elektronisch archivieren

[wurzelchensen]

Hallo apfeltalker,

ich suche schon länger nach der geeigneten Soft- und Hardware um mein Einmannbetrieb komplett elektronisch zu archivieren.

Rechtlich habe ich bereits alles abgeklärt und es steht mir nichts mehr im Weg.

Habe bis jetzt leider noch nichts gefunden.

Währe super wenn jemand ein paar Tipps diesbezüglich hatt ...

lg

W.

 

[proteus]

Als pdf Archiv bietet sich yep an, ansonsten mache ich alles mit Devonthink Office Pro. Das archiviert auch alle anderen Formate. Wenn es gesetzliche Auflagen bezüglich der Art und Verfügbarkeit gibt ( was bei einem EinMannBetrieb nicht der Fall sein sollte, hier dürfte nur die allgemeine Aufbewahrungspflicht gelten ) musst du auf sündhaft teure Archivierungssoftware ausweichen. Devon kann auch EMails archivieren und aufgrund der KI findet man auch alles wieder.

Yep für Tiger ist noch kostenlos, DT kostet zwischen 70 und 179 Dollar.

 

[wurzelchensen]

super, danke für die schnelle Antwort.

Was benutzt Du für einen Scanner? Oder gibts einen All in One mit Farblaser der auch mehrere Dokumente gleichzeitig scannen kann?

Arbeiten die obengenannten Programme auch direkt mit dem Scanner?

lg.

W.

 

[proteus]

DT ist OCR tauglich, es kann auch pdf durchsuchen. Ich nutze einen Epson DX, der reicht mir, die meisten Dokumente füge ich direkt vom Mac ein, ich habe meinen Papieraustausch schon auf ein Minimum beschränkt.
Mit den mehreren Doc gleichzeitig wäre ich vorsichtig, eventuell brauchst du fürs Amt für jeden Vorgang ein Dokument, das solltest du noch mal abklären. Yep ist durch die ausgefeilte Tagging Funktion und eine Lupe ( genial ) leicht durchsuchbar, kann aber kein OCR und auch nicht direkt vom Scanner importieren - zumindest nicht unter Tiger.
Du kannst aber von beiden Programmen eine kostenlose Trialversion laden und ausprobieren. DT kommt auch locker mit 10.000+ Dokumenten klar.

 

[fotolli]

Ich archiviere seit geraumer Zeit alles an Papier. Ich habe sehr gute Erfahrungen mit diesem
http://www.fujitsu.com/emea/products/de/scansnap/for-mac/
Scanner gemacht, habe ihn allerdings in der Windows-Version.

Von irgendeiner Archivierungssoftware habe ich mittlerweile Abstand genommen, da man dann auf Gedeih und Verderb dieser Software ausgeliefert und damit vergleichsweise wenig flexibel ist (z. B. Zugriff von mehreren Rechnern).
Ich gehe folgendermaßen vor: Alle eingescannten Seiten werden automatisch beim Scannen einer Texterkennung unterzogen (macht die Software auf Wunsch automatisch) und in einer für mich sinnvollen Ordnerstruktur systematisch abgelegt. Durch die Texterkennung ist es möglich, z. B. die PDF-Dateien auch per Spotlight schnell zu finden. Für mich ist diese Lösung optimal, recht preisgünstig und sehr flexibel.

 

[wurzelchensen]

Ich archiviere seit geraumer Zeit alles an Papier. Ich habe sehr gute Erfahrungen mit diesem
http://www.fujitsu.com/emea/products/de/scansnap/for-mac/
Scanner gemacht, habe ihn allerdings in der Windows-Version.

Von irgendeiner Archivierungssoftware habe ich mittlerweile Abstand genommen, da man dann auf Gedeih und Verderb dieser Software ausgeliefert und damit vergleichsweise wenig flexibel ist (z. B. Zugriff von mehreren Rechnern).
Ich gehe folgendermaßen vor: Alle eingescannten Seiten werden automatisch beim Scannen einer Texterkennung unterzogen (macht die Software auf Wunsch automatisch) und in einer für mich sinnvollen Ordnerstruktur systematisch abgelegt. Durch die Texterkennung ist es möglich, z. B. die PDF-Dateien auch per Spotlight schnell zu finden. Für mich ist diese Lösung optimal, recht preisgünstig und sehr flexibel.

Danke viel Mals für den Tipp mit dem Fujitsu ScanSnap!
Ich bin auch am hadern ob mir eine Archivierungssoftware was bringt oder nur das Leben noch schwerer macht ...

 

[wurzelchensen]

ok, nun benutze ich DEVONthink für die Dateien und den Fujitsu ScanSnap für's Papier.
Bin mit beidem sehr zufrieden.

Hatte ne Zeit lang Yep für PDFs probiert und war nicht sehr zufrieden mit der Software ...

Nun möchte ich gerne auch gesetzeskonform archivieren:

http://www.apfeltalk.de/forum/gesetzeskonform-archivieren-t251291.html#post2515290