DMS (Document Management System) für Mac?

[michast]

Durch einen Artikel in der c't bin ich auf die Idee gekommen, doch mal langsam ein wenig Ordnung in meine Akten zu bekommen. Trotz Privatperson sammelt sich da im Jahr ne Menge an, sei es Versicherung, Steuern oder was weiss ich was. Ich hatte mal die Idee, diese einzuscannen, aber einfach so scannen ist ja auch keine Lösung. Benötigt wird ein DMS, mit dessen Hilfe man auch die Dokumente wiederfinden kann.

Unter Windows gibt es einige Lösungen, von "geht so" bis "teuer". Für Mac will ich so gar nichts finden, oder stell ich mich einfach nur zu dumm an. Recht wäre mir etwas, was nicht zu teuer ist, so ein Riesenapparat, wie wir es in der Firma haben, benötige ich nicht. Etwas, was meinen Schrank etwas leerer macht, wäre schon ganz angenehm.

Habt Ihr da eine Idee? Es gibt wohl etwas auf Online-Basis, wie ich gesehen haben, aber ich denke, dass das nichts für mich ist (je nach Preis sind die anderen Lösungen ebenfalls nichts für mich ).

 

[Hilarious]

Ich denke, DMS macht vor allem dann Sinn, wenn es vernetztes Arbeiten erleichtert, also nicht unbedingt auf Deinem lokalen Rechner untergebracht ist, aber hier lasse ich mich auch gern eines Besseren belehren, denn für den Mac (OS X) selbst ist mir leider auch nichts bekannt.

Dafür aber eine Online-Lösung (, die auch ohne weiteres lokal installiert werden kann, wenn man sich ein wenig mit PHP, MySQL und dem eingebauten Apache auskennt), mit der recht gute Erfahrungen gesammelt habe, und die gleichzeitig auch (in der Version) nichts kostet:

KnowledgeTree

Interessanterweise war diese Software nicht im c't-Artikel genannt, wenn ich mich nicht täusche, aber dennoch ist dem heise-Haufen die Lösung bekannt.

 

[bluesceada]

Verstehe nicht, was damit genau gemeint ist...
Reichen da nicht einfach Dokumente und eine richtige Ordnerstruktur dazu?

 

[MacAlzenau]

Ich denke auch: eine halbwegs sinnvolle Ordnerstruktur in Verbindung mit Spotlight sollte für den Privatbereich voll ausreichen. Allemals übersichtlicher als Papier. Im Notfall für bestimmte Unterlagen noch ein, zwei Aliasse anlegen, wenn man sich nicht entscheiden kann, wo man sie einsortiert.

 

[michast]

Nun, ganz so einfach ist es leider nicht. Sicher kannst Du eine ordentliche Ordner-Struktur aufbauen. Und wenn Du den eingescannten Dateien noch einigermassen vernünftige Namen gibst, dann findet Spotlight auch ein bisschen was. Das Problem ist aber, wenn Du Details suchst (Adresse, Rechnung, Versicherung vom...), dann nutzt Spotlight nicht mehr, es sei denn, Du lässt über die vom Scanner produzierten Images noch ein OCR laufen.

Für ein Jahr behältst Du als Privatmann möglicherweise auch so noch die Übersicht. Nach 5 Jahren dürfte die Übersicht aber, auch bei einer guten Ordnerstruktur, verloren gehen.

Und nein, DMS macht nicht nur im Netzwerk Sinn, aber da läuft es zur Höchstform auf. Auch auf Einzelplatzrechner hat DRM seine Existenzberechtigung.

Das Dumme ist, das für Windows ja Lösungen angeboten werden. Ich hatte gehofft, es kennt jemand eine adäquate Lösung für den Mac. Eine Lösung a la "Weil es das nicht gibt, braucht man das auch nicht" stimmt mich nicht glücklich

Nun, da werde ich dann, wenn ich ein wenig fortgeschrittener bin, wohl selber eine bauen müssen . Das Dumme ist, da dürfte eine Einzelperson wohl ein paar Jahre mit beschäftigt sein :-c

Hilarious Ansatz ist aber gar kein so schlechter. Danke :-D

Interessanterweise war diese Software nicht im c't-Artikel genannt, wenn ich mich nicht täusche, aber dennoch ist dem heise-Haufen die Lösung bekannt.

Nun, als eifriger c't-Leser weiss man, dass die c't von Macianern und Windowsianern und Mischlingen geschrieben wird. In diesem Fall war eindeutig ein Windowsianer am Werk, denn der Mac wurde als nicht existent ignoriert

 

[stk]

Moin,

manchmal ist es viel einfacher als man denkt. Ich hatte just dieses Thema vor einer halben Stunde bei einem Kunden, der allerdings richtig viel jeden Tag an Papier durchnudeln muß und daher jetzt nach einem Avision Scanner Ausschau hält. Ich hab mal eines der Dinger in einer Arztpraxis im Einsatz gesehen (an einem Mac) und der war Hölle schnell!

Der nächste Schritt - das war der Stand unserer Diskussion dann zuletzt - wäre dann die als PDF erfassten Dokumente automatisiert weiter zu verarbeiten. Aber nach welchen Regeln. Ich erinnerte mich, das an der Scansoftware des puseligen Lide-Scanner, den ich seit ein paar Tagen mein eigen nenne, ein Knopf für den PDF-Scan und dessen Einstellungen vorhanden war. Darin heißt es u.a : "Durchsuchbare PDF-Datei erstellen".

Nach einem kurzen Anglühen hab ich dann mal die Tagespost draufgeworfen, ein PDF davon gemacht und Vorschau geöffnet. Ein passendes Suchwort aus dem Text lieferte dann auch gleich die korrekten Treffer im Dokument .

Fazit: mit dieser Funktion steht sowohl der Weiterverarbeitung - z.B. via Ordneraktionen - als auch der Suche via Spotlight nix mehr im Wege.

Gruß Stefan

 

[michast]

Klingt gut, leider hab ich einen Epson 1260, der eine solche Funktion nicht mitbringt, aaaber, ich besitze Acrobat Pro. Leider noch in der 6er Version, die hakelt ziemlich unter Intel und Rosetta. Vielleicht sollte ich mir langsam eine 8er zulegen. Auch Dir Danke. "Sieh, das Gute liegt so nah"

 

[MacAlzenau]

Man kan zu jeder Datei Stichworte eingeben in der Infobox, die Spotlight zur Indizierung nutzt.
Außerdem bin ich davon ausgegangen, daß du als Privatmann bis jetzt mit den Papierdokumenten zurechtkommst, also dann auch bei den Dateien keine Überfülle hast, in denen du die Orientierung verloren hast.

 

[michast]

Außerdem bin ich davon ausgegangen, daß du als Privatmann bis jetzt mit den Papierdokumenten zurechtkommst, also dann auch bei den Dateien keine Überfülle hast, in denen du die Orientierung verloren hast.

Wie gesagt, das Zeug von einem Jahr ist überschaubar, nach 5 Jahren schon weniger. Und es gibt Dinge, die man besser nicht wegwirft.

Und für jedes Dokument Stichworte für Spotlight einzugeben kann schon ganz schön mühsam sein, zumal man definitiv später nach einem Stichwort sucht, welches man nicht eingegeben hat. Das durchsuchbare PDF-Format ist allerdings eine gute Idee.

 

[Hilarious]

Das Interessante an einem DMS ist (oder sollte sein) eine Änderungsverfolgung, die vergleichbar zu einem Versionskontrollsystem ist (wie CVS oder Subversion). Wenn das für Dich interessant ist, kannst Du für dieses Feature als Einzelplatznutzer Perforce nutzen, ein sehr komfortables Versionskontrollsystem, welches, anders als CVS oder Subversion, einen Ordner aktiv überwacht.