IMAP/POP GMXPro: Wie komplexen E-Mailabgleich realisieren (iPhone, zwei Macs)?

[DergrosseApfel]

Hallo Community,

ich habe eine Frage zur Realisierung eines komplexen Mailabgleiches mit zwei Macs und einem iPhone per IMAP/POP.
Ich versuche einen einheitlichen E-Mailbestand zu erhalten über verschiedene Geräte hinweg und da hakt es aktuell ein wenig.

Ich nutze KEIN iCloud-Konto, sondern einen E-Mailaccount bei GMX (PRO). Diesen kann ich per POP oder per IMAP abrufen mit MAIL.

Mein Wunschworkflow wäre:

1. Mein iMac ist der Hauptrechner. Dort sollen ALLE gesendeten und empfangenen E-Mails erhalten und archiviert werden. In lokale Verzeichnisse in Mail (muss ich vermutlich per lokalen Filterregeln oder intelligenten Postfächern machen, oder?).

2. Ich möchte meinen Posteingangsordner immer leer haben – einfach, damit Ordnung ist.

3. Ich hätte gerne alle eingehenden und gesendeten E-Mails auf dem iMac und auf meinem MacBook (nutze ich, wenn ich unterwegs bin und Mails beantworte) in lokale Ordner abgelegt, nicht im Webspace. Sie sollten also auch ohne bestehende Verbindung zum Netz verfügbar sein. Das geht natürlich nicht immer up-to-date, aber ich gleich ab, wenn ich eine Netzverbindung habe. Das Ablegen mache ich manuell oder mit Filterregeln lokal.

4. Auf meinem iPhone möchte ich E-Mails checken und evtl. kurz beantworten. Eine Kopie meiner Antwort soll auf den iMac und das MacBook zur lokalen Ablage. Auf dem iPhone selbst sollen keine Emails gespeichert werden. Ich möchte sie sofort nach dem Lesen/Beantworten löschen, sie sollen ABER nur dort verschwinden, NICHT auf dem Server. Aktuell verschwinden gelöschte E-Mails auch manchmal auf dem Server, ich komme dann also da nicht mehr ran. Vermutlich hat das was mit den Einstellungen am iPhone zu tun, richtig?

5. Löschen von E-Mails auf einem Endgerät soll nicht dazu führen, dass die E-Mail auf den anderen Endgerät nicht mehr ankommt (ausser bei SPAM aber die Unterscheidung wird schlecht möglich sein). Der Abruf und das Senden von E-Mails müßte also syncron gehalten sein, das Löschen aber nicht!

Im Moment nutze ich IMAP über einen GMX-Account auf dem iMac und dem MacBook - und POP auf dem iPhone. Vom iPhone gesendete E-Mails schicke ich per BCC immer an mich selbst. Der Abgleich des SENT-ORDNERS funktioniert z. B. irgendwie nicht sauber und ich erhalte teilweise auch E-Mails nicht auf allen Geräten oder sie werden falsch zugeordnet.

Wie könnte ich diese komplexe Anforderung optimal lösen?
Kann man Filterregeln eigentlich abgleichen zwischen verschiedenen Geräten (iMac, iPhone)?

Ich habe gehört, dass die Probleme mit der falschen Zuordnung der IMAP-ORDNER zu tun haben könnten und mit nicht optimalen Einstellungen in den jeweiligen E-Mailclients.

Danke Euch für Eure Tipps
DgA

 

[dadudeness]

1. hast Du eigentlich jetzt schon - jedenfalls, wenn Du iPhone ebenfalls auf IMAP stellst.

2. Wenn Du in einem IMAP-Konto Mails aus irgendwelchen Ordnern in irgendwelche anderen Ordner verschiebst, werden sie dorthin verschoben. Ob das bedeutet, dass der Posteingang dann leer ist, ist völlig wurscht. Das läuft.

3. Mail.app speichert alle Mails aus IMAP-Ordnern komplett lokal. Es ist also kein weiteres Speichern notwendig.

4. Das Löschen wird schwierig, der Rest kein Problem. Stellst das iPhone auf IMAP, dann werden alle Informationen genauso gehandhabt wie auf den großen Rechnern. Direkt nach dem Bearbeiten löschen (und nur vom Telefon löschen, nicht vom Server), geht per IMAP nicht. Per POP3 kannst festlegen, ob beim Löschen auch vom Server gelöscht werden soll oder nicht.
Per IMAP wird unter iOS nur der Posteingang automatisch abgerufen. Und der auch nur in einem vorgebbaren Zeitfenster. Mails aus anderen IMAP-Ordnern werden nicht automatisch runtergeladen, können jedoch - wenn sie ins vorgegebene Zeitfenster fallen - manuell abgerufen werden. Fällt eine Mail aus dem vorgegebenen Zeitfenster (z.B. 'Letzte Woche') raus, wird sie automatisch vom Telefon (und nur von da!) gelöscht, so dass kein Platz verschwendet wird.
Außerdem ist das Einsortieren von Mails in Ordner vom iPhone aus ebenfalls möglich und sogar einfach.
Also: iPhone auf IMAP und Du hast viel gewonnen.

5. Das wird nix.
POP3 arbeitet jeder für sich
IMAP gleichen sich alle am Master (Server) ab.
Schlage vor, Dich daran anzupassen, alle per IMAP arbeiten zu lassen. Dann verhalten sich alle gleich. Eine Mail, die Du auf dem iPhone in den Ordner 'Karibikreise' wirfst, landet automatisch auch auf iPad, MacBook, iMac und sogar Windows-Kiste mit Thunderbird/Outlook im Ordner Karibikreise.

6. (Die Sache mit dem Sent-Ordner)
Wenn Du alle Konten per IMAP einrichtest, wird auch der Sent-Ordner mit abgeglichen und Du sparst Dir das BCC an Dich selbst.

7. (Wie optimal umsetzen)
Am einfachsten alles per IMAP

8. (Ordnerzuordnungen)
Du kannst in eigentlich allen Clients festlegen, welche Ordner wofür sind. In Mail.app geht das so:
Links den IMAP-Ordner auswählen
Menu 'Postfach'
'Dieses Postfach verwenden für'
'Gesendet', 'Papierkorb', 'Spam', 'Entwürfe'

 

[DergrosseApfel]

Hey Dude

1. hast Du eigentlich jetzt schon - jedenfalls, wenn Du iPhone ebenfalls auf IMAP stellst.


2. Wenn Du in einem IMAP-Konto Mails aus irgendwelchen Ordnern in irgendwelche anderen Ordner verschiebst, werden sie dorthin verschoben. Ob das bedeutet, dass der Posteingang dann leer ist, ist völlig wurscht. Das läuft.

-> Danke.

3. Mail.app speichert alle Mails aus IMAP-Ordnern komplett lokal. Es ist also kein weiteres Speichern notwendig.

-> Wieder was gelernt, danke.

4. Das Löschen wird schwierig, der Rest kein Problem. Stellst das iPhone auf IMAP, dann werden alle Informationen genauso gehandhabt wie auf den großen Rechnern. Direkt nach dem Bearbeiten löschen (und nur vom Telefon löschen, nicht vom Server), geht per IMAP nicht. Per POP3 kannst festlegen, ob beim Löschen auch vom Server gelöscht werden soll oder nicht.
Per IMAP wird unter iOS nur der Posteingang automatisch abgerufen. Und der auch nur in einem vorgebbaren Zeitfenster. Mails aus anderen IMAP-Ordnern werden nicht automatisch runtergeladen, können jedoch - wenn sie ins vorgegebene Zeitfenster fallen - manuell abgerufen werden. Fällt eine Mail aus dem vorgegebenen Zeitfenster (z.B. 'Letzte Woche') raus, wird sie automatisch vom Telefon (und nur von da!) gelöscht, so dass kein Platz verschwendet wird.
Außerdem ist das Einsortieren von Mails in Ordner vom iPhone aus ebenfalls möglich und sogar einfach.
Also: iPhone auf IMAP und Du hast viel gewonnen.

-> Per IMAP wird unter iOS nur der Posteingang automatisch abgerufen.
Jetzt wird mir einiges klar. Kann man das aber irgendwie ändern? Wie komme ich denn dann an meine vielen Unterordner bzw. Mails, die ich am iMac z. B. verschoben habe BEVOR ich sie am iPhone abgerufen habe (denn damit sind sie ja faktisch aus dem Posteingangsordner weg)?

5. Das wird nix.
POP3 arbeitet jeder für sich
IMAP gleichen sich alle am Master (Server) ab.
Schlage vor, Dich daran anzupassen, alle per IMAP arbeiten zu lassen. Dann verhalten sich alle gleich. Eine Mail, die Du auf dem iPhone in den Ordner 'Karibikreise' wirfst, landet automatisch auch auf iPad, MacBook, iMac und sogar Windows-Kiste mit Thunderbird/Outlook im Ordner Karibikreise.

-> Tja, und am iPhone?

6. (Die Sache mit dem Sent-Ordner)
Wenn Du alle Konten per IMAP einrichtest, wird auch der Sent-Ordner mit abgeglichen und Du sparst Dir das BCC an Dich selbst.

-> Bei GMX scheint das zu klappen, bei 1und1, wo ich noch einen weitern E-Mailaccount habe, passt diese Zuordnung aber nicht. Die haben anscheinend irgendwas Anderes auf den Mailserven konfiguriert, ich habe dort wenn ich IMAP einstelle, mehrere SENT-Ordner (ist aber Thema eines eigenen Threads schätze ich, also ignonieren).

8. (Ordnerzuordnungen)
Du kannst in eigentlich allen Clients festlegen, welche Ordner wofür sind. In Mail.app geht das so:
Links den IMAP-Ordner auswählen
Menu 'Postfach'
'Dieses Postfach verwenden für'
'Gesendet', 'Papierkorb', 'Spam', 'Entwürfe'

-> Ist das auch unter iOS möglich?

Danke
DgA

 

[dadudeness]

-> Per IMAP wird unter iOS nur der Posteingang automatisch abgerufen.
Jetzt wird mir einiges klar. Kann man das aber irgendwie ändern? Wie komme ich denn dann an meine vielen Unterordner bzw. Mails, die ich am iMac z. B. verschoben habe BEVOR ich sie am iPhone abgerufen habe (denn damit sind sie ja faktisch aus dem Posteingangsordner weg)?

Nein, das kann man nicht ändern.
In Mail.app auf dem iPhone hast Du ja die ganzen Posteingänge 'oben' gesammelt inkl. des gemeinsamen Posteingangs über alle Konten (wenn Du mehrere Konten hast) und 'unten' die Accounts. In den einzelnen Accounts kannst Du alle bestehenden IMAP-Ordner sehen und öffnen. Öffnest Du einen, dann werden die Mails, die in die jeweilige Zeitfenster-Einschränkung (z.B. 'Aus den letzten 2 Wochen') geladen und angezeigt. Du kannst die Mails also lesen und alle Ordner durchsuchen, jedoch werden diese Ordner nicht automatisch abgefragt, sondern nur dann, wenn Du reingehst.

-> Tja, und am iPhone?

Auch.
Wirfst Du eine Mail aus dem Posteingang des iPhones in den Ordner 'Karibikreise', wird diese Änderung an den Server übertragen, so dass die Mail auch übers Webinterface und an allen anderen Rechnern, die per IMAP abrufen im Ordner 'Karibikreise' ist.

-> Bei GMX scheint das zu klappen, bei 1und1, wo ich noch einen weitern E-Mailaccount habe, passt diese Zuordnung aber nicht. Die haben anscheinend irgendwas Anderes auf den Mailserven konfiguriert, ich habe dort wenn ich IMAP einstelle, mehrere SENT-Ordner (ist aber Thema eines eigenen Threads schätze ich, also ignonieren).

Nee, die werden nicht 'irgendwas konfiguriert' haben. Dieses Phänomen ist zu beobachten, wenn die Zuordnung zwischen dem Ordner für gesendete Objekte im Mail-Client und dem IMAP-Ordner für gesendete Objekte nicht korrekt ist. Stichwort: 'Postfach -> Dieses Postfach verwenden für'.
Bei manchen Anbietern heißt das Gesendete Postfach 'SENT', bei anderen 'Gesendet', bei wieder anderen 'Sent Items'. Das ist Sache des Anbieters. Mail.app (und andere Mail-Clients) erkennen i.d.R. den Posteingang ziemlich zuverlässig, aber bei den anderen Ordnern handeln sie nach dem Motto 'Wenn ich nicht sicher bin, wohin, dann erstelle ich eben meinen eigenen Ordner und verwende ihn so wie ich will.'. So kann es vorkommen, dass ein Mail-Konto mehrere verschieden heißende Gesendet-Ordner hat.

Meine Empfehlung:
Geh ins Webinterface von GMX/Web.de, melde Dich an und schicke irgendwohin eine Test-Nachricht. Schaue jetzt, in welchen Gesendet-Ordner das Webinterface die Mail wirft. Nehmen wir an, der Ordner heißt 'SENT'.
Weiterhin hasst Du im Konto noch einen Ordner, der 'Sent Items' heißt. Nun verschiebst Du alle Mails aus dem 'Sent Items'-Ordner in den Ordner 'SENT' uns löschst den 'Sent Items'-Ordner, nachdem Du überprüft hast, dass sowohl alle Mails in dem SENT-Ordner sind als auch dass der Sent Items Ordner leer ist.
Jetzt guckst Du auf den Clients in Mail.app und wirst vermutlich in der Seitenleiste (die Du einblenden solltest, falls das nicht schon geschehen ist) den SENT-Ordner, den Du auswählst und über Postfach -> Dieses ... verwenden für als Postfach für Gesendete Objekte definierst.
Das geht auch in IMAP-Konten auf dem iPhone: Einstellungen -> Mail, Kontakte, Kalender -> Account -> Account -> Erweitert -> Postfach-Verhalten.

-> Ist das auch unter iOS möglich?

Ja, siehe letzten Satz einen weiter oben.

Danke
DgA

Bitte

 

[DergrosseApfel]

Uiihhh …

Hallo dadudeness,

danke für diese tolle Anleitung und die anderen Antworten. Steht mir jetzt bischen Konfigurationsarbeit bevor, aber ich weiß zumindest, was zu tun ist.

Danke!
DgA
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