emails organisieren

[mietzimaus]

Hallo,
ich war bis vor kurzem (und bin es immer noch parallel, bis ich es abstellen kann) auf einem Windows-Rechner mit office 365 unterwegs.
Dementsprechend war mein Mail-Programm Outlook. Dort habe ich viel mit zusätzlichen PST-Dateien organisiert um meine IMAP-Postfächer zu entlasten. Auf dem Mac nutze ich Mail.

Ich habe ein relativ hohes eMailaufkommen und viel alten Kram, vorwiegend Müll, aber auch Dinge die ich - zwar selten - aber doch immer mal wieder rauskramen muss.

Ich habe auf dem Windows-Rechner je eine PST-Datei für Debitoren, Kreditoren und nochmals für die vier größten Auftraggeber jeweils eine eigene Datei. Diese sind mit einer Ordnerstruktur versehen, z.B. je ein Ordner pro Kreditor, dann unterteilt z.B. in Angebote+Bestellungen, Faktura oder nach "Thema" (z.B. Büromaterial) und dann unterteilt in die einzelnen Lieferanten. Abgearbeitete eMails werden idR verschoben. Trotzdem quellen meine Posteingänge unübersichtlich über.

Die großen Auftraggeber haben je Kommission einen eigenen Ordner innerhalb ihrer PST-Datei.

Mangels Zeit bin ich aber noch nicht zum Ausmisten des Mülls gekommen und da ich viel freien Platz auf meiner Festplatte (Synologie-NAS) habe, gibt es noch nicht die Notwendigkeit Platz zu sparen.

Was mich bisher immer genervt hat ist, dass ich auf einmal "wegsortierte" Mails nur noch mittels meinem Windows-Rechner Zugriff habe.

Ich möchte bitte komplett weg von meinem Acer-Notebook und brauche daher ein System, wo ich außerhalb des IMAP-Postfaches Mails inkl. Anhängen speichern kann und ich enfach auf alte eMails zugreifen kann, idealerweise sogar von unterwegs über mein iPad oder iPhone.

Englisch wäre nicht unüberwindbar, deutsch gäbe ich aber den Vorzug, wenn der Rest passt.
Ich habe auch keine Probleme etwas Geld in die Hand zu nehmen, wenn ich denn damit arbeiten kann ohne mich wochenlang einarbeiten zu müssen.

Ich danke für's Lesen und würde mich über konstruktive Vorschläge sehr freuen.

 

[jensche]

Ich habe zirka 50'000 E-Mail und kann zurück bis ins Jahr 2004. Dabei hatte ich wie du Probleme mit fehlenden Platz.

Die meisten Hostings haben ja unlimitierte "Mailkonten", dabei habe ich diverse Archiv-Emails erstellt (in meinem Fall hatte ich am schluss 10 solcher Archivkonten), jedes Konto kann bei mir 5GB Daten haben, dabei habe ich dann alle E-Mail auf diese Konten verschoben so das mein aktives Hauptkonto praktisch nur noch die aktuellsten Mails hat. So habe ich das gelöst.

 

[mietzimaus]

Danke für Deine Antwort. Wenn ich die richtig verstehe, hat Du 10 Archiv-Email-Adressen? Wie verschiebst Du die Mails von einem Konto zum anderen, per drag and drop innerhalb einer Mail-Software?

Für uns ist eine Vielzahl eMail-Konten zur Gliederung der eMails und Entlastung des Posteingangs momentan keine Option. Wir haben bereits mehrere eMailkonten in Verwendung z.T. aus funktionalen Gründen (Rechnungseingang, Arbeitsberichte) als auch für unsere Mitarbeiter je ein Postfach.

Unsere Mailkonten sind fast ausschließlich bei Strato, ebenso wie unsere Homepage. Das möchte ich auch so lassen.

Wir haben bereits etwa 80% des Speicherplatzes (80GB) belegt, zum einen da unsere Mitarbeiter alle Mails innerhalb ihrer IMAP-Postfächer archivieren - mittlerweile über 10GB - sie brauchen eine Lösung um via iPad auf ihre eMails zugreifen zu können. Wir nutzen die iCloud nicht für eMails.

Aber auch weil andere eMail-Konten privat genutzt werden.

Meine 8 (geschäftlichen) PST-Dateien haben zusammen eine Größe von fast 20GB.
Mir geht es hauptsächlich um diese geschäftlichen eMails. Hier muss ich ab und an in alten Vorgängen nachgucken. Etwa zwei Jahre vor meinem Übertritt in die Mac-Welt habe ich z.B. angefangen, bei bestimmten Vorgängen emails auf der Festplatte zu speichern, damit ich diese innerhalb der Lexware-Software direkt an den jeweiligen Vorgang als Anlage anheften konnte. Diese konnte ich bisher auch immer öffnen - unter dem Mac könnte ich diese einzelnen eMail-Dateien zwar auch öffnen, aber dann müsste ich erst einmal Outlook einrichten, wogegen ich mich momentan noch sträube (wer weiß wann ich klein beigebe).

Mit dem seit Jahresbeginn eingeführten Workflow (Cloud basierte Lösung) habe ich noch keine Möglichkeit gefunden, Dokumentationen an den einzelnen Vorgang anzuheften, somit muss ich zwingend wieder entsprechende eMails unkompliziert im Zugriff haben.

Idealerweise möchte ich über mein iPad auf die Mails zugreifen, auch aus 100km Entfernung. Zugriff auf mein NAS habe ich von außerhalb. Daher würde ich vorzugsweise die eMails auf dem NAS speichern wollen.

 

[SchwanzusLongus]

Ich würde dir empfehlen einen professionellen Dienstleister zu Rate zu ziehen. Das klingt schon nach vielen (wichtigen) Daten, sodass du direkt noch über eine Backuplösung etc. nachdenken solltest.

Im Dateisystem organisieren ist auch eine Option - die alten Outlookdateien müssten die Endung ".msg" erhalten, diese würde ich für alte Fälle entsprechend konvertieren und ab einem Stichtag mit dem neuen System weitermachen. Aus Apple Mail müssten ".eml" Dateien herauskommen, das ist ein universelleres Dateiformat.

 

[mietzimaus]

Mein Backup ist - imho - Safe.

Wenn ich Dich richtig verstehe, empfiehlst Du mir meine emails alle einzeln zu Speichern?

Gibt es mit der Mail-App nicht die Möglichkeit Dateien zu erstellen analog zu der PST-Datei in Outlook?