[iPad only] Devonthink Fragen

[derhelge]

Hallo,

da ich einige Fragen zu Devonthink habe und diese eventuell auch andere User Interessieren mache ich dazu ein extra Thema auf.

Ich fange einfach mal an:
(diese Frage habe ich bereits hier https://www.apfeltalk.de/community/...flow-launch-center-als-schaltzentrale.513655/ gestellt).

Kurze Frage noch zu Devonthink (ich hoffe Du machst auch noch einen so schönen Beitrag drüber wie diesen hier), ich kann ja in Devonthink auch das PDF als solches in die Ordner schieben sonder nur einen Index angeben (habe ich zu testzwecken gemacht). Die PDF´s liegen dann in One Drive, so kann ich zur Not auch ohne Devonthink drauf zugreifen.
Funktioniert dann der Zugriff auf diese PDF´s auch wenn ich die iPad Version nutze?

Ich möchte gern die Devonthink Datenbanken Synchron zwischen iPad und Mac haben und bin mir noch nicht sicher wie ich das mit den Dokumenten mache. Ich zahle für One Drive nur bietet leider Devonthink keine Möglichkeit für One Drive zumindest sehe ich diese nicht.
Bei Dropbox habe ich "nur" 2GB und wenn die Dokumente all mit in den Datenbank eingebunden werden könnte ich mir vorstellen das die irgendwann mal zu groß für Drobbox wird.​

Dazu hab paul.mbp bereits auch geantwortet.

@paul.mbp
vielleicht magst du ja deine Antwort hier auch posten zur "Übersicht" und wir machen dann alle hier weiter.

 

[paul.mbp]

Ich würde Dir folgende Struktur vorschlagen:

Du installierst Devonthink auf dem Mac und auf dem iPad und synchronisierst beide über WebDAV (dabei sind Deine Daten verschlüsselt, niemand kann mitlesen) Somit ist es auch egal ob Du ein Dokument auf dem iPad oder auf dem Mac hinzufügst, es wird zwischen beiden synchronisiert. Das heisst auch Du hast ein wichtiges Dokument lokal zwei mal vorliegen (auf iPad + auf Mac) Und nun kommt onedrive ins Spiel. Dort sicherst Du den Mac kpl. mit arq-backup und hast somit ein sicher verschlüsseltes OffSiteBackup aller Deiner Daten.

Je nach Speicherplatz auf dem iPad kannst Du auf Datenbankebene in Devonthink entscheiden welche Daten synchronisiert werden. sollen und welche nicht. Ältere Daten, oder Daten auf die Du nicht mobil direkt zugreifen musst kannst Du z.B. in einer Datenbank vorhalten die nur ihre Metadaten synchronisiert. Aber, mit pdfs kannst Du schon einige tausend Seiten unterbringen ohne das das iPad "platzt"

P.S. Durch den Mac als Devonthink/Datenbank"server" ist es nicht mehr ganz ipad only, aber wenn der Mac eh da ist kann man ihn nutzen.
P.P.S ohne Mac hätte man eben nur devonthink auf dem iPad und würde das z.B. mit einem iCloud backup sichern.

 

[staettler]

Erst mal vielen Dank. Meine Lösung wird nicht ganz iPad only aber soll auf jeden Fall paperless werden. Kann ich Datenbanken auch an verschiedenen Orten ablegen? Ich würde eine berufliche wählen, die auf dem Server der Arbeit liegt und eine private, die auf dem MacBook liegt.

Und kannst du WebDAV und die Verschlüsselung noch ein wenig genauer erklären. Schon mal Danke für die Mühe [emoji4]

 

[derhelge]

Vielen Dank für deine Antwort

Ich habe das gerade so gelöst (zum Testen), alle Dokumente (sind bei mir zur Zeit nur 500mb, daher klappt das auch mit Dropbox) direkt in Devonthink und die DB mit Dropbox gesynct, natürlich mit sicherem Passwort versehen. Damit sollte es eigentlich auch erstmal klappen.
Blöderweise kann ich die iOS App nicht mit meinem Dropbox Account verbinden, nach eingabe von Nutzer/Passwd verschwindet das Fenster und das wars. Ich habe mal ein Ticket beim Support aufgemacht.

Jetzt habe ich auch meine erste "Workflow frage" zur iOS Version. Ich kann ja in einer mal (ich nutze die Original App) ein PDF anklicken und dann zu DT senden, bekomme ich das auch irgendwie mit der ganzen Mail hin? Wenn ja wie?

 

[CW1970]

Hallo, sehr interessantes Thema. Ich hätte auch mal eine Frage zu DT, ziemlich einfach vermutlich. Kann man DT auch nur mit ios Geräten nutzen? Sprich iPad Pro und iPhone, und dann später mit einem MacBook koppeln? Oder macht das gar keinen Sinn? Diese einfache Antwort habe ich noch nirgends finden können.

 

[CW1970]

Ich nutze aktuell noch als Hauptrechner einen Windows-PC, werde das aber schnellstmöglich ändern. DT interessiert mich sehr, daher die Frage. Danke!

 

[paul.mbp]

@CW1970 ja, iOS only funktioniert auch

 

[paul.mbp]

...
Jetzt habe ich auch meine erste "Workflow frage" zur iOS Version. Ich kann ja in einer mal (ich nutze die Original App) ein PDF anklicken und dann zu DT senden, bekomme ich das auch irgendwie mit der ganzen Mail hin? Wenn ja wie?

Das geht recht einfach:

1. die gewünschte Mail öffnen
2. oben rechts auf Antworten/Weiterleiten/Drucken
3. in der Druckvorschau mit zwei Fingern aufzoomen
4. iOS erstellt eine pdf Datei und öffnet die Vorschau
5. oben rechts im Sharing Menü "Import in Devonthink" wählen

So kannst Du übrigens "alles Mögliche" was ausdruckbar ist als pdf ablegen

 

[CW1970]

Echt, cool. Ich habe mich noch einmal auf der Homepage umgeschaut, und es auch so "rausgelesen". Nur ob es sinnvoll ist nicht. Aber die knappen 15€ investiere ich gerne als Versuch. Ich bin auch fast nur mit dem großen iPad Pro samt Pencil unterwegs, daher finde ich das Thema "iPad only" sehr spannend. Die meisten Apps habe ich schon ausprobiert, nur Devonthink noch nicht. Die Apps von Readdle sind zu Notability und GoodNotes noch sehr empfehlenswert. Danke für deine Antwort.

 

[paul.mbp]

Übrigens, auch wenn devonthink einen eigenen pdf Editor hat, manche mögen ja weiterhin ihren GoodReader / PDFexpert / usw. zur Bearbeitung der pdf nutzen. Das geht natürlich auch

Man kann nämlich ein Dokument welches sich in Devonthink befindet in den anderen Apps öffnen und bearbeiten, die Aktualisierung erfolgt dann in der Datei die in Devonthink gespeichert ist ganz ohne export/import/ändern/export/import

GoodReader:

1. goodreader starten
2. import wählen
3. "open file from icloud drive"
4. im Auswahlfenster oben links "Standorte" wählen
5. Devonthink steht als Datequelle zur Auswahl

PDF expert:

1. PDF expert starten
2. icloud wählen
3. icloud Laufwerk wählen
4. im Auswahlfenster oben links "Standorte" wählen
5. Devonthink steht als Datenquelle zur Auswahl

Ändert man etwas in dem so ausgewählten Dokument, so finden sich die Änderungen auch in Devonthink.
Man muss nicht extra speichern, einfach bearbeiten, App schliessen, devonthink öffnen und schwupps... die Änderung ist da

 

[ottomane]

Ich glaube, das ist unter iOS immer so, oder? Ich mache es so z.B. mit PowerPoint-Dateien, die ich aus der Synology-Cloud öffne (DS Cloud).

Allerdings ist es (bei meinen Dateiverwaltungs-Tools) so, dass man nicht den Fehler machen darf, von der "spendenden" App aus eine Datei an eine "ändernde" App zu senden. In dem Fall werden nämlich Änderungen nicht zurückgeschrieben. Begrifflich ist das nicht immer so klar, denn leider ist das Wording seitens iOS oder den Ziel-Apps an der Stelle suboptimal. Es gibt "Importieren mit...", "Kopieren nach...", gar keine Beschriftung (!) und "Zu ... hinzufügen". Ich glaube, es passiert immer das selbe.

Gibt es da unter DT auch den "Senden-an-Weg"? Der jetzige Zustand stellt bei mir eine Fehlerquelle, zumindest aber eine Hürde dar, da ich es leider gewohnt bin, von der Dateiverwaltung in Richtung App zu denken und nicht umgekehrt.

--

Darf ich noch eine ganz andere Frage stellen? Ich hatte DT so verstanden, dass es zwischen Indizierung (nur Metadaten in Datenbank) und Import (Metadaten und Dateien in der Datenbank) unterscheidet. Wenn man Dateien synchronisieren will, bliebe nur der zweite Weg, der mich noch nicht begeistert - ich habe gute Ordnerstrukturen und ich möchte meine Dateien dort lassen, wo sie sind.
Nun habe ich kürzlich einen Artikel gelesen, der den Anschein erweckte, dass es da Änderungen gab, aber leider sehr an der Oberfläche blieb.
Kann man inzwischen Dateien im Filesystem liegen lassen (indizierte Variante) und sie trotzdem synchronisieren?

 

[derhelge]

@paul.mbp
danke für deine Tipps (mal wieder)

Jetzt muss ich mal rausfinden warum ich am iPad in den einzelnen Ordnern nicht wählen kann ob ich "Dateien Laden" das ist dort ausgegraut, aber am iPhone kann ich das für jeden Ordner wählen.

Das "Grundsystem hab ich jetzt geschaffen" jetzt geht es an die Verknüpfungen mit einzelnen Apps.

Ohne Mist das mach mir so Spaß, ich betreue bei uns in der Firma den Mobilfunk und alle sind immer "ganz neidisch" auf das was ich allein mit dem iPhone mache aber was eigentlich alles "noch geht" und was ich hier lerne ist schon "so viel weiter".

Also einfach mal ein Dank an alle die hier geregelt schreiben und mich Inspirieren und helfen!!!

 

[paul.mbp]

@derhelge hast Du iCloud Drive auf dem iPad aktiviert?

 

[paul.mbp]

@ottomane das mit dem Öffnen über iCloud Drive und Devonthink ist ja der Unterschied zu "senden an..." bzw. "importieren mit..." und ähnlichem. Man nutzt eigentlich das iCloud Drive nur als "Finder" um ein Dokument in Devonthink aufzurufen und die Verbindung herzustellen..

Bezüglich Deiner Dateien in der Ordnerstruktur müsste ich testen da ich selbst keine Ordnerstruktur nutze. Ich bevorzugte Dateinamen zur Unterscheidung, und das auch nur grob. Den Rest macht die Suche... und in den wenigen verbliebenen Dokumenten dauerte dann das öffnen, prüfen, nächstes öffnen weniger lang als der Versuch der Pflege in Ordnern.

Ich bin da immer verzweifelt ob ich nun die Versicherung des Autos für 2016 unter 2016 , unter Versicherung oder unter Auto ablegen soll Deswegen steht da 2016-12-Gothaer-Vollkasko-Tesla Wenn ich etwas Suche dann kenne ich entweder den Zeitraum (ungefähr) dazu evtl. die Firma, den InhaltsTyp des Dokuments, oder das Objekt um das es geht. Deswegen: Datum-Firma-Typ-Objekt
So könnte man später auch noch ohne Datenbank und ohne Ordner etwas in den Dokumenten finden.

 

[ottomane]

Vielen Dank, @paul.mbp

das mit dem Öffnen über iCloud Drive und Devonthink ist ja der Unterschied zu "senden an..." bzw. "importieren mit..." und ähnlichem. Man nutzt eigentlich das iCloud Drive nur als "Finder" um ein Dokument in Devonthink aufzurufen und die Verbindung herzustellen..

Der Weg ist ja der übliche "Pull"-Weg - umgekehrt aus DT heraus ("push") gibt es also auch hier keinen Weg? Schade. Vermutlich liegt das eher an iOS.

Danke auch für deine Erläuterung zu meiner Sync-Frage. Ich muss dann wohl doch mal die DevonThink ToGo kaufen, um es so zu testen, wie ich es nutzen wollen würde.

 

[dieg]

Hallo,
meine Ablage mit Devon Think habe ich folgendermaßen strukturiert:
Ich nutze verschiedene Datenbanken z.B. Eine für Belege und Rechnungen vom Einkaufen und eine für Versicherungen und Banken, eine für Abos jedwelcher Art und eine für alles Berufliche, eine für alles was das Haus angeht und eine für Referenzzeugs ( z.B. Zeitungsartikel oder so).
Jede Datei bekommt im Namen als ersten ein Datum im Format yyy-mm-dd. ist der Tag oder der Monat nicht aussagekräftig, so lasse ich ihn weg. Dann kommt ein zweistelliges Kürzel, eine Klassifizierung. Z.B RV für Raiffeisenbank, PB für Postbank, TE für Telekom, KV für Krankenversicherung usw. Danach um was es sich handelt, also Lebensversicherung, Heizöl, Handy, usw.
Hintergedanke von der Systematik ist, was passiert, wenn Devon Think mal nicht mehr ist.
Als nächstes kommt in den Betreff, um was es wirklich geht. Z.B. "Kontoauszug Januar 2017", oder bei einer Rechnung "Waschmaschine Siemens WV14799"
Das Nächste sind dann die Schlagwörter für die Suche und als letztes das Erstellungsdatum des jeweiligen Schriftstückes.

Zur Hilfe beim Ausfüllen nutze ich seit neuestem Typinator (Mac), nachdem TextExpander auf Abo umgestellt hat. Dann gebe ich im Dialog dann nur noch 'Handy ein und der komplette Dialog wird sauber ausgefüllt, so dass ich nur noch das Datum eingeben muss.

Ich digitalisieren Papier fast ausschließlich über mein MacBook mit einem ScanSnap Scanner. Die Datenbanken werden vom Mac über WebDAV auf ein NAS synchronisiert und von dort auf das MacBook meiner Frau und auf mein iPad.
Einmal wöchentlich werden die Datenbanken auf eine externe Platte kopiert.

An einer zusätzliche Kopie an einen anderen Ort arbeite ich noch.

Gruß

Dirk

 

[paul.mbp]

@ottomane aus Devonthink heraus steht Dir das Öffnen in... Menü voll zur Verfügung.
Oder Du nutzt die Verlinkung. Das nutze ich z.B. bei Aufgaben

@dieg der unbegrenzte Speicherplatz von Amazon Cloud Drive (70€ jährlich) und arq backup (50$ einmalig) ist nach langer Suche mein Favorit geworden. Lokale Verschlüsselung vor dem Hochladen und die Verlässlichkeit der Amazon Datenwolke zu einem günstigen Preis

 

[ottomane]

Oder Du nutzt die Verlinkung.

Stimmt, die gibt es auch noch. Werden Änderungen dann zurückgeschrieben?

EDIT: Nur am Rande - in vielen Themen geht es hier eigentlich nicht (nur) um iPad only, sondern um das papierlose Arbeiten. Eigentlich könnte man auf die Idee kommen, eine entsprechende Kennzeichnung im passenden Forum zu wünschen. Zum Glück ist hier aber alles so übersichtlich, dass das noch nicht zwingend erforderlich ist. Und außerdem passen die Themen gut zueinander und die Zahl der Interessierten ist noch klein.

 

[paul.mbp]

...bei einer Verlinkung wird nix zurückgeschrieben denn man öffnet das Dokument in Devonthink, nur eben aus einer anderen App heraus.

P.S: Wenn schon ipad only, dann konsequenterweise ohne Papier: paperless

 

[ottomane]

Aber es gibt auch paperless ohne iPad only.