Anregung gesucht: Organisation von Dokumenten (flatfile?) evtl. DevonThink

[hubutz]

Hallo zusammen,

ich bin vor kurzem auf einen Mac umgestiegen und habe jetzt ein "kleineres" Problem. Meine Organisation, wie auf der Windowskiste (verschiedene Laufwerke für verschiedene Daten; Copernikus als Suchmaschine) funktioniert so nicht mehr und ich lande langsam im Chaos.

Ich habe Teilweise eine Folderstruktur mit einer Tiefe von 12 Unterverzeichnissen und das macht mir zum einen das Problem, dass ich schlecht Sachen finde (klar, Alfred findet es für mich) und zum anderen, dass ich nicht mehr weiß, wo ich was abzulegen habe.

Ich bin auf der Suche nach einer guten Idee / Anregungen für die Ablage von Dokumenten, allerdings bin ich dort nicht fündig geworden und außerdem habe ich mir überlegt in ein DMS zu investieren (DevonThink wird immer über den Klee gelobt und die OCR-Funktion könnte ich wohl auch privat für den ein oder anderen Brief von der Versicherung gebrauchen).

DT habe ich mir jetzt mal als Testversion gezogen und festgestellt, dass es sehr komplex ist. Ich kann meine Dokumente entweder "importieren", dann könnte ich sie wohl löschen, oder sie nur in DT indizieren (das gefällt mir wohl besser, da ich einen Großteil in der Dropbox habe und es natürlich praktisch ist, wenn ich das auch unterwegs mittels iPad / oder beim Kunden anschauen kann). Hier steht mir jetzt aber wieder meine unpraktische Ordnerstruktur im weg.

Hat jemand den goldenen Weg?

Vielleicht noch etwas Input (und dann höre ich auf, es wird wirklich eine Wall of Text):

Ich verwalte u.a.:
+ Projektdaten (bin in einer Unternehmensberatung tätig)
+ Mitarbeiterdaten / -dokumente (habe Personalverantwortung, da fällt einiges an "Müll" an)
+ Versicherungsdokumente
+ Rechnungen
+ private Korrespondenz

Danke für Tipps

Ben

 

[commune10]

Ich denke es gibt nicht den einen goldenen Weg, aber du spricht ein Problem an, mit dem viele früher oder später in Kontakt kommen.

Ich persönlich bevorzuge eine Dateistruktur statt einer Software. Eine Software hat immer den Nachteil in dieser gefangen zu sein, für mich ein NoGo. Bei einer Dateistruktur (und standardisierten Dateiformaten) ist dies nicht der Fall. Ich könnte morgen auf Linux wechseln und die Dateistruktur wäre die selbe. Durch eine einfache Dateistruktur bin ich außerdem immer auf zukünftige technologische Innovationen vorbereitet, da sie der kleinste gemeinsame Nenner ist. So kann ich in meiner Dateistruktur z.B. ein Verzeichnis das der "neuen Technologie" Git folgt haben und bin nicht darauf angewiesen, dass meine Dokumentverwaltung damit umgehen kann.

Wie so eine Dateistruktur aussehen könnte hast du in deinem Abschnitt "Ich verwalte u.a." quasi schon vorweg genommen. Für die von dir genannten Anwendungsfälle könntest du jeweils einen Ordner anlegen. Was man dabei allerdings berücksichtigen muss, ist wer darf welche Dateien sehen oder ändern, Stichworte "Personal" oder "Privat". Hier wird es dann ein wenig komplexer, aber auch das lässt sich mit den üblichen Zugriffsrechten (und ACLs) lösen. Soweit mir bekannt muss DevonThink an dieser Stelle schon passen, oder?

Etwas wiederfinden ist dank Spotlight kein Problem. Was definitiv ein Problem ist, ist die Zuordnung, was speichere ich wo? Ich mache es so. Alles fängt mit einer Idee oder einer kleinen Datei an. In diesem Stadium landet es entweder im Ideen-Verzeichnis, genauer sogar erst mal in einer Ideen-Datei, oder in einem Metaverzeichnis, wie z.B. Bilder. Wenn etwas größer wird bekommt das Thema ein eigenes Verzeichnis, ggF. mit Unterverzeichnissen. Ist das Thema auf Bilder begrenzt, lege ich einen symbolischen Link in Bilder an. Kann das Thema alle möglichen Dateiarten enthalten, lege ich einen symbolischen Link in Projekte oder Themen an. Meine Lösung sind also Links.

Einen Nachteil hat das ganze auch, es erfordert Disziplin. Aber man kann alles auch nachträglich ändern. Nur die Links sollten dann auch angepasst werden.

Eine etwas abstraktere Version dieses Vorgehens ist ein Wiki. Ideen sind Artikel, Dokumente werden im Wiki verlinkt und Wikilinks entsprechen den Links im Dateisystem. Das ganze kombiniere ich dann mit dem Dateisystem, von dem das Wiki auch wieder nur ein Teil ist. So bekommt bei mir jedes Thema seine ganz spezielle digitale Repräsentation.

Wie am Anfang geschrieben, es gibt nicht den einen goldenen Weg. Das Ganze ist bei mir immer in Fluss und wird ständig angepasst. Was mir wichtig ist, ich habe bisher immer alles wiedergefunden und nichts ist verloren gegangen, darum kümmert sich Time Machine.

 

[yoshi57]

Hallo Hubutz,
vor ca. 6 Wochen bin ich auf dieses Programm gestoßen.
http://www.alinofsoftware.ch/de/products/products-archives/index.html
Du kannst hier eine Testversion laden und 50 Dokumente speichern.
Ich habe es mir dann im Appstore gekauft und seither ca. 1.300 Dokumente dort abgelegt.
Vorhanden sind nur 5 Hauptordner, aber über Kategorie und Lieferant lässt sich eine ganze Menge ordnen.
Ich kann nur sagen, ein super Programm.
Das Archiv habe in einem mitwachsendem verschlüsselten Sparsebundle in Dropbox abgelegt und kann daher von meinem MBP und MBA darauf zugreifen.
Die 25 Euro waren es mir wert.
Gruß
Yoshi57

 

[hubutz]

Hallo commune10,

danke für Deine ausführliche Antwort. Du hast schon recht, eine filesystembasierte Lösung hat Vorteile, wahrscheinlich muss ich mich nur einmal einen Tag hinsetzen und mir eine sinnvolle Ordnerstruktur/-hierarchie "ausdenken".
Ich hätte aber noch 3 Fragen an Dich:
1.) Welche Tiefe hast Du denn bei Unterverzeichnissen, so dass es für Dich noch verwaltbar/auffindbar ist?
2.) Das mit den Links habe ich nicht verstanden: wofür genau verwendest Du diese und wie läuft das? Das Konzept ist mir (von Windows her) nicht geläufig
3.) Das mit dem Wiki klingt auch spannend, aber Wikis laufen i.d.R. auf einem Webserver, oder? Also hast Du das irgendwo im Heimnetz laufen?

Danke und schönen Sonntag,
Ben

 

[MacAlzenau]

Die Links dienen dazu, Dateien in mehreren Ordnern finden zu können, ohne sie doppelt speichern zu müssen. Dadurch kann man auch ohne Verwaltungssoftware ein wenig mehr Ordnung erreichen und muß nicht nur nach einer einzigen Struktur ordnen.

Du kannst den Dateien übrigens auch im Finder Schlagworte zuordnen, die von Spotlight ausgelesen werden.

 

[Scotch]

Ich organisierte alle meine Dateien mit DevonThink. Insbesondere die weitestgehend vollautomatische OCR i.V. mit einer sehr schnellen Volltextsuche erleichtert das (wieder)finden doch ungemein.

Eine (logische, virtuelle) Orderstruktur bildet DevonThink übrigens auf Wunsch auch innerhalb der Datenbank nach. Ich benutze das, um nicht mit Tags hantieren zu müssen.

 

[hubutz]

Danke für Eure Antworten,
ich habe mich jetzt erst einmal für eine Verzeichnisstruktur und gegen DT entschieden. Mal schauen, wie ich mit der Struktur klarkomme und wo noch Anpassungen nötig sind. Falls mir die Suche fehlen sollte schaue ich mir DT noch einmal an!

 

[saschabur]

Hallo Scotch, arbeitest Du auch mit Synchronisation unter DEvonthink?

 

[Scotch]

Nein.