingangspost künftig scannen und digital vorhalten. Ich habe mir für iOS schon diverse Programme angesehen, aber mir sagt die Scanqualität (Fotoscanner) nicht zu. Da ich einen Scanner am Mac habe, präferiere ich aktuell diesen Weg.

Ein digitales Postlager macht für mich nur dann Sinn, wenn die Scanns durchsuchbar (OCR) sind. Habt ihr hier eine Empfehlung für mich? Sollte maximal 50 Euro kosten. Merci.

 

[ottomane]

War bei dem Scanner keine OCR-Software dabei? Oft ist das so. Andernfalls wird das für den Preis eng.

 

[Wuchtbrumme]

die einzige ernstzunehmende Lösung für papierloses Büro, die ich nach viel Probieren im Augenblick guten Gewissens empfehlen könnte, ist ein Fujitsu ScanSnap-Scanner mit seiner Software-Suite und/oder DevonThink Pro Office. Das sind keine 50 Euro, eher um die 1000 inkl. gutem Scanner.

Alles andere ist für wirkliche praktische Arbeit nicht wirklich zu gebrauchen.

Es hat hier einige Threads dazu.

 

[ottomane]

Das mit dem Fujitsu sehe ich anders. Ich habe mir einen Brother-MuFu-Drucker gekauft (230€). Der scannt Stapel, Duplex mit Erkennung usw., bei Bedarf direkt auf eine SMB-Freigabe (ohne Rechner gleich aufs NAS, das kann der Fujitsu nicht) und kopiert und druckt sogar.

Zudem liegt eine OCR-Software und diverses Verwaltungszeug bei. Kann sein, dass die Software nicht das kann, was der Fujitsu dabeihat, aber für das gesparte Geld kann man sich gleich mehrfach die richtige Software (DevonTHINK, Hazel, ...) kaufen.

 

[Wuchtbrumme]

dann hast Du den Fujitsu noch nicht gesehen...

 

[ottomane]

Doch, steht beim Kollegen im Büro.

 

[Wuchtbrumme]

ich wollte jetzt erst andersherum formulieren, aber ich mag Dir natürlich nicht positive Erfahrungen mit anderen Geräten absprechen, deswegen lass ich es sein. Es ist aber so, dass ich wirklich eine Menge ausprobiert habe. Meine Empfehlung kommt nicht von ungefähr. Meiner Ansicht nach ist alles, was nicht mindestens so gut wie ein Fujitsu ScanSnap iX500 ist, Müll. Das ist der ganz überwiegende Teil am Markt, wenn nicht gar alles, und das, was noch besser ist, kostet auch noch bedeutend mehr und fällt in die Kategorie "professionelles Dokumentenmanagement für große Firmen". Alleine ein doppelseitig bedrucktes Blatt Papier - gleich, welchen Formats - in einem Rutsch und ohne Wendung durchlaufen zu lassen ist perfekt. Ganz zu schweigen von den Vorteilen, den dieser gerade Papierweg für Massen an Seiten oder unterschiedlichem Ausgangsmaterial hat.
Ich wünsche Dir weiterhin nur positive Erfahrungen mit Deinem Gerät!

 

[ottomane]

Kein Problem, danke für die Wünsche

Der Fujutsu hat sicher seine Stärken, aber 99% der Papiere sind bei mir simple A4-Bögen und den Rest kann man beim Brother auf den Flachbettscanner legen. Der scannt natürlich auch Bretter, dicke Pappe und Skizzen auf Papiertaschentüchern oder Plastiktüten

Wir stellen fest: Es gibt wie so oft unterschiedliche Anforderungen. Außerdem brauchte ich gleichzeitig einen Drucker.

 

[Wuchtbrumme]

Wir stellen fest: Es gibt wie so oft unterschiedliche Anforderungen

natürlich. Ich hatte ein Projekt "papierloses Büro". Das bestand im Wesentlichen aus teils Aktenordnern aus 30 Jahren Existenz, teils Registratur mit Loseblattsammlung, teils Ablage A (wie in "Alles") hinter der Schranktür, in unterschiedlichen Knick-, Heft*- und Kaffeespurzuständen. Ich weiß nicht, wieviele laufende Meter das waren, aber alleine mit dem Fujitsu hat es gut zwei Monate gedauert, alles durchzujagen und es zu digitalisieren (und das ist nur: Stapel Papier einlegen, Knopf drücken, extrem schnell, ca. 50-60 Blatt (Vor- und Rückseite) pro Minute). Und ungefähr eine Woche habe ich immer wieder säckeweise Altpapier gehäckselt und zum Altpapiercontainer gebracht. Einen Drucker mit Flachbettscanner sowie ADF habe ich selbst (Epson Workforce blabla BX925FWD). Wie gesagt, für die Anforderung Schrott. Ich hätte mir die Kugel gegeben.

*Man glaubt gar nicht, wieviele wichtige Unterlagen per se nicht scanbar sind, weil irgendein Dödel die heftet (und dabei nicht einmal urkundlich miteinander verbunden, sondern nur mit dem Tacker... argh...).

Am Ende ist das Büro übrigens gar nicht papierlos. So viele Dinge behält man besser im papiernen Original (bis dann auch hoffentlich irgendwann man die Verwaltungsonan^WVerwaltung darauf kommt, dass wenn man schon "auch ohne Unterschrift gültig" draufschreibt, ein PDF der Datei auch reicht, weil sie ja auch selbst die Unterlagen haben; dienen ja nur zum Nachgucken). Aber es hat für Sauberkeit gesorgt und man kann sich besser organisieren (oder wer hat schon mal in seinen gedruckten Kontoauszügen Freitext suchen können???).

 

[ottomane]

gedruckten Kontoauszügen Freitext suchen

Ja, oder aus Papierrechnungen die IBAN rauskopieren, um sie für die Onlineüberweisung zu nutzen...

Die Vorteile sind schon immens.