E-Mail-Organisation

[marenh86]

Liebe Community,

ich persönlich nutze schon seit längerem zur Organisation meiner E-Mails relativ viele Unterordner unter den Ordnern "Posteingang" und "Gesendet", um E-Mails schneller wiederzufinden.
Einige meiner Kollegen auf der Arbeit meinen, mittlerweile machte man sich damit nur unnötig Arbeit, da die Suchfunktion in E-Mail-Programmen wie Outlook oder Mail wesentlich besser geworden wäre.
Was meint ihr dazu und wie handhabt ihr persönlich das? Arbeitet ihr in eurem Postfach mit Unterordnern oder bei gezielten Suchen ausschließlich mit der Suchfunktion?

Bin gespannt auf eure Antworten.

 

[Hundoggo]

Auf der Arbeit mit Unterordnern, privat ausschließlich mit Suchfunktion.
Wenn man nur die Suchfunktion nutzt, muss man halt spezifisch wissen, was man sucht. Privat funktioniert das für mich, aber auf der Arbeit nicht.
Und so viel Mehraufwand ist es ja auch nicht, im Grunde nur ein paar Klicks. Aber das muss natürlich auch jeder für sich selbst wissen, wie er sich am besten organisiert.

 

[mainzer999]

Liebe Community,

ich persönlich nutze schon seit längerem zur Organisation meiner E-Mails relativ viele Unterordner unter den Ordnern "Posteingang" und "Gesendet", um E-Mails schneller wiederzufinden.
Einige meiner Kollegen auf der Arbeit meinen, mittlerweile machte man sich damit nur unnötig Arbeit, da die Suchfunktion in E-Mail-Programmen wie Outlook oder Mail wesentlich besser geworden wäre.
Was meint ihr dazu und wie handhabt ihr persönlich das? Arbeitet ihr in eurem Postfach mit Unterordnern oder bei gezielten Suchen ausschließlich mit der Suchfunktion?

Bin gespannt auf eure Antworten.

Ich nutze beides, denn mancher Unterordner hat mittlerweile so viel Inhalt das man dort auch wieder die Suche nutzen muss…

Ich räume allerdIngs auch konsequent auf.

 

[orcymmot]

Seit Jahren privat nur noch die SuFu und bin darüber sehr dankbar.

Im beruflichen Einsatz sah das damals, als es nötig war, anders aus.

 

[SomeUser]

Moin!

Das hängt davon ab, welches Email-Programm zur Verfügung steht. Mit GMail kann man auf mehr Ordner verzichten, als bei Outlook oder AppleMail, da man in GMail extrem gut suchen kann. In der Hinsicht ist ein Vergleich zu Apple Mail oder Outlook quasi fast schon unfair.

So habe ich zwar noch Ordner, allerdings mittlerweile nur auf sehr hoher Ebene. Beispiel Privat: Versorgungsunternehmen - all in einem Ordner. Freunde - alle in einem Ordner. Et cetera.
Beruflich: Quasi nur noch "Mandant XY".

Ich habe manchmal das Gefühl, dass die Leute ihre Mails dermaßen kleinteilig sortieren, dass in jedem Ordner nur noch 1-2 Mails sind. Da stellst sich mir die Frage, warum? Wie oft brauche ich wirklich eine strukturell so feine Gliederung? Damit man einmal im Jahr etwas schneller findet? Und, wie viel hat dieses Klein-Klein an Zeit gekostet?
Eine Ordnerstruktur soll mich dabei unterstützen, möglichst effizient zu arbeiten. Wenn ich also regelmäßig nach bestimmten Mails suche, dann macht es Sinn für solche eine passende Struktur abzubilden. Häufig scheint es aber eher so zu sein, dass man - ähnlich wie oder analog zu: Tags - mit Ordnern versucht (unnötige) Meta-Informationen abzubilden:
Firma / Kunde / 2022 / Auftrag A / Team B / Verwaltung / Jochen / erledigt
Das unterstützt (mich) nicht, sondern bremst aus.

Also vielleicht mal von hinten anfangen und sich fragen: Wofür BRAUCHE ich Ordner? Was will/muss ich WIRKLICH (schnell) von einander trennen? Nicht: Was könnte, wäre nett, ...

 

[Herr Sin]

Nur Suchfunktion.

Nur einen einzigen Filter für ein ganz speziellen Zweck/temporäres Projekt.

 

[beatrixwillius]

Ich habe manchmal das Gefühl, dass die Leute ihre Mails dermaßen kleinteilig sortieren, dass in jedem Ordner nur noch 1-2 Mails sind. Da stellst sich mir die Frage, warum? Wie oft brauche ich wirklich eine strukturell so feine Gliederung? Damit man einmal im Jahr etwas schneller findet? Und, wie viel hat dieses Klein-Klein an Zeit gekostet?

Ich sehe das jede Woche in meinem Programm Mail Archiver. Die Menschen lieben diese kleinteilige Sortierung in Mailboxen.

 

[Carcharoth]

Unterordner mit Suchfunktion. Schlimm ist nur: In Apple Mail ist irgendwie die Suche kaputt. Ich finde Mails nur noch, wenn ich die exakte Betreffzeile weiss. Und manchmal sucht das Mistding nicht mehr in Ordnern, sondern nur noch im Posteingang.

 

[beatrixwillius]

Das sehe ich auch immer wieder. Es fängt damit an, daß die Zahl der Emails in den Mailboxen nicht stimmt. Dann ist der Index schon durcheinander.

 

[SomeUser]

Unterordner mit Suchfunktion. Schlimm ist nur: In Apple Mail ist irgendwie die Suche kaputt. Ich finde Mails nur noch, wenn ich die exakte Betreffzeile weiss. Und manchmal sucht das Mistding nicht mehr in Ordnern, sondern nur noch im Posteingang.

Hast du dann auch, nachdem du den Suchbegriff eingegeben hast, oben links auf "Alle Postfächer" geklickt?

 

[Keef]

Zu diesem Thema in meinen Augen ein sehr interessanter Artikel:

5 E-Mail-Ordner im Posteingang genügen

Der produktive Umgang mit E-Mail ist keine Frage des Programms, sondern der Methode, die Sie anwenden. 5 Ordner für E-Mail sind genug und sorgen für einen immer leeren Posteingang.

www.schlosser.info

 

[joe024]

Nur SuFu.
Mailprogramm AirMail

a) ich lösche den Papierkorb nie
b) wichtige Mails bleiben im Posteingang, bis sie abgearbeitet sind
c) evtl. speicher ich Mails ins Archiv, wenn ich sie später nochml brauchen könnte.

Mails, wie z.B. Kündigungsbestätigungen, drucke ich als pdf und speicher die im GoogleDrive in der entsprechenden Rubrik.

 

[Carcharoth]

Hast du dann auch, nachdem du den Suchbegriff eingegeben hast, oben links auf "Alle Postfächer" geklickt?

Natürlich.

 

[Wuchtbrumme]

nur Suchfunktion. Die konsequente korrekte Ablage in Unterordnern ist per se nicht möglich - mitunter umfasst eine Mail nicht nur Informationen zu einem Thema. Damit muss man zwar bei der Suche ein wenig mit den Suchbegriffen hantieren, man spart sich aber das Wegordnen und steht doch nicht schlechter da als wenn man eine Mail falsch bzw. irrig wegsortiert hätte. Wichtig ist dabei das Arbeiten mit logischen Operanden. Wenn man weiß, in welchem Zeitraum und an wen die Mail ging bzw. von wem sie kam bzw. welches Schlagwort sie beinhaltet haben muss kommt man sehr gut zum Ziel.

Und das funktioniert bei Outlook und Exchange genauso wie auf dem Mac mit Spotlight.

Allerdings kann man sich das Leben auch mit Vorsortieren anhand von Schlagworten bzw. Mailadressen/accounts erleichtern (imapfilter) und entsprechend in Postfächer (Mail.app) bzw. Ordner in Exchange einordnen.

 

[Kaffee]

Inzwischen wieder nur mit SuFu, da ich nur mit dem iPad arbeite. Am MacBook hatte ich einen Ordner für Eingangsrechnung, der über eine Regel selbständig gefüllt wurde. War einfach übersichtlicherso. Leider habe ich am iPad noch keine Möglichkeit gefunden eine Regel zu erstellen, daher lasse ich wieder alles im Eingang.