[14 Sonoma] Finder Ordner Struktur als DMS Ersatz für Devonthink

[YoshuaThree]

Servus...

aktuell nutze ich Devonthink unter macOS auf meinem Mac mini als mein Archivprogramm für die Ablage meiner Beläge, Verträge, Kontoauszüge, Handbücher und so weiter. Ich nutze von Devonthink aber (wahrscheinlich) gerade mal 5% seines Funktionsumfanges.

Ich habe zwei Datenbanken (Office und Privat) - da habe ich Ordner und Unterordner, wie zum Beispiel Fahrzeuge / BMW / Versicherung oder Fahrzeuge / BMW / Steuer oder Fahrzeuge / BMW / Werkstatt und so weiter. Auch Oberordner und Unterordner für Banken, Versicherungen, Handys und so weiter. Wie geschrieben - da lege ich meine ganzen PDF Dokumente einfach ab.

Dazu benutze ich dann die Suche. Und die funktioniert unter Devonthink hervorragend.


Jetzt habe ich noch ein iPad und ein iPhone - und natürlich gibt es hier die jeweilige Devonthink App. Allerdings ist die auf dem iPad und iPhone nicht ganz so intuitiv und auch nicht so übersichtlich (aufgrund der Funktionen, die ich nicht brauche, aber dennoch Platz wegnehmen).


Ich bin daher am Überlegen - meine ganzen archivierten Dokumente nun einfach im Finder (iCloud) Dokumente Ordner abzulegen.
Ich habe mir da zwei übergeordnete Ordner Privat und Office und die gleiche Ordnerstruktur wie unter Devonthink.
Zur Suche benutze ich Spotlight.
Dazu könnte ich noch die Tags auf den Dateien verwenden - um wichtige Dateien zu markieren.


1. Benutzt denn jemand den Finder und Spotlight um seine Dokumente zu archivieren und zu suchen?!
2. Spotlight findet super Dateinamen und Bezeichnungen - ist die Suche in PDF Dateien auch so gut und zielführend?

Das Einzige was ich wohl vermissen werde - bei Devonthink habe ich halt links eine schöne Baumstruktur, wo ich mich schön daran hangeln kann um Ordner zu finden. Beim Finder muss ich jeden Ordner erst mal öffnen um an die Unterordner heran zu kommen.



Was meint Ihr? Auch aus eigener Erfahrung Eurer Dokumenten Ablage.

 

[hotrs]

Du bist dir bewusst darüber, dass du ggf. beide Welten miteinander verbinden kannst? Bei mir liegen alle Dokumente in einer relativ flachen Ordnerstruktur auf einem NAS im Netzwerk. Diese Ordnerstruktur habe ich ein einer DevonThink Datenbank abgebildet, die Dokumente sind verlinkt. Die Datenbank liegt lokal auf meinem MacBook (Netzwerk bzw. iCloud wird nicht empfohlen.)

D.h. ich kann einerseits die mächtigen Funktionen von DevonThink nutzen, um auf die Dokumente zuzugreifen (MacBook, iPhone und iPad). Andererseits reicht ein Dateibrowser aus, um im heimischen Netzwerk auf die Dokumente zuzugreifen (Windows). Für unterwegs - das NAS ist nicht über das Internet erreichbar - nutze ich die Syncrhonisierungsmöglichkeiten von DevonThink in Verbindung mit einer Cloud meines Mail-Providers (WebDAV).

Was ich auch sehr hilfreich finde ist das Zusammenspiel: lege ich Dateien in den entsprechenden Ordnern auf dem NAS ab, so werden sie in die DevonThink Datenbank übernommen. Und ändere ich die DevonThink Datenbank, in dem ich z.B. neue Dokumente in die Struktur aufnehme oder bestehende Dokumente umbenenne, so spiegelt sich das auch auf dem NAS wieder.

Ob das auch mit einer Ordnerstruktur in der Apple Cloud funktioniert, müsste man allerdings ausprobieren.

 

[Anthem]

Ich habe auch schon darüber nachgedacht, meine DT-Struktur einfach im Finder zu benutzen und um DT auf dem Mac und dem iPad zu verzichten. Ich suche allerdings meistens nach Stichworten innerhalb der Dokumente, sei es ein bestimmtes Datum, ein Fachbegriff in einem Buch oder ein bestimmtes Thema. In DT bekomme ich die Treffer auch innerhalb der Dokumente angezeigt, in Spotlight nur die Dokumente. Und DT gewichtet auch die Treffer. Das finde ich besser.

Mein Lieblingsbeispiel: Eine USB Festplatte ist kaputt. Wann habe ich die gekauft, die Quittung ist nicht auffindbar. DT findet über die Seriennummer den Abbuchungseintrag in einem Kontouszug vor drei Jahren. Der Finder zeigt mir zwar auch den Kontoauszug, aber die ganzen Abbuchungen muss ich selbst durchsuchen.

Außerdem habe ich auch begonnen, mit dem Stift Kommentare und Markierungen innerhalb der Dokumente in DT zu machen. Hier hat zwar Goodnotes die Nase vorn, aber nach einem Jahr Test werde ich wohl doch nur in DT arbeiten. Sonst geht die Konsistenz der Datensammlung auseinander.

Synchronisierung der Datenbanken zwischen Mac, iPhone und iPad mache ich über die iCloud und Dropbox.

Also, wenn du die im Vergleich zu Spotlight erweiterten Suchfunktionen in DT nicht benutzt, kann das mit der Ordner Struktur im Finder funktionieren.

 

[YoshuaThree]

Mein Lieblingsbeispiel: Eine USB Festplatte ist kaputt. Wann habe ich die gekauft, die Quittung ist nicht auffindbar. DT findet über die Seriennummer den Abbuchungseintrag in einem Kontouszug vor drei Jahren. Der Finder zeigt mir zwar auch den Kontoauszug, aber die ganzen Abbuchungen muss ich selbst durchsuchen.

Das ist allerdings ein gewichtiges Argument! So gehts mir nämlich auch - und eines muss man DT lassen, selbst abstrakte und vage Suchen führen immer wieder zum Ziel. Das ist wirklich ein großer Pluspunkt für DT ggü. dem Finder.

Also, wenn du die im Vergleich zu Spotlight erweiterten Suchfunktionen in DT nicht benutzt, kann das mit der Ordner Struktur im Finder funktionieren.

Doch schon, wenn Du mich mit der Nase nun drauf stupst. Eigentlich schon.

Du bist dir bewusst darüber, dass du ggf. beide Welten miteinander verbinden kannst? Bei mir liegen alle Dokumente in einer relativ flachen Ordnerstruktur auf einem NAS im Netzwerk. Diese Ordnerstruktur habe ich ein einer DevonThink Datenbank abgebildet, die Dokumente sind verlinkt. Die Datenbank liegt lokal auf meinem MacBook (Netzwerk bzw. iCloud wird nicht empfohlen.)

Nein, auf die Idee bin ich noch nie gekommen. Das würde das Ganze ja ein Stückweit Plattform und Geräte unabhängiger machen! NAS habe ich auch - die ich für die Zwecke nutzen könnte.

D.h. ich kann einerseits die mächtigen Funktionen von DevonThink nutzen, um auf die Dokumente zuzugreifen (MacBook, iPhone und iPad). Andererseits reicht ein Dateibrowser aus, um im heimischen Netzwerk auf die Dokumente zuzugreifen (Windows).

Das klingt super interessant - das werde ich einfach mal ausprobieren mit einem Ordner und paar Dateien. Super. Danke für den Tipp!