Auftragsverwaltung (Handel) in Excel

[obsidian]

Hallo zusammen,

ich hab mich nach längerem Mitlesen hier angemeldet, weil ich einige Fragen bez. einer selbstgestrickten Auftragsverwaltung in Excel/Office habe und auf Eure Hilfe hoffe.

Meine Ausgangslage ist folgende:

Ich betreibe seit 4 Jahren einen Internetshop und verwalte meine Einnahmen, Ausgaben und Produkte in Excellisten.

Bestellungen erhalte ich sowohl über den Shop als auch per Mail und telefonisch.

Zwar kann ich nach dem letzten Upgrade über den Shop auch Lieferscheine und Rechnungen erstellen, aber die Stratosoftware schränkt mich hier extrem ein und ich müsste auch alle Bestellungen per Email und Telefon in den Shop eingeben, ohne dann direkt auf diese Daten zurüchgreifen zu können.

Die Bestellungen trage ich z.Z. in eine Einnahmenliste ein mit Name, Email, Telefon, Ware, Rechnungs- Nummer, -Datum, Rechnungsbetrag, Zahungsbetrag, Zahlungsdatum, Zahlungsart (PayPal, Überweisung, Nachnahme, Bar), Versender und Kommentar.

Was ich möchte:

Ich würde gerne auf der Basis dieser Ausgangsdatei Rechnungen, Lieferscheine u. ä. erstellen, z.B. über die Serienbrieffunktion von Word oder einer ähnlichen Funktion, die per Platzhalter auf Zellen einer bestimmten Zeile der Einnahmenliste zugreift.

D.h. ich möchte das so automatisieren, dass es mit wenigen Klicks erledigt ist.

Ideal wäre es auch, wenn ich die Einnahmenliste so mit der Produktliste, die auch als Lagerbestandsliste genutzt werden kann) verknüpfen könnte, das wenn ich in der Einnahmenliste ein Produkt XY eintrage, dieses Produkt XY in der Produktliste
abgezogen wird, damit ich Übersicht über den Bestand behalte.

In beiden Listen würde ich den Spalten gerne Gültigkeiten zuweisen, um Fehleinträge zu Vermeiden wie z.B. doppelt vergebene Rechnungsnummern etc.

Und..und...und... ich hätte da noch eine ganze Menge Ideen, was ich gerne machen würde......

Daher meine Frage: Ist das sinnvoll und arbeitsparend in Excel/Office machbar?

Nochmal zum Hintergrund meines Ansinnens:
Ich möchte halt basierend auf einer Einnahmenliste, einer Ausgabenliste, einer Produktliste alle Geschäftsvorgange erfassen, mehrfache Eingaben möglich vermeiden und diese Listen nachher auch nach meinen Kriterien auswerten können.

Mir ist klar, dass es dafür auch Shop- und Warenwirtschaftssysteme gibt, die das für mehr oder weniger Geld (und Einarbeitung) mehr oder weniger gut können, aber ich möchte nach Möglichkeit relativ unabhängig sein von einer bestimmten Shopsoftware und der Produktpolitik eines Anbieters und die Weiterverarbeitung der Daten meinen Bedürfnissen anpassen können.

Ich hoffe, ich hab mein grundsätzliches Anliegen halbwegs rübergebracht und ich denke, dass sowas auch für andere kleinere Gewerbetreibende interessant sein könnte.

Danke fürs Lesen!

Grüße Obsidian

 

[nauna]

Nein. Das was du suchst ist eine Datenbank. Gibts sowohl kostenlos wie auch kostenpflichtig. Schau dich einfach mal um.

 

[mi-ro]

Sieh dir mal Bento an:
http://www.filemaker.com/products/bento/index.html

Bento kommt mit Vorlagen für bestimmte Einsatzzwecke, zum Beispiel den heimischen Fitnessplan, für die Veranstaltungsplanung oder für die Verwaltung von Gegenständen. Im Inneren ist eine Datenbanksoftware, die aber um Sonderfunktionen ergänzt wird, die es momentan nur in Mac-OS X 10.5 gibt: Die Synchronisation mit dem Adressbuch und mit iCal - und zwar in beide Richtungen. Sprich: Löscht man einen Termin in Bento, verschwindet der dazugehörige Eintrag auch in iCal.
Quelle: http://www.macwelt.de/artikel/_News/350583/filemaker_bento_eine_datenbank_fuer_105/1

 

[proteus]

Das ist und wird alles nur Gefrikel, zumal es steuerlich durchaus dazu führen kann, das du deinen buchhalterischen Pflichten nicht ausreichend nachkommst.Bento ist für jede Art kommerzieller Nutzung denkbar ungeeignet. Ich bin auch immer ein Verfechter von schlanken Lösungen, aber hier ist an der falschen Stelle gespart. Wenn du jede Woche drei Artikel verkaufst, mag das noch funktionieren. Ich rate aber dringend zu einem vernünftigen Warenwirtschaftssystem. Eine gute Option - weil webbasiert und plattform / Anbieter unabhängig - ist bsp. Collmex.

Die von dir gewünschte Funktionalität führt zu Mankos, weil du fortlaufende Nummern brauchst, sowohl bei Lieferschein als auch Rechnung, und unter Umständen irgendwann man bilanzieren musst.

 

[obsidian]

Hallo zusammen,

danke für Eure Antworten, leider konnte ich nicht früher antworten.

@nauna: Ich denke, Du hast recht.
Die Verwaltung in Excel hat mir zwar sehr geholfen, bislang die Übersicht zu behalten, stösst aber langsam an Grenzen.
Auf der anderen Seite ist ja eine Excel-Liste auch eine Art Datenbank bzw. dürfte es ein leichtes sein, die Informationen in Excel in eine Datenbank zu importieren.
Nur dass es mit der Datenbak-Management-Software wohl einfacher ist, die Funktionen bereitzustellen, die ich benötige.....sofern ich das richtig verstehe.

@mi-ro:
Bento hab ich mir angeschaut, aber ich denke, das ist nicht das, was ich möchte.
Bento kommt mir eher vor wie die eierlegende Wollmilchsau, wenn ich mir die Beschreibung anschaue.
Ich suche wirklich eine schlanke Lösung, die man gut anpassen kann, damit nur die Funktionalität bereitgestellt wird, die ich wirklich brauche.
Nichtsdestotrotz danke

@proteus:
Mein bisheriges Vorgehen ersetzt den Steuerberater natürlich nicht, sondern dient z.Z. nur dazu die Daten für den Steuerberater übersichtlich aufzubereiten.
Es geht mir auch nicht darum, ein paar Euro zu sparen....ok, 4-stellige Beträge möchte ich natürlich auch nicht ausgeben, zumindest jetzt noch nicht.
Ich muss halt noch die Kosten/Nutzenrelation im Auge behalten.
Bin gerade dabei, mir Collmex genauer anzuschauen.

Für weitere Vorschläge bez. Datenbank/Warenwirtschaftsystem bin ich dankbar.
Eine Schnittstelle zu einem bewährten Shopsytem (XT- commerce o.ä. ) wäre auch wünschenswert.

In der Zwischenzeit werde ich mich noch darum zu kümmern haben, alle bisherigen in Excel erfassten Daten so aufzubereiten, dass alles später fehlerfrei in eine Datenbank übernommen werden kann.

Sollte hier jemand mitlesen, der mir dazu telefonisch ein paar Tipps geben kann, würde ich mich über eine Email freuen. Ich fürchte, sonst führen all die kleinen Detailfragen, die mir einfallen, hier zu weit.

Wie gesagt, wenn noch jemand Vorschläge hat für eine schlanke Lösung, ich freue mich über Vörschläge.

Es finden sich zwar im Netz 1001 Warenwirtschaftssyteme, aber die meisten Angaben sind halt in erster Linie auch nur Werbeaussagen.
Informationen aus erster Hand (von Anwendern) im Bezug auf schlanke und zuverlässige Lösungen würden mir sehr bei der Entscheidungsfindung helfen.

Grüße Obsidian

 

[nauna]

Bento ist schon grundsätzlich ein netter Ansatz. Eine kleine Datenbank für User, nicht für Firmen. Der große Bruder davon ist Filemaker. Grundsätzlich kannst du dir aber alles anschauen was irgendwie eine Datenbank ist, anpassen musst du es sowieso.