Dokumente verlinken

[Siggo]

Guten Abend,

zunächst hoffe ich, dass ich mit meinem Anliegen an dieser Stelle richtig bin?
Falls nicht melde ich mich an anderer (welcher?) erneut.

Ich stehe vor folgender Aufgabe, für die ich zurzeit keine Lösung finde:

In einem Ordner (FORMULARE) habe ich knapp 600 Dokumente relativ ungeordnet abgelegt (Pages- und PDF-Dateien).
Diese Dokumente sind alle in einem Inhaltsverzeichnis gelistet. Jetzt möchte ich durch einen einfachen Klick in diesem Inhaltsverzeichnis das Formular 007 aufrufen - also nicht umständlich den Ordner FORMULARE durchkämmen.
Wer von Euch kann mir bitte auf die Sprünge helfen und mir erklären, wie ich eine Verlinkung (wenn der Begriff richtig ist) herstelle. Bei Windows hatte ich früher damit keine Probleme.

Gleiches gilt für die Verlinkung einer E-Mail mit einem bestimmten Dokument.
Ich schreibe also einem Kollegen: "Das Formular 007 wurde komplett überarbeitet. Bitte zur Kenntnis nehmen."
Die Idee ist natürlich, dass der Kollege einfach den Hinweis anklickt und so das entsprechende Dokument aus den Katakomben des Servers saugt. Über einen Lösungsansatz würde ich mich sehr freuen.
Vielen Dank im voraus und

beste Grüße
von Siggo

 

[MacAlzenau]

Da gibt sicher etliche Möglichkeiten.
Je nachdem, in welchem Format das Inhaltsverzeichnis erstellt ist.

In TextEdit (mit rtfd als Dokument-Format der Liste) zum Beispiel kann man über das Menü gehen "Bearbeiten > Link hinzufügen" (nicht allzu versteckt…), dann bekommt man ein kleines Fensterchen, da zieht man die zu verlinkende Datei einfach rein.
Markiert man den Eintrag "Formular007" vorher, bleibt der Link im Hintergrund.

Wenn das Inhaltsverzeichnis alphabetisch geordnet ist, kann man das vermutlich auch per Skript automatisieren.

In OpenOfficeCalc, LibreOfficeCalc oder anderen Tabellenkalkulationen geht das ähnlich.

 

[Siggo]

Moin Mac Alzenau,
bis hierher vielen Dank!
Das Inhaltsverzeichnis in mit Pages erstellt. Muss wg. interner Vorgaben leider auch so bleiben. Das ist also meine Ausgangsbasis ...
Gruß
Siggo

 

[MACaerer]

Leider kann man in Pages bspw. keinen Link auf ein anderes Dokument erstellen. Solltest du aber über MS Word verfügen, darin geht das ohne weiteres.

 

[MacAlzenau]

Da würde ich lieber auf das mitgelieferte TextEdit oder Open/LibreOffice ausweichen, statt ein kostenpflichtiges Programm zu benutzen.
Aber wenn Pages verpflichtend ist und das nicht kann… Ein Gespräch mit der Person, die das verpflichtet, wäre vielleicht angesagt.
Ein Inhaltsverzeichnis ist ja nun wirklich nichts, was zwingend ein spezielles Format erfordert - und wenn es um Integration in andere Dokumente geht: TextEdits Datein im Format rtf, rtfd oder txt lassen sich doch problemlos in Pages-Dokumente integrieren.

 

[ottomane]

Ein Gespräch mit der Person, die das verpflichtet, wäre vielleicht angesagt.

Dabei könnte man auch grundsätzlich mal überlegen, ob der Workflow so sinnvoll ist. Allein das manuell erstellte Inhaltsverzeichnis wirft Fragen auf. Wenn man die Dateien sonst nicht findet, stimmt vielleicht die Ordnerstruktur nicht. Letztlich ist es redundante Information, die wegen der manuellen Pflege auch noch fehlerbehaftet ist.

Vielleicht sollte man sich da mal ein paar Gedanken machen, vielleicht sogar über ein DMS nachdenken, z.B. DevonThink.