2 Fragen zum Mac Kalender: Aufgaben sortieren? Aufgaben Mehrspaltig?

[wiseguy]

Hallo

1. Frage
Weiß jemand, wie ich im Mac Kalender die Aufgaben nach Kalender UND Priorität sortieren kann?
Momentan kann ich das nur jedes mal manuell wie folgt lösen:

• Zuerst sortiere ich die Aufgaben nach Priorität
• Anschließend nach Kalender

Aber eigentlich hätte ich das gern jedes mal automatisiert.

2. Frage
Ist es möglich, die Aufgabenliste im Mac Kalender mehrspaltig zu gestalten?
Mein Display ist sehr breit und damit auch der Kalender. Ich könnte also gut ein bisschen Platz von der Kalenderansicht einsparen, wenn ich den dann bei der Aufgabenansicht mehr habe und dadurch mehrere Spalten für meine Aufgaben hätte.




Hintergrund der beiden Fragen ist:
Meine Aufgaben sind mittlerweile sehr umfangreich geworden, da ich für die unterschiedlichen Teilbereiche, in denen ich Aufgaben in meinem Kalender eintrage, jeweils einen eigenen Kalender angelegt habe. So habe ich beispielsweise einen Kalender "Wohnung" in den ich alle möglichen Dinge eintrage, die in der Wohnung zu erledigen sind (z.B. "Schrank aufbauen", "Dübel überall rausziehen", "Schuppen aufräumen", etc.). Weiterhin habe ich einen Kalender "Ideen" in dem ich meine Ideen festhalte, die ich gerne umsetzen würde und wieder einen Kalender "unerledigte Aufgaben", in den ich alle Aufgaben verschiebe, die sich eigentlich erledigt haben, die ich aber nicht ausgeführt hatte (z.B. "für Herr Maier Gedichte raussuchen").


Eigentlich finde ich es sehr praktisch alle Aufgaben, und seien sie auch noch so uninteressant, im Kalender festzuhalten, damit ich die nicht vergesse. Andererseits gehen schnell Aufgaben unter, wenn ich den Kalender nicht entsprechend übersichtlich halten kann (z.B. nach Prioritäten und Kalender gleichzeitig sortieren, wobei ich ja die Reihenfolge der Kalender manuell in der linken Leiste sortieren kann und somit die wirklich wichtigen Aufgaben ganz nach oben schieben kann).


Und auch das Anzeigen über mehrere Spalten wäre sehr viel übersichtlicher, weil ich dann alle Aufgaben ohne Scrollen sehen könnte...

 

[proteus]

Prioritäten haben eigentlich in einem Kalender nichts zu suchen. Was du suchst / brauchst ist eine Aufgaben bzw. Projektverwaltung. Dazu gibt es zahlreiche Ansätze und tausende Programme auf dem Mac, die vielfach auch mit ical und dem iphone synchronisierbar sind. Ich habe früher begeisterst iGTD benutzt, leider ist das mit dem aktuellen ical nicht mehr kompaktibel und wird nicht weiterentwickelt.
Mein Ansatz ist nicht mehr priorität- sondern kontextbasiert ( GTD Methode, angepasst auf meine Bedürfnisse. ) Statt wichtig / unwichtig sortiere ich nach Telefon, Mail, Einkauf usw., wobei es dann keine Rolle spielt, ob ich den Steuerberater anrufe oder die Oma. So kann ich alle Aufgaben erfassen, wenn die Ressource zur Verfügung steht. Das ganze ist per Bento in die Projektplanung eingebunden. Schau mal in der Forumssuche, es gibt - auch von mir - zahlreiche Programm- und Handlingstipps zu dem Thema.
Aber nochmal : ical ist zur Aufgabenverwaltung nur bedingt geeignet.

 

[wiseguy]

Danke erstmal. Sofern ich Programme finde, die mit dem iPhone syncronisiert werden können, ist das natürlich auch noch eine Alternative.

Aber

Prioritäten haben eigentlich in einem Kalender nichts zu suchen

Ich habe die Prioritäten ja auch nur in den Aufgaben: Also es pressiert zum Beispiel, Regale in der Wohnung anzubringen, wärend es nahezu unwichtig ist, wann ich z.B. eine Lampe anbringe... (Konkret bräucht ich das jetzt, da ich vor kurzem umgezogen bin und die Aufgaben einfach an allen Ecken und Enden überhand nehmen... Ich würde daher alle "ToDos" gerade in diesem Bereich ein wenig festhalten wollen um vorwärts zu kommen und nicht wichtige Dinge, die ich eigentlich gleich mit machen will, aber die mich vom Weiterkommen erstmal abhalten, nicht zu vergessen...)

 

[proteus]

Das ist dann aber eher als Termin zu verstehen : Samstag, 15.00 Uhr - Lampe aufhängen. Unter dem "Projekt" Lampe aufhängen trägst du dann alles ein, was dazugehört : Dübel bereitlegen, Bohrmaschine aus dem Keller holen usw.

 

[wiseguy]

Na ja, so detailiert wollte ich das nun auch wieder nicht aufschreiben - es geht ja nicht darum, meinen Arbeitsablauf zu protokollieren, sondern die verschiedendlich anfallenden Aufgaben (die mir immer wieder auffallen, oder die meine Frau wünscht), erstmal als Aufgabe festzuhalten. Anschließend kann möchte ich die wichtigen Aufgaben (mittel oder hohe Priorität) von den unwichtigeren (keine oder niedrige Priorität) trennen.

Immer wenn dann eine entsprechende Aufgabe erledigt ist, möchte ich die abhaken können und damit soll sie aus meiner Aufgabenliste ausgeblendet werden.

Dabei möchte ich die Aufgaben sowohl im iPhone als auch im Mac eintragen können (je nachdem, wo mir die "Idee zur Aufgabe" einfällt).

Soweit geht das ja auch alles mit Bordmitteln. Die einzigen zwei Mankos sind eben:

• Sortierung nach Priorität UND Kalender (zuerst Kalender und innerhalb des gleichen Kalenders nach Prio), da ich eben unterscheiden können möchte zwischen z.B. "Ideen", "Wohnung" und "wichtige Aufgaben" oder so...
• Ich habe nur EINE Spalte mit allen Aufgaben zur Verfügung. Da passen auf meinem Bildschirm so ca. 20 Aufgaben untereinander und dann muss ich scrollen. Ich hab aber um die 50 Aufgaben... würden die nun nebeneinander passen, würde ich alle Aufgaben auf einen Blick sehen - und die Breite des z.B. Tageskalenders ist eh viel zu breit... soviel benutze ich gar nicht

 

[Gokoana]

Na da empfiehlt sich doch Toodledo: Aufgaben direkt am iPhone per Toodledo- oder 2Do-App eintragen oder am Mac per Safari auf der Toodledo-Seite.

Zur Kontrolle lässt sich das Ganze noch per iCal abonnieren und ratz-fatz sind alle Aufgaben erledigt.

 

[proteus]

Das kannst du doch einfach lösen, indem du einzelne Kalender einrichtest - wie bereits getan - und dann innerhalb der Kalender nach Priorität ordnest. Die Frage ist doch nur, wie du die Kalender benennst. Ein Trick wäre dann noch, in den Notizen Schlagworte zu vergeben ( bsp. Wichtig ) und diese mit der Suche anzeigen zu lassen.

 

[wiseguy]

Hmm, nun ja, nenn mich Mäklig... Ich würd meine Termine nicht ohne Not im Internet deponieren wollen... Denn die Synchronisation ein paar Mal am Tag, wenn ich mein iPhone an den Mac hänge, langt mir an und für sich.

Und die Aufgaben im Kalender zu "verwalten" geht ja an sich auch wunderbar (zu mindestens für meine privaten Zwecke - ich muss das ja nicht irgendwelchen konkreten Projekten zuordnen und ich nutze den Mac Kalender ganz für mich allein...).

Ich hätte eben nur gern die Anordnung im Mac Kalender gern etwas verändert. Aber ich vermute mal, dass das nicht geht

Also falls jemand eine Lösung für diese Anordnung kennt, dann wäre ich darüber dankbar. Aber ich denke nicht, dass ich mir aus diesem Grund ein ganz anderes Programm dafür zulege oder meine Kalenderverwendung abändere (auch wenn ich zugebe, dass ich zu Anfang der ersten Antwort doch ein bisschen darüber nachgedacht habe.)

[EDIT]
Oh, mein Post hat sich mit dem proteus überschnitten...

und dann innerhalb der Kalender nach Priorität ordnest.

Und genau das geht eben leider nicht.

In der Aufgabenansicht sehe ich immer die Aufgaben aller aktiven Kalender (will ich ja auch so haben).
Und diese kann ich nur ENTWEDER nach Kalender ODER Nach Prioritäten sortieren lassen.

Ich kann lediglich "EINMALIG" zuerst nach Prioritäten sortieren und dann anschließend nach Kalender sortieren, dann hab ich die gewünschte Reihenfolge. Aber sobald jetzt eine Aufgabe dazu kommt, steht die Neue Aufgabe (unabhängig der Priorität) am Ende des Kalenders. Ich müsste jetzt WIEDER EINMALIG kurz mal nach Prioritäten sortieren und dann wieder nach Kalender, dann hätte ich wieder meine gewünschte Reihenfolge....

Das Problem ist halt, dass ich das jedesmal in dieser Reihenfolge so machen muss, sonst sind die Aufgaben nicht richtig sortiert (also nicht auch nach den Prioritäten)

 

[Gokoana]

... Ich würd meine Termine nicht ohne Not im Internet deponieren wollen ...

Klar. Es ist absolut verständlich, Dinge wie tapezieren, Bilder aufhängen, Lampen kaufen und die Dinge, die Deine Frau Dir aufträgt, wie beispielsweise Müll runterbringen und so weiter, nicht irgendeinem passwortgeschützten Server anvertrauen zu wollen, um wirklich bequem zu synchronisieren. :-D

2Do klappt allerdings auch ohne Toodledo, also nur mittels lokaler Synchronisierung per W-Lan, falls Dir dieser Weg nicht zu unsicher erscheint.

 

[wiseguy]

Ich sag ja nicht, dass die "Infos" geheim sind. Da geht es mir einfach mehr ums Prinzip. Außerdem sind die Aufgaben ja nicht ausschließlich für die genannten "Fälle". Das sind nur Beispiele, weil ich es unter anderem dafür brauche und dadurch jetzt so viele Aufgaben da drinn stehen, weshalb die Übersicht leider unübersichtig zu werden droht. (Übrigens Müll runter räumen gehört da weniger rein. Es sind mehr so einmalige Aufgaben, die konkret nach dem Umzug noch anstehen, gemacht werden sollen - also nicht in Vergessenheit geraten sollen, aber die mich momentan von anderen wichtigen Sachen abhalten. Eben wie z.B. ein Regal aufhängen, oder im Schuppen Regale zu bauen um den richtig aufräumen zu können...)

Ich hab mir das Programm ja gar nicht angesehen... mach ich vielleicht noch mal... Wie schon gesagt wollte ich an sich nicht ohne Not von den Bordmitteln weg gehen, da damit ja fast alles klappt - eben nur die Ansicht nicht so wie ich sie gern hätte...

[EDIT]
Okay, ich habs mir grad im iTunes Store angesehen... nein, 5 Euro ist mir das momentan nicht wert. Ich weiß ja noch nicht, ob ich dann damit überhaupt richtig zufrieden bin. (Das weiß man ja immer erst hinter her... und das ist ja leider auch keine 70Cent App sondern eben 5 Euro... Das ist mir zum Teste zuviel)

 

[Gokoana]

Oftmals reichen die Bordmittel leider nur für die unterste Ebene dessen, was man tatsächlich erreichen will, was den Griff zu Anwendungen, die über dieses Maß hinaus gehen, notwendig macht, wenn man ebendiese Ebene verlassen will.

 

[awk]

*EDIT* zu lange gebraucht für das Post, ich beziehe mich auf Post #5 *EDIT*

Dein letztes Post deutet auf ein GTD-Programm im weiteren Sinne als geeignetes Werkzeug. Aufgaben in den "Bereichen"

"Ideen", "Wohnung" und "wichtige Aufgaben"

möchtest du ja auch nicht datieren (Kalender), sondern nur festhalten. Ein GTD-Programm löst dies mittels Tags. Du weist also jeder Aufgabe ein Etikett zu, bspw "Wohnung", "Ideen",… . Die meisten GTD-Programme beherrschen auch noch "Projekte", darunter verstehe ich die Anordnung einzelner (loser oder zusammenhängender) Aufgaben unter einem Thema.

Zusätzlich benötigst du ein System zur Gewichtung. Einige Programme bieten zumindest eine Abstufung hinsichtlich markiert/nicht-markiert (bspw Omnifocus mittels "Flagge"). HitList bietet hier sogar 9 Stufen an (wenn ich mich recht erinnere), doch leider keinen iPhone Client. Things ist ebenfalls sehr bekannt, dazu kann ich aber nicht sagen. Auch kann ich nichts zu Firetask sagen, lt Homepage ist aber ein iPhone Client vorhanden und es unterstützt gem den Screenshots Prioritäten.

Die Programme helfen dir aber nicht bei deinem 2. Anliegen: der Darstellung. Je nach Programm bestehen aber verschiedene Möglichkeiten zum Filtern der Tasks. Das hilft dir natürlich nicht weiter, sollten sich die Aufgaben schlecht in unterschiedliche Gruppen einordnen lassen.

Vl hilft dir ja ein GTD-Programm weiter, das hängt in erster Linie von deinem Workflow ab. Ich habe mittlerweile eine sinnvolle Tag-Struktur entwickelt, sodass einerseits die Listen überschaubar bleiben und gleichzeitig die Aufgaben auch zügig wieder gefunden werden. Du könntest eines der Programme testen, bzw dir die Einführungsvideos ansehen. Einige der obrigen Seiten bieten auch eine gute Einführung in das GTD-Prinzip als soches.

Grüße

PS: Im Übrigen könnte man sich, insbesondere wenn das Programme die Zuweisung mehrere Tags zu einer Aufgabe unterstützt, ein "Priöritätensystem" selbst erstellen, indem die Tags "1", "2",… "sehr_wichtig","wichtig",… genannt werden.

 

[proteus]

Habe ich ihm bereits im ersten Post zu geraten. Wenn ihm allerdings 4,99 € für 2Do schon zu teuer sind, wird Things für Ihn nicht in Frage kommen. Eine Überlegung wäre vielleicht Evernote mit entsprechend anzulegenden Notizbüchern, aber auch wieder online.
Letztes Endes, eine perfekte Lösung ohne Zusatzprogramm, nicht online, mit lokalen Daten, individuell anpassbar und auch noch kostenlos - das wird es nicht geben.

Edit : Schau dir mal Wunderlist an

 

[wiseguy]

Wunderlist; hab ich nur für Windows gefunden...

 

[Gokoana]

www.6wunderkinder.com/wunderlist

 

[berliboy]

Hm, hab jetzt nicht alle Posts hier genau gelesen, eher überflogen, ich hoffe also hier nichts unpassendes beizutragen, betrifft Hilfsprogramme:

Mit BusyCal lassen sich neben den Terminen auch Aufgaben tagesgenau anzeigen, sofern diese ein Datum enthalten. So bekommt man die Aufgaben mit Fälligkeitsdatum an dem jeweiligen Tag angezeigt. Über die Google Synchronisation ließen sich zwar Termin auch aufs iPhone holen, für die Aufgaben benötigt man dann wohl BusyTodo.

Was die Kalenderordnung angeht würde ich mit Kalendergruppen arbeiten, eine für Termine, eine für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum die dann über einen Kontext (oder Tag) im Namen gekennzeichnet werden (z.B. "Küche wischen @home"). Manche Taskmanger (Things, HitList) unterstützen dies und so können die Aufgaben bei der Darstellung thematisch über die Suche nach diesen Kontextten dargestellt werden.